Selvom folk kan lide at tro, at de mennesker, der bestemmer kontrakter og købsaftaler er retfærdige og etiske, er der nogle, der vil acceptere tvang, der evt påvirke tildelingen af kontrakter, der er værd tusindvis af dollars til dem, der er værd millioner af dollars. Uetisk praksis kan antage mange former. Fra åbenlys løgn til ikke at afsløre nødvendige oplysninger til forretningspartnere.
Medierne rapporterer ofte om tilfælde af bestikkelse og uetisk forretningspraksis, der involverer køb af materialer eller tjenester i næsten alle lande i verden. Som et eksempel er Dhaka Tribune anmeldte en sag, hvor en europæisk køber krævede konkurs, kun for at købe en større andel i sin egen virksomhedsaktie. Køberen krævede derefter producenter i Bangladesh at sende det tidligere bestilte produkt til en pris, der var meget lavere end den oprindeligt aftalte pris. Producenter måtte acceptere eller miste salget og stå over for betydelige tab.
Etiske indkøbsstandarder
Hver virksomhed vil holde deres medarbejdere til en indkøbsstandard, der er på plads med processer, metoder og regler for at sikre, at indkøbsprocessen er så retfærdig som muligt.
Indkøb af materialer og tjenester er dog en proces, der involverer samspillet mellem indkøbspersonale og potentielle leverandører, hvilket fører til personlige relationer og kontakter.
En indkøbsprofessionel vil naturligvis ringe til en leverandør, de har personlig viden om, før de kalder andre potentielle leverandører. Forholdet mellem en forretning og dets leverandører er en, der er udviklet over en periode og baseret på personlige relationer.
Indkøbsprofessionelle er dog forpligtet over for deres arbejdsgiver til at finde det bedste produkt eller den bedste service til den bedste pris, så hurtigt som muligt. Indkøbsstandarder er på plads for at sikre, at virksomhedens behov er i højsædet i alle forhandlinger med potentielle leverandører.
De første etiske standarder for indkøbsprofessionelle blev offentliggjort af Association of Purchasing Management i 1929.
Leverandørers handlinger
Selvom vi forventer, at indkøbsprofessionelle er så etiske som menneskeligt muligt, har de fleste virksomheder en salgsafdeling, hvis opgave er at sælge dit produkt, og det kan betyde, at du har kontakt med medarbejdere hos potentielle kunder, som kan være indkøbende eller ikke-købende personale.
Disse salgsteams vil have budgetter til at promovere produkter med annoncering souvenirs, såsom kuglepenne, kalendere, dagbøger osv., eller mere håndgribelige gaver såsom frokoster.
I nogle undersøgelser om indkøb har det vist sig, at næsten alle indkøbsprofessionelle accepterer noget fra leverandører, selvom det er så lille som et brevpapir.
Selvom størstedelen af virksomhederne vil kræve, at både indkøbende og ikke-indkøbsmedarbejdere underskriver og overholder i henhold til en etisk politik er mindre virksomheder mindre tilbøjelige til enten at have eller faktisk overholde et etisk kodeks. Små virksomheders fiasko er høj, og det er afgørende for virksomheder at vinde forretninger, og det kan komme på bekostning af etikken.
Ikke-indkøbsmedarbejdere
Store virksomheder insisterer på at købe fagfolk og overholde etiske regler, det samme gælder ikke nødvendigvis for ikke-indkøbspersonale. I mange virksomheder er indkøb tilladt af afdelingsledere eller endda linjepersonale, som helt går uden om indkøbsafdelingen.
Det betyder, at leverandørers salgsafdelinger kan målrette ikke-indkøbspersonale for at opnå salg, hvor de måske er blevet afvist af indkøbsafdelingen. Indkøbsafdelingen ser aldrig meget af dette useriøse indkøb, da det enten betales for en afdelings omkostningscenter eller checks, der skæres af regnskabsafdelingen.
Rogue indkøb har to store ulemper for en virksomhed. For det første føres udgifterne aldrig gennem indkøbsafdelingen, så der er ingen måde at vide, om køberen opnåede den bedste pris for varen. For det andet kan køberen være blevet uretmæssigt påvirket til at foretage købet; måske ved gaver, personlige forhold eller endda en interessekonflikt.
Slyngelske køb kan udgøre så meget halvtreds procent af en virksomheds samlede udgifter i et år. Hvis ikke-indkøbsmedarbejdere er begrænset til mindre eller endda nul indkøb, ville virksomheden være sikker at indkøbene blev foretaget etisk og det bedste produkt blev udvalgt ud fra pris, kvalitet og levering tid.
Resumé
Indkøbsprofessionelle er et aktiv for enhver virksomhed. De kan spare en virksomhed for tusindvis, hvis ikke millioner af dollars om året. Den måde, hvorpå de køber varer, er afgørende for en virksomheds succes, og et strengt etisk kodeks sikrer, at alle potentielle leverandører behandles ens.
