Medarbejdernes lægejournal er opbevaringsstedet for alt, der har at gøre med sundhed, sundhedsydelser, medarbejdernes helbredsrelateret orlov og ydelsesvalg og dækning for medarbejderen. Arbejdsgiveren fører en lægejournal særskilt for hver medarbejder. Indholdet af disse filer blandes aldrig med nogen anden medarbejdermappe, såsom personalekartoteket.
Da den medicinske fil indeholder følsomme og fortrolige oplysninger, skal den ligge på et sikkert, aflåst, utilgængeligt sted. Arkivskabet, der rummer medarbejdernes lægejournaler, bør også låse, og HR-personalet skal have de eneste nøgler. Adgang til medarbejdernes medicinske filer er kun begrænset til personale medarbejder.
Health Insurance Portability and Accountability Act af 1996 (HIPAA) kræver, at arbejdsgivere beskytter medarbejdernes lægejournaler som fortrolige; lægejournaler bør opbevares separat og adskilt fra andre forretningsjournaler. Gem aldrig medarbejdernes journaler i medarbejderens generelle personalemappe.
På grund af oplysningernes fortrolige karakter skal optegnelser isoleres fra filer, som medarbejdere såsom supervisorer eller ledere kan få adgang til. (Faktisk anbefales dette også til personalefiler generelt – giv kun HR-personale adgang.)
Indholdet af medarbejdernes lægejournal
Det er den type genstande, der skal opbevares sikkert væk i medarbejderens lægejournal. Hvis du er i tvivl, så tag fejl af at beskytte dine medarbejderes medicinsk relaterede oplysninger.
- Ansøgninger og formularer til sygesikring
- Ansøgninger og formularer til livsforsikring
- Udpegede modtageroplysninger
- Ansøgninger om andre personalegoder, der kan kræve medicinske oplysninger såsom synsforsikring
- Anmodninger om betalt eller ubetalt sygeorlov
- Family Medical and Leave Act (FMLA) rapporter og relaterede ansøgninger og papirarbejde
- Lægeunderskrevet FMLA papirarbejde
- Dokumentation om sygdomme hos et familiemedlem eller barn, som du ansøger om FMLA-tid for at yde løbende pleje
- Medicinsk relateret orlovsdokumentation for medarbejdere, der ikke er berettiget til FMLA-fritid
- Lægens undersøgelser, notater, korrespondance og anbefalinger
- Medicinsk relaterede undskyldninger for fravær eller forsinkelse fra en læge
- Medicinske jobbegrænsninger med dokumentation fra den anbefalede læge
- Ulykkes- og skadesrapporter, herunder OSHA-påkrævede dokumenter
- Arbejdsskaderapporter om skade eller sygdom
- Enhver anden form eller ethvert dokument, der indeholder private medicinske oplysninger om en medarbejder
Hvis du holder disse filer fortrolige, vil dine medarbejdere stole på dig, og du vil opretholde lovens ånd og betydning.
Bemærk venligst, at de angivne oplysninger, selvom de er autoritative, ikke garanteres for nøjagtighed og lovlighed. Siden læses af et verdensomspændende publikum og ansættelseslovgivning og reglerne varierer fra stat til stat og land til land. Søg venligst juridisk bistand, eller bistand fra statslige, føderale eller internationale regeringsressourcer for at sikre, at din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte for din placering. Disse oplysninger er til vejledning, ideer og assistance.
