Det medarbejders personalekartotek er den primære medarbejdermappe, der indeholder historikken for ansættelsesforholdet fra ansættelsesansøgningen gennem en fratrædelsessamtale og ansættelse opsigelsesdokumentation.
Adgang til medarbejders personalekartotek
Kun HR-personalet og medarbejderens nærmeste leder eller leder må have adgang til oplysningerne i medarbejdernes personalekartotek, og det forlader aldrig HR-kontoret.
I nogle virksomheder er adgangen til filen begrænset til HR-personalet. I disse organisationer opbevarer supervisorer eller ledere deres egen ledelsesfil, der indeholder dokumenter, som de muligvis skal have adgang til, såsom kopier af tidligere præstationsvurderinger.
Kravene varierer fra stat til stat, for ikke at nævne, internationalt, om hvem der har adgang til medarbejderens personalekartotek. I nogle stater har medarbejdere ret til at få adgang til og endda få kopier af oplysningerne i personalekartoteket. I andre er adgangen mere snæver. Kravene varierer også om, hvad medarbejderen kan få adgang til. Kend reglerne i den jurisdiktion, hvor du ansætter folk for at blive i overensstemmelse med dine lovkrav.
Generelt vil du ikke beholde dokumenter i medarbejdernes personalekartotek, som medarbejderen med rimelighed ikke har ret til at få adgang til. Du kan overveje at opbevare alle dokumenter relateret til baggrundstjek, referencer, interviewtjeklister og vurderinger i en separat fil, der er oprettet til at rumme alle dokumenter relateret til en bestemt rekruttering og ansættelse begivenhed.
Det medarbejders personalekartotek opbevares generelt i et aflåst, brandsikkert arkivskab på et aflåst sted, der er tilgængeligt for personalet. Fortroligheden af medarbejderoplysningerne i personalekartoteket er af afgørende betydning.
Af alle virksomhedens opbevarede medarbejderfiler er medarbejdernes personalekartotek oftest tilgået dagligt til information af arbejdsgiveren, supervisoren eller personalet i personaleafdelingen.
Overvejelser om medarbejders personalefilindhold
Personalekartoteker indeholder normalt dokumenter, som medarbejderen allerede har gennemgået, og så han eller hun er bekendt med deres indhold. Dette omfatter dokumenter såsom jobansøgninger, præstationsevalueringer, anerkendelsesbreve, uddannelsesregistre og formularer, der vedrører overførsler og forfremmelse.
De grundlæggende principper og spørgsmål, der skal overvejes, når ethvert dokument indgives i en medarbejders personalemappe, er disse.
- Vil arbejdsgiveren have brug for et bestemt dokument for at begrunde beslutninger, hvis arbejdsgiveren blev sagsøgt? Vil arbejdsgiveren have brug for dokumentet i en domstol?
- Ved og forstår medarbejderen, at dokumentet vil blive arkiveret i hans eller hendes personalemappe? I de fleste tilfælde bør arbejdsgivere lade medarbejderen underskrive dokumentet, ikke for at tilkendegive enighed om indholdet af dokumentet, men for at anerkende, at de er opmærksomme på og har læst dokumentet.
- Ingen overraskelser, meninger eller personlige noter om medarbejderen bør nogensinde placeres i en medarbejders personalemappe. Bare fakta, ingen spekulative tanker, hører hjemme i en medarbejders personalemappe.
Indholdet af en medarbejders personalekartotek
Det følgende er anbefalinger om den dokumentation, som en arbejdsgiver bør opbevare i en medarbejders personalemappe.
Beskæftigelseshistorie
- Jobansøgning
- Genoptag
- Genoptag følgebrev
- Uddannelsesbekræftelse
- Beskæftigelsesbekræftelse
- Afvisningsbrev
- Stilling jobbeskrivelse
- Optegnelser om jobanalyse
- Jobtilbudsbrev eller ansættelseskontrakt
- Arbejdsformidlings- eller vikaroverenskomst, hvis den benyttes
- Nødkontaktoplysninger
- Underskrevet medarbejderhåndbogsbekræftelsesformular, der viser modtagelse af medarbejderhåndbogen
- Tjekliste fra ny medarbejderorientering, der viser emner dækket og af hvem
- Eventuelle flytteaftaler og dokumentation
- Enhver kontrakt, skriftlig aftale, kvittering eller anerkendelse mellem medarbejderen og arbejdsgiveren (såsom en konkurrenceklausul, en ansættelse). kontrakteller en aftale vedrørende en firmabil)
- officielle formularer for ansættelsestiden, herunder anmodninger om overførsel, forfremmelse, interne jobansøgninger og så videre
- Enhver anden dokumentation relateret til ansættelse
Medarbejdernes præstationsudvikling, udviklingsplaner og forbedring
- Kopier af enhver anvendt præstationsvurdering eller medarbejderudviklingsplaner
- Medarbejdernes selvvurderinger
- Optegnelser fra eventuelle formelle rådgivningssessioner
- Bemærkninger om fremmøde eller forsinkelse
- Dokumentation af præstationsforbedringsplan
- Rapporter om disciplinære handlinger
- Medarbejderanerkendelse præsenteret såsom certifikater, anerkendelsesbreve og så videre
- Ansattes formelle forslag og anbefalinger, organisationssvar
- Træningsrekorder
- Anmodninger om uddannelse
- Kompetencevurderinger
- Underretninger eller tidsplaner for træningstimer eller sessioner
- Skal vurderes underskrevet
- Udgiftsrapporter til uddannelse
- Klager fra kunder eller kolleger, der er drøftet med medarbejderen
Opsigelsesjournaler
- Medarbejder fratrædelsesbrev
- Afslut interviewdokumentation
- Cobra notifikation
- Tjekliste for ophør af ansættelse
- Endelig bogføring for alle aspekter af medarbejderens ansættelse, såsom den endelige lønseddel, feriepenge, tilbagelevering af virksomhedens ejendom og så videre
Bundlinjen
Du ønsker kun at anbringe dokumenter, som medarbejderen er bekendt med i medarbejders personalekartotek. Hvis det forårsager en medarbejders overraskelse at se indholdet af deres fil, har du ikke effektivt administreret indholdet af filen.
