Fundraising-begivenheder af enhver art, fra gallaer med sort slips til svedige maratonløb til larmende auktioner, har været en væsentlig del af fundraising-mixet for de fleste velgørende organisationer i årtier.
Hvorfor har denne form for fundraising været så populær? For nogle velgørende organisationer indbringer særlige begivenheder en del penge. For andre opnår fundraising-begivenheder mål som f.eks. relationsopbygning, at få nye tilhængere ind eller skabe mere omtale i deres lokalsamfund.
Selvom fundraising-begivenheder verden over enten blev udskudt eller aflyst i 2020, erfarede mange velgørende organisationer hvordan man holder dem i gang ved at skifte til virtuelle begivenheder eller opfinde nye typer begivenheder, der passer til en digital verden. Disse begivenheder omfattede virtuelle koncerter, virtuel spil og endda virtuel atletik.
Men særlige begivenheder kræver meget planlægning og, måske vigtigst af alt, at man undgår almindelige fejl, ligesom at bruge mere på begivenheden, end den indbringer, tænker, at en begivenhed kan blive trukket hurtigt ud, og dårlig opfølgning. Her er flere fejl at undgå.
Fejl ved begivenhedsplanlægning, der skal undgås
Venter for længe med at begynde at planlægge
Det er nemt at tro, at vi kan samle en begivenhed i sidste øjeblik, men det kan være en dyr fejl. Jo større arrangementet er, jo mere tid bør du bruge på planlægning.
Først skal du bestemme dine fundraising-mål. Hvis du sigter efter at rejse tusindvis af dollars, skal du bruge måneder på at blive klar.
Har du ikke et mål? Bestem en, før du går længere. Er det dit mål at samle en masse penge, eller er det relationsopbygning, eller er det omtale? Dit mål kan omfatte alle disse, men beslut dig for, hvad der skal prioriteres, og planlæg derefter.
Dit økonomiske mål og formål vil afgøre, hvor lang tid i forvejen du skal begynde at planlægge, især hvis dette er en ny begivenhed. For eksempel kan en stille auktion eller en galla tage masser af tid at planlægge og planlægge.Neon, en eventsoftwareudbyder, foreslår, at du tillader to måneders planlægning for hver 100 gæster.
En atletisk begivenhed, såsom en walk-a-thon, kan i begyndelsen tage et år eller mere, simpelthen fordi der er mange bevægelige dele til en sådan begivenhed, fra oprettelse af online registrering, dannelse af en peer-to-peer fundraising-kampagne, til landing af lukrative sponsorater til begivenhed.
Selvfølgelig kan mindre arrangementer oprettes ret hurtigt, afhængigt af dit mål og antallet af deltagere du sigter efter.
Gå dog realistisk an til en særlig begivenhed. Det vil sandsynligvis tage længere tid, end du først tror, især hvis det er en helt ny begivenhed. Gentagne begivenheder tager naturligvis mindre tid. Men 6-12 måneder er en ideel tidsramme til at planlægge din første.
Oprettelse af et urealistisk budget
To ting at overveje med budgetter er, om arrangementet vil tjene penge eller bruge penge. Hvis dit arrangement er lille, og dit mål er relationsopbygning, kan det være fint at ikke tjene penge. Men det kan være en fejl at planlægge et stort arrangement uden at knaske tallene.
Overvej investeringsafkastet (ROI) af dit arrangement. Hvis dit mål er at rejse mere, end du bruger, så sørg for, at du kan opnå det. Når du opbygger et budget for en begivenhed, skal du inkludere alle aspekter fra stedets omkostninger til underholdning til den tid, dit personale vil bruge på det.
Overvej også, om du har den frivillige magt til at gennemføre arrangementet. Disse omkostninger skal kvantificeres så meget som muligt og inkluderes i dit budget.
Før du gentager en begivenhed, skal du tage et grundigt kig på dens tidligere præstationer, og om den vil fortsætte med at tjene penge. Se på begivenhedens data over flere år for at afgøre, om donationer er aftaget, og om frivillige er sværere at få fat i.
Afgør, om indtægterne fra begivenheden holder trit med inflationen. Stiger eller falder donationerne? Vær ikke bange for at droppe en fundraising-begivenhed, hvis den begynder at sprudle. Nogle gange genererer en ny idé ny energi og interesse.
Ikke at vælge et tema
Et tema er simpelthen en samlende idé. Det samler alle dine anstrengelser under samme paraply. Temaer kan være sjove, inspirerende eller formålsdrevne. Kast et bredt net, når du tænker på et tema. Prøv at gå ud over det åbenlyse som "Casino Night" eller "Dance with the Stars".
Overvej alle designmulighederne for dit tema. Vil det fungere godt for markedsføring og omtale? Hvordan vil det se ud på det program, du udskriver, på den skiltning, du laver i pressemeddelelser og anden omtale?
De bedste temaer er både spændende og tankevækkende. Husk, at det tema, du vælger, sender en underbevidst besked til dine deltagere, så vælg med omhu.
Her er et par faktiske temaer til at sætte gang i din fantasi:
- Afmasker fremtiden: Saint Francis Foundations 26. årlige Hob Nob Gala-indsamling rejste mere end $300.000, der gik til dets samfundstilskudsprogram og andre hospitalstjenester. Dette var en virtuel begivenhed med en auktion og professionel underholdning.
- Gå en mil i hendes sko: Denne innovative walk-a-thon inviterede mænd til at gå en kilometer i højhælede damesko for at skaffe penge til at bekæmpe misbrug i hjemmet. Arrangementet fandt sted landsdækkende med mange små, lokale organisationer, der deltog.
- Sult en vampyr. Donere blod: Dette var en bloddreven begivenhed startet for flere år siden af det amerikanske Røde Kors, men skoler, universiteter og endda virksomheder bruger stadig ideen og temaet til Halloween.
Svag sponsoransøgning
Ikke alle fundraising-arrangementer har sponsorer, men større har normalt. Sponsorat er især bemærkelsesværdigt for store atletiske begivenheder, men det kan også være passende til gallaer, museumsudstillinger eller en multi-state begivenhed eller fundraising-indsamling. Sponsorer kan hjælpe med at give reklame, finansiere et mødested og yde sofistikeret teknisk hjælp.
Sponsorater er partnerskaber. Virksomheder opnår en enorm mængde goodwill ved at sponsorere nonprofit-arrangementer. I dagens verden sætter forbrugere virksomhedernes etik over kompetence, ifølge The Edelman Trust Barometer 2020.Velgørende organisationer bør drage fordel af dette behov for virksomheder for at vise, hvor socialt ansvarlige de er.
Der er flere trin, du kan tage for at finde sponsorater, som er beskrevet nedenfor:
- Se, hvilke forbindelser du måske allerede har med virksomheder. Overvej virksomheder, du allerede bruger, såsom dine leverandører. Spørg dine bestyrelsesmedlemmer, hvilke forbindelser de har. Se dig omkring i de foreninger, du måtte have, såsom Handelskammeret eller erhvervsklubber som Rotaryklubben eller Kiwanis.
- Lav en liste over virksomheder i nærheden, som kunne være interesserede i dit arrangement. Disse kan kun være lokale virksomheder eller filialer af nationale virksomheder. Nå ud til disse virksomheder gennem deres marketing- eller filantropiske kontorer.
- Når du har fundet en kontakt i en virksomhed, skal du undersøge dens mål, målgrupper og marketingplaner. Er der et match til din mission, dit publikum, dine aktiviteter?
- Når du finder en virksomhed med mål og et publikum, der matcher dit, skal du forberede et sponsorforslag. Tænk på et partnerskab fra et forretningsmæssigt synspunkt, og modeller dit forslag efter virksomhedens interesser.
Ikke segmentering af din database
Du er måske vant til at bruge prospekt-forskning til dine store fundraising-kampagner, men det fungerer lige så godt med fundraising-begivenheder – især hvis begivenheden er høj-satset.
Undersøg din liste over deltagere eller invitationslisten for at se, hvem der kan være mere tilbøjelige til at give en større gave før eller efter begivenheden. Hvis du løbende foretager prospektundersøgelser, vil dette ikke være et problem. Hvis ikke, så start nu med at evaluere dine donorer med hensyn til deres nettoværdi og deres engagement i din velgørende organisation.
Dit eget personale kan lave prospektforskning, eller du kan hyre en prospektforskningskonsulent eller virksomhed. Nettoværdi, husk, er kun en del af det, der får en donor til at give. Deres tidligere forbindelser med din sag og engagement tæller sandsynligvis mere.
Det, du finder, kan hjælpe dig med at udvikle et klogere siddediagram eller påvirke, hvordan du når ud til bestemte deltagere. Udover blot at sende en invitation, kan et medlem af din bestyrelse foretage et telefonopkald for at tilskynde denne udsigt til at deltage.
Fejl at undgå under en begivenhed
Gør begivenheden for lang
At få begivenheder til at vare længere end nødvendigt er en anden fejl, som mange nonprofitorganisationer begår, når de opretter en fundraising-begivenhed.
Det er bedre at sende gæster hjem lidt tidligere end at bede dem om at gennemgå et langt program eller et sæt aktiviteter.
Deltagere i fundraising-begivenheder ønsker ikke at blive holdt fanget for evigt. De har liv og børn og job, og de vil ikke bruge seks timer på dit arrangement, uanset hvor vidunderligt det er.
En måde at holde en begivenhed under kontrol er at tage et signal fra teatret. Overvej at skrive hele affæren. Hvis du har talere, så fortæl dem, hvor meget tid de har, og tilbud endda at skrive nogle bemærkninger til dem.
Skriv hver detalje af begivenheden fra det tidspunkt, hvor et segment starter, til det slutter. Giv manuskriptet til hver medarbejder, der arbejder med arrangementet, og hver frivillig. Understreg vigtigheden af at overholde tidsrammen så tæt som muligt.
Hold dine fundraising-begivenheder korte, søde og konkrete. Du vil altid gerne lade dine gæster have mere.
Undlader at bede om en donation fra deltagere
Hvis du aldrig beder dine støtter om donationer og aldrig er specifik omkring dine behov, hvordan kan du så forvente, at de kommer igennem for dig?
Den bedste måde at afhjælpe denne uoverensstemmelse på er at hoppe direkte ind. Fortæl dine deltagere alt om dine høje mål og forhåbninger. Lad dem være med i planlægningen af dine kommende tiltag.
De er sandsynligvis nysgerrige efter de projekter, du planlægger at tackle. Desuden vil de gerne vide, hvordan de kan hjælpe og komme ind i stueetagen af det gode arbejde, du udfører.
Bed donorer om deres hjælp. Fortæl dem, at deres donationer betyder noget, og at hver dollar tæller for at nå din nonprofitorganisations drømme.
Det kan føles unaturligt i starten at bede om penge direkte, men dine donorer vil hellere kende sandheden end forblive uvidende om, hvordan de kunne være til reel hjælp for din sag.
Stil direkte forespørgsler til dine begivenhedsdeltagere. Du kan blive overrasket over, hvor positive deres svar er.
Koordinerer ikke på tværs af alle platforme
Alt inden for fundraising er nu multi-kanal, selv personlige begivenheder. Du kan sælge billetter online, afholde din auktion online, have muligheder for at give online under en begivenhed eller drive et komplekst system med peer-to-peer fundraising.
Din organisation kan håndtere en lille begivenhed med et par digitale komponenter, men en større begivenhed kan kræve hjælp udefra.
Mange nonprofitorganisationer bruger eventplanlægningstjenester til at hjælpe dem med at iscenesætte og markedsføre deres begivenheder, især når der er mange bevægelige dele. Mange tjenester opererer i dette rum.
Et par firmaer, der er værd at se på, er Dirigo Design and Development og Sir Isaac. Også talrige crowdfunding platforme kan hjælpe med de digitale komponenter i enhver særlig fundraising-begivenhed, såsom CauseVox, Classy og Eventbrite.
Fejl efter begivenheden, der skal undgås
Ikke at takke dine donorer med det samme
En af de største fejltagelser, som mange fundraisers begår, er at undlade at takke deres begivenhedsdeltagere og donorer. Eller hvis de gør det, takker de måske ikke deres donorer på den rigtige måde. For eksempel, hvis en donor giver $10 efter en fundraising-begivenhed, er det helt acceptabelt at sende dem en tak-e-mail.
Men hvis en større donor giver din nonprofit 5.000 $, er en e-mail ikke nok. Et gennemtænkt takkebrev er på sin plads. Desuden ville et formelt telefonopkald fra et bestyrelsesmedlem for at anerkende deres generøse bidrag være bedst af alt.
For at give den bedst mulige forvaltningsoplevelse er det vigtigt at betragte hver af dine donorer som individer. Det er også vigtigt at erkende, at anerkendelse af dine donorer er det, der får dem til at vende tilbage til din organisation. I en forskningsundersøgelse fandt Donor Voice ud af, at det at takke en donor hurtigt og effektivt var en af de syv nøgledrivere for donorens engagement.
Den bedste praksis for at takke dine begivenhedsdeltagere er at sende dine anerkendelser inden for de første 48 timer efter fundraiser.
Rent praktisk betyder det, at du nok skal sende generel tak via e-mail først og derefter gå videre til mere personlige måder såsom telefonopkald og postede takkebreve.
Sørg for at takke dine donorer tidligt, ofte og på en måde, der passer til deres engagement i din organisation.
Spørger ikke om feedback
At bede om feedback er blot en god del af at fremme kunderelationer. Vi får undersøgelser fra alle steder, hvor vi handler eller handler, eller endda når vi beder om hjælp til en tjeneste online. Så ingen af dine begivenhedsdeltagere vil have noget imod at få en undersøgelse fra dig, der spørger, hvordan de kunne lide begivenheden, og om de har nogle forslag til at gøre det bedre næste gang.
En e-mail-undersøgelse er den bedste mulighed. Selv dine ældre deltagere vil sandsynligvis være i stand til at deltage. Der er undersøgelsesapps, der fungerer godt, og de er nemme og billige. SurveyMonkey er den bedst kendte. Men hvis du bruger en eventleverandør til din operation, vil der sandsynligvis være et indbygget undersøgelsessystem. I begge tilfælde skal det være nemt at tabulere og give mening med svarene.
Send undersøgelsen hurtigt, inden for 24 timer, hvis det er muligt, og overvej at give et incitament til at udfylde den. Gør også undersøgelsen kort. Eventbrite foreslår ikke mere end 10 multiple-choice spørgsmål.
Bundlinjen
Selvom der kan være en del bommerter, som en nonprofitorganisation nemt kan lave med en fundraising-begivenhed, er der også lige så mange hurtige løsninger. Brug disse løsninger, og du kan være vært for en fundraising-begivenhed med tillid til, at du vil nå dine mål for begivenheden, fra at rejse penge til at hæve goodwill.
