Forhandling i købsprocessen dækker perioden fra den første kommunikation mellem køber og leverandør til den endelige underskrivelse af kontrakten. Forhandling kan være så simpelt som at forsøge at opnå rabat på et etui med sikkerhedshandsker til kompleksiteten af større kapitalkøb.
En indkøbsprofessionel skal sigte efter at få succes i deres forhandlinger med leverandører for at opnå den bedste pris med de bedste betingelser for hver vare, der købes.
Mindre leverandørbase og langsigtede kontrakter
Forhandlingsprocessen er blevet en vigtigere sektor i forsyningskædeprocessen, da virksomheder søger at reducere deres udgifter og samtidig øge deres købekraft. Det betyder, at indkøbsprofessionelle skal forhandle stadig bedre priser med leverandørerne, samtidig med at kvaliteten og servicen bibeholdes eller øges.
Tidligere havde virksomheder en lang liste af leverandører, som de ville købe forskellige varer fra, som krævede indkøbsressourcer for at bruge begrænset tid på at forhandle de laveste priser. Den bedste tilgængelige løsning var at sammenligne listepriser fra kataloger og vælge leverandøren baseret på disse oplysninger. Tendensen gennem det sidste årti har været at rationalisere leverandørgrundlaget og indgå langsigtede aftaler med single-sourcing. Dette giver virksomheder mulighed for at forhandle betydeligt lavere priser for varer, som de købte fra en række separate leverandører.
Leverandører er partnere
Vægten i forhandlinger flyttede sig væk fra laveste pris-scenarie til at forhandle med færre leverandører for at opnå den laveste pris med den bedste service, kvalitet og betingelser. Virksomhedernes mål var at reducere det samlede forbrug frem for at forhandle den laveste pris med et stort antal leverandører, hvilket ikke gav det bedste samlede resultat.
De forhandlede langsigtede kontrakter med en mindre leverandørbase har skabt et mere partnerforhold mellem køber og leverandør. Forholdet kan blive mindre modstander, hvilket gavner køber og sælger. I en partner type forhold, vil køberen opmuntre sælgeren til at øge kvalitet og service, og sælgeren ved, at ved at gøre dette vil partnerskabet fortsætte med en fornyet kontrakt med garanteret salg.
Forhandling eller RFQ
Ikke-statslige indkøbsafdelinger fortsætter med at tilbyde en række prækvalificerede leverandører en tilbudsanmodning (RFQ) for varer eller tjenester, som de ønsker at købe. Konkurrenceudbudsprocessen kan producere en række bud og betingelser, som indkøbsafdelingen vil evaluere og derefter tildele virksomheden. Dette involverer muligvis en eller anden form for forhandling.
De fleste forhandlede forretninger vil involvere varer eller tjenester, der ikke nødvendigvis kan defineres af en tilbudsanmodning. Indkøbsafdelingen og sælgeren vil forhandle mere end en pris. Forhandlingen vil normalt omfatte, hvad der skal fremstilles, eller hvad er omfanget af den service, der skal være forudsat, garantien, transporttjenesterne, teknisk assistance, emballagealternativ, betaling planer mv.
At købe varer eller tjenester til en betydelig omkostning vil kræve udvidede forhandlinger for at nå frem til en endelig kontrakt.
Indkøbsprofessionelle er forpligtet til at deltage i disse typer forhandlinger for at sikre, at deres virksomheder opnår den bedste pris med mest gunstige vilkår, og personalet skal muligvis trænes i forhandlingsmetoder, da det bliver mere almindeligt i en vanskelig økonomisk klima.
Forhandlingsmål
Indkøbspersonale bør indgå i alle forhandlinger med klart definerede mål. Uden at have mål øges muligheden for indkøberen for at indrømme pris, kvalitet eller service markant. Forhandleren bør indgå i diskussioner med sælgeren med præcise mål, som de ønsker at opnå for deres virksomhed.
Målet bør ikke være absolut og bør give mulighed for en vis fleksibilitet. Forhandleren bør dog også sikre sig, at de ikke afviger fra målsætningerne og tillade sig at forhandle på områder, der ikke var en del af diskussionen. For eksempel kan en forhandler have arbejdet sammen med leverandøren om deres mål om pris og service, men ikke kvalitet. Når sælgeren begynder at diskutere kvalitet, bør forhandleren afstå fra enhver aftale, hvor de er uden et fastlagt mål.
Forhandling er en vigtig del af indkøbsprofessionens rolle. Det er en færdighed, der læres, og træning kan hjælpe indkøbspersonale med at forstå, hvad der er behov for, når man forhandler med leverandører.
