Mens mange store begivenhedssteder har en chefkok eller en banketafdeling i personalet, tilbyder mange af verdens smukkeste og mest unikke spillesteder ikke catering. Mens det ekstra arbejde med at hyre en privat cateringfirma eller cateringfirma kan virke afskrækkende for nogle, er det fantastisk begivenhedsplanlæggere er altid klar til at booke det perfekte sted, selvom det betyder, at man ringer til deres professionelle netværk for at få det gjort. Før du hyrer en cateringfirma eller et cateringfirma til at udføre arrangementet, er det nyttigt at have nogle initialer ideer til cateringmenuen og at have disse tips i baglommen.
Ekspertråd om menuplanlægning fra en cateringekspert
"Opret en god balance med din menu," foreslår Stacy Ziegler, CPCE, CMP, første vicepræsident for Cateringchefernes Landsforening (NACE) og salgsdirektør hos Bold American Events & Catering. Bold American tilbyder fuld-service catering-tjenester til spillesteder i hele byen Atlanta, Georgia og organiserer mere end 500 firma- og sociale arrangementer hvert år.
"Du kan gå mere risikable med dine passerede hors-d'oeuvres, tilbehør og desserter, men til hovedretten skal du huske, at du fodrer en forskelligartet gruppe mennesker. De fleste mennesker kan lide at genkende, hvad de spiser. Det betyder ikke, at alle skal serveres almindelig kylling, men vær forsigtig med noget meget eksotisk."
Årstiden for arrangementet har også betydning. Og eventplanlæggere holder ofte diskussioner om fremtidige begivenheder i en helt anden sæson. "Selvom du måske diskuterer din menu midt på vinteren, kan den faktiske begivenhed være i juni. Short ribs og kartoffelmos i januar lyder fantastisk, men når dit juni-arrangement ruller rundt, vil du gerne have noget meget lettere,” siger Ziegler. I tilfældet planlægning af en eventmenu handler om meget mere end selve madvalget. Men det næste skridt er at hyre en cateringfirma til at hjælpe dig med at klare det.
Ekspertrådgivning om ansættelse af et privat cateringfirma
Måske har du allerede ideer til cateringmenuen i tankerne, næste skridt er at hyre et cateringfirma til dit arrangement. "Tal med din cateringfirma om, hvad de er bedst til," rådgiver Ziegler. "De har stor erfaring med publikumsfavoritter og ved, hvad de kan udføre bedst."
Ud over at bruge din cateringvirksomhed som mad- og drikkevarekonsulent samt cateringudbyder til dit arrangement tilbyder Ziegler også følgende tips til at hyre en cateringfirma eller cateringfirma til arrangementerne:
Prøv Catererens Mad
Ved at prøve cateringvirksomhedens mad, vil det give dig en chance for at smage cateringen og også opleve, hvordan den vil blive præsenteret. Dette er også et godt tidspunkt at mødes med kokken og bestemme, hvor fleksibel han eller hun er. Alle varer kan justeres efter din egen smag, så sørg for, at din feedback bliver taget seriøst. Spørg hvordan maden er tilberedt.
Catering Pro Tip: Spørg, om forplejningen er færdig på stedet eller tilberedt i forvejen og efterladt i en varm boks for at holde sig varm. Disse forskellige fremgangsmåder vil have stor indflydelse på kvaliteten af maden, når den serveres til dine gæster.
Tjek referencer
Selvom du højst sandsynligt vil få en liste over meget glade kunder, er der stadig gode klumper af information, du kan lære, hvis du rent faktisk tager dig tid til at tjekke en cateringfirmas referencer. Det er en glimrende måde at få indsigt i, hvad catereren er bedst til. Gode spørgsmål til referencer inkluderer: Hvor mange gange har de brugt catereren? Hvad kunne du bedst lide ved deres catering til arrangementer? Hvad er én ting, du ville ændre til deres næste arrangement?
Anmod om billeder fra tidligere begivenheder
Cateringbilleder vil give dig en god fornemmelse af cateringvirksomhedens æstetik. Billeder af tidligere begivenheder kan give dig indsigt i, hvordan deres begivenheder generelt er sat op. Stil dig selv følgende spørgsmål: Kan du lide deres service, brug af mellemrum og finpudsning? Er det den stil, du gerne vil have til dit arrangement? Endelig er det at se billeder af en caterers tidligere arbejde også en fantastisk måde at forklare catereren, hvad du kan lide med referencer. Hvad vil du gerne se gentaget til dit arrangement?
Diskuter de tilgængelige tjenester
Nogle cateringfirmaer er mere fuldservice end andre, med evnen til at levere sengetøj, borde, stole, blomster og endda indretning. Du kan give dem en idé om, hvad du kan lide, og de kan samle alt for dig og organisere alle leverandører. På den anden side er det nogle cateringfirmaer, der kun sørger for eventmad og madservice, og du vil være ansvarlig for at koordinere alle dine andre varer og leverandører. Uanset hvad er fint, så længe cateringfirmaets ydelser matcher dine behov.
Gennemgå alt personligt
Personlige møder er ikke kun en god måde at sikre, at der ikke er fejlkommunikation, når det kommer til vigtige sager som f.eks. den planlagte cateringmenu og cateringforslaget, men de er også en god måde at få en bedre fornemmelse for din valgte cateringvirksomhed. For eksempel kan personlige møder give dig en chance for at se cateringdriften. Er kontoret rent? Bliver du hilst på rettidigt? Hvis du har tøven under denne proces, skal du sørge for at rette det nu, og det kan overføres til begivenhedsdagen.
Sørg for, at de er organiseret
Hvis dit forslag er rettidigt, og din salgschef er professionel og fleksibel, er det sandsynligvis et tegn på god virksomhedskultur. Dette er især vigtigt, da disse egenskaber højst sandsynligt vil overføres til det team, der håndterer dit arrangement. Men pas på: det modsatte kan også være sandt. Hvis dit forslag sendes til dig efter den lovede dato, eller der er en generel følelse af uorganisering under salgs- og planlægningsproces, kan det være et tegn på, at aktualitet og organisering ikke er en vigtig værdi for restauratør.
Læs det med småt
Når det kommer til at skrive under på dit cateringforslag, er det vigtigt at gennemgå og forstå alle detaljer. Inkluderer dit forslag alt, hvad du bad om? Er skat inkluderet? Vil prisen variere per person, hvis dit gæstetal stiger eller falder? Hvordan fungerer serviceafgiften for arbejdskraft? Vil du være ansvarlig for at give drikkepenge til personalet den aften? Når du sammenligner forslag fra en cateringvirksomhed til en anden, er det vigtigt, at du sammenligner æbler med æbler og forstår alle dine omkostninger forbundet med den foreslåede begivenhed.
Tjek med begivenhedsstedet
Mange spillesteder har en liste over foretrukne leverandører, som sandsynligvis vil omfatte cateringfirmaer til de steder, der ikke tilbyder cateringtjenester. Du kan blive bedt om at arbejde med en af de listede cateringfirmaer, men selvom du ikke er det, kan det være til din fordel. Hvis du bruger nogen på denne liste, vil de være bekendt med dine begivenhedssteder og alt hvad dertil hører fra reglerne til lokaleopsætning. Du vil sandsynligvis have færre uheld på dagen for dit arrangement. Foretrukne leverandører kan også have andre privilegier, som de kan give videre til dig. Cateringfirmaer, der ikke er bekendt med et sted, kan være billigere ved første øjekast, men du kan få gebyrer efter begivenheden fra din mødested, fordi cateringfirmaet ikke fjernede skraldet som påkrævet eller en anden straf for ikke at forstå mødestedet politikker.
Spørg om særlige krav
godt cateringfirmaer vil arbejde sammen med dig om særlige krav. Store cateringfirmaer forventer dem. Uanset hvad, så sørg for at spørge din cateringfirma, hvordan de håndterer særlige krav såsom diætrestriktioner, ændringer på stedet og sene tilføjelser. Selv de bedste planlæggere står normalt over for mindst én overraskelse på stedet. Vil din cateringfirma være i stand til at sammensætte et glutenfrit måltid? Hvis velkomsttalen går 15 minutter for sent, vil køkkenet så kunne rulle med en ny tidslinje? Fleksibilitet og en can-do-attitude fra alle involverede i et arrangement er afgørende.
Ved, hvem der har ansvaret
De fleste gange vil den person, du arbejder med under salgs- og planlægningsprocessen, ikke være din primære kontakt på dagen for arrangementet. Hvis du vil lave ændringer eller har spørgsmål den dag, er det vigtigt at kende din kontaktperson. Dybde i teamet vil give dig en vis sikkerhed for, at hvis én person mangler under dit arrangement på grund af sygdom eller en konflikt, er der stadig et helt team bag dem.
