Når det kommer til gæsternes glæde ved enhver begivenhed, er mad og drikke næsten lige så vigtigt for et arrangement som formålet med selve arrangementet. Som event planlægger, vil du sandsynligvis være ansvarlig for at arbejde med catering professionel at planlægge maden helt ned til at vælge hvert menupunkt for din gruppe.
Planlægning af begivenhedsmenuen
Uanset om du arbejder med en privat cateringfirma eller cateringchefen på selve eventstedet, er det altid nyttigt at overveje flere faktorer, før du opbygger menuen. Den første ting at huske er, at de menumuligheder, de præsenterer, næsten altid er 100 % fleksible. Og selvom de fleste cateringfirmaer giver dig mulighed for at bekræfte menuen og antallet af medarbejdere omkring tre uger før arrangementet, skal du bekræfte menuen meget tidligere i planlægningsprocessen. Her er hvad du skal vide, før du går i gang.
Menuer til morgenmad, frokost og aftensmad
Menuen bør omfatte flere færdigpakkede måltidsmuligheder og à la carte-udvalg udviklet af chefkokken eller catereren. Tilgangen til dagens forskellige måltider er generelt unik. Overvej følgende:
- Morgenmad: Når det kommer til morgenmad, pakkemenuer er normalt mere omkostningseffektive og nemmere at vælge, herunder kontinentale muligheder, varme buffeter og morgenmadsstationer. Hvis du tilbyder morgenmad før starten af det officielle program, skal du sørge for at vælge den mulighed, der passer bedst til dit arrangements tidsplan.
- Frokost: De fleste cateringfirmaer tilbyder flere muligheder for frokostbuffet, "arbejdsfrokost"-valg (såsom à la carte-sandwich og passende tilbehør) og endda madpakker. Igen vil det bedste valg af måltidstype være helt afhængigt af dit programs tidsplan, så overvej hvor meget tid gæsterne skal spise.
- Aftensmad: Du har altid et udvalg af pakkede middagsbuffeter eller tallerkenmiddage, og begge kan tilbyde et valg mellem tre til fem retter. Det er her, du finder varer, der afspejler chefkokkens personlige præferencer, og som også generelt er en tid til at lade maden skinne.
Pausemad og receptionsmenuer
Når det kommer til planlægning af maden til et arrangement, er planlægningen ikke altid begrænset til tre kvadratiske måltider. Faktisk kræver mange flerdageskonferencer cateringplanlægning ud over morgenmad, frokost og middag, måske i planlagte pauser eller morgenmad og cocktailreceptioner. Chefkokken eller catereren kan præsentere dig for flere flere færdigpakkede måltidsmuligheder samt à la carte-valg:
- Pause varer: Hvis dit budget har råd, er temapauser altid mere interessante end almindelige drikkevarer og snacks.
- Receptioner: De fleste cateringfirmaer tilbyder à la carte-muligheder for beståede kølede og varme hors-d'oeuvres og hostede bar-receptionspakker (opkræves hver time pr. person eller efter forbrug). De kan også tilbyde kolde og varme tallerkenstationer samt dessertstationer.
Det store middagsspørgsmål: Buffet eller belagt?
Følgende tidsovervejelser bør tjene som en god guide til at bestemme hvordan man bedst serverer måltidet:
- Belagt: Platerede måltider kræver mindst 1,5 timer, hvis ikke 2 timer, dagsordenstid for at servere og rengøre rummet korrekt. Plated meal service er mest almindeligt brugt til middag og afslappede senior executive møder.
- Buffet: Prøv at tillade op til 1 times dagsordenstid til ethvert buffetmåltid. Buffeter er et godt format til morgenmad og frokost.
- Beståede varer: Mens en god mulighed for hors-d'oeuvres, bruges forbipasserende servering typisk kun under receptioner.
Særlige behov
Sidst, men ikke mindst, er overvejelserne om menuplanlægning at tage højde for særlige kostbehov. Det er afgørende at indarbejde og underrette din cateringchef om eventuelle særlige ønsker og behov, som dine gæster måtte have, herunder, men ikke begrænset til:
- Fødevareallergier
- Religiøse krav
- Andre diætrestriktioner
Den eneste måde at vide om sådanne specielle behov er at spørge, og den eneste måde at planlægge for dem er at diskutere dem med din cateringprofessionelle så hurtigt som muligt.
Gennemførelse af en banketbegivenhedsordre
Banketbegivenhedsordren er den formelle opskrivning, der beskriver alle elementer af dine cateringbehov, når du har gennemgået alle overvejelserne og planlægningstrinene ovenfor. Det vil kræve din underskrift (som begivenhedsplanlæggeren), så gennemgå dette dokument omhyggeligt for nøjagtighed, fordi både du og catereren vil henvise til det senere. Det vil omfatte følgende beslutninger, anmodninger og krav:
- Mad og drikke
- Rumopsætning
- Audiovisuel
- Underholdning og indretning
- Gebyrer
Event Mad- og drikkevarebudgetelementer at kende
Når du bygger din forplejningsbudget, skal du sørge for at påregne følgende gebyrer:
- Forplejningsminimum: De fleste måltider kræver et minimumsbeskæftigelse og gebyr pr. person.
- Arbejdsafgift: Et minimumsgebyr pålagt for at oprette dit arrangement; dog ofte til forhandling og frafaldes, hvis arrangementet opfylder minimumsgebyrer.
- Kokkens honorar: Opkræves, hvis dit arrangement bruger en udskæringsstation.
- Bartender honorar: Debiteres, hvis dit arrangement kræver bartendertjenester.
- Pris for leje af værelse: Ofte til forhandling og frafaldes, hvis arrangementet opfylder minimumsgebyrer.
- Serviceafgift og moms: Forvent 20 procent eller procent identificeret som et servicegebyr og lokale skatter.
