I denne tid med sms'er og direkte beskeder er det nogle gange svært at huske alt, hvad du lærte i skolen om at skrive formelle breve. Du kan gå år i din karriere uden at skulle skrive mere end et professionelt udseende e-mail. Professionel brevskrivning er dog en vigtig færdighed, når du leder efter job, netværker i karrieren eller sender anden forretningsrelateret korrespondance.
Når det kommer til jobsøgning, skal du gøre alt for at se professionelt ud. Casual duer bare ikke, når du prøver at imponere en ansættelseschef og skille sig ud fra dine konkurrenter. Det første en potentiel arbejdsgiver ser, er hvordan brevet er adresseret, så man følger de rigtige regler for adressering af et brev eller professionel korrespondance er afgørende for din karriererelaterede og forretningsmæssige kommunikation.
Først og fremmest, når du skriver et brev eller sender en e-mail-besked til ansættelses- eller forretningsformål, er det vigtigt at bruge formelt sprog, når du henvender dig til den person, du skriver til, medmindre du kender dem ekstremt godt.
Hvis du er usikker på, om du skal bruge en formel eller tilfældig (fornavn) adresseform, så tag fejl af professionalismen og brug den formelle betegnelse.
Sådan adresseres et brev: Hr., Dr., Ms. eller Mrs.
Den passende titel at bruge, når du skriver til en mand, er Mr. For en kvinde, brug fru, selvom du kender adressatens civilstand. Fru er mere professionel end frøken eller fru, som kan se ud til at være forældet.
For en læge eller en person med en Ph.D., brug Dr. som en titel. Alternativt kan du også bruge "Professor", hvis du skriver til et universitets- eller højskolefakultetsmedlem.
Hvis du ikke kender kønsidentiteten på den person, du henvender dig til, skal du bruge en kønsneutral hilsen og blot inkludere deres for- og efternavn, f.eks. "Kære Tristan Dolan".
Eksempler på brevhilsen
Mange brevhilsener er passende til forretnings- og beskæftigelsesrelateret korrespondance, herunder:
- Kære hr. Smith
- Kære fru Markham
- Kære Kiley Doe
- Kære Dr. Haven
- Kære professor Jones
Følg hilsenen med et kolon eller komma, brug derefter et linjeskift og start første afsnit af dit brev. For eksempel:
Kære hr. Smith:
Brevets første afsnit.
Find en kontaktperson
Alison Czinkota © The Balance 2018
Du behøver ikke at kende navnet på den person, du henvender dig til, men det gør ikke ondt, og faktisk kan det gøre et positivt indtryk, især hvis du forsøger at score en jobsamtale. At bruge et navn kan være en udfordring, da arbejdsgivere ofte undlader at angive et kontaktnavn i en jobannonce, især på store jobsøgningssider.
Det er værd at prøve at finde kontaktpersonen, fordi det at tage sig tid til at finde ud af denne persons navn vil vise personligt initiativ. Det viser også en opmærksomhed på detaljer, der vil tale godt for dig, når dit CV bliver gennemgået.
Den bedste måde at finde navnet på en kontakt i virksomheden på er at spørge. Hvis du netværker dig ind i en stilling, så spørg din netværkskontakt om navnet og e-mailadressen på den bedste person at tale med om stillingen. Spærre det, ring til firmaets hovednummer og spørg receptionisten om navn og kontaktperson oplysninger om den personaleansvarlige (HR) ansvarlig for ansættelsen (eller lederen af sådan-og-sådan). afdeling osv.).
Hvis ingen af disse metoder virker, kan du ofte afsløre den information, du leder efter, ved at lave en lille internetsøgning. Start med virksomhedens hjemmeside og se efter anført personale. Du vil ofte se en HR-kontakt på personalesiden eller firmakartoteket.
Hvis det ikke giver resultater, er det tid til at trykke på LinkedIn og lave en avanceret søgning efter jobtitler og virksomhedsnavne. I processen kan du endda finde en anden forbindelse til den person, du leder efter. Det er aldrig en dårlig ting, når du forsøger at få et menneske til at se på dit CV.
Eksempelbrev med en kontaktperson
Fornavn efternavn
Din adresse
Din by, statens postnummer
Dit telefonnummer
Din email
Dato
Kontakt navn
Titel
firmanavn
Adresse
By, delstats postnummer
Kære Hr./Ms. Efternavn,
Jeg skriver om dit universitets kommende netværksbegivenhed for studenterkarrieren. Jeg er interesseret i at reservere en stand, fordi vi søger at ansætte to nye designere.
Navnet på vores virksomhed er Blue Fox Designs, og jeg vil gerne komme i kontakt med nogle af dine design- og kunststuderende, som dimitterer i år. Vi fokuserer på moderne boligindretning og indretning.
Giv mig besked, hvis du har plads til dit arrangement. Du kan sende mig en e-mail på [email protected] eller ringe til min mobiltelefon på 555-555-5555.
Med venlig hilsen
Underskrift (for et papirbrev)
Dit indtastede navn
Når du ikke har en kontaktperson
Hvis du ikke har en kontaktperson i virksomheden, skal du enten lade hilsenen fra dit følgebrev ligge og begynde med første afsnit eller bruge en generel hilsen. For eksempel:
- Til hvem det måtte vedrøre
- Kære ansættelseschef
- Kære personalechef
- Kære Herre eller frue (vær forsigtig med at bruge denne, det kan lyde forældet)
Følg den generelle hilsen med et kolon, ligesom dette:
Kære ansættelseschef:
Brevets første afsnit.
Eksempelbrev uden kontaktperson
Fornavn efternavn
Din adresse
Din by, statens postnummer
Dit telefonnummer
Din email
Dato
Kære ansættelseschef:
Jeg skriver for at høre om muligheden for jobåbninger hos Woodlynn Publishing. Helt konkret søger jeg en stilling som administrativ assistent. Jeg har seks års erfaring som administrativ assistent hos Wedgewood Realty i North Grove, men jeg flytter til dit område i næste måned, så jeg søger en ny stilling.
Hvis du har nogle muligheder, så lad mig det vide. Jeg har vedhæftet mit CV til din overvejelse. Min nuværende leder, John Anderson, og to af mine kolleger er meget villige til at give referencer for at attestere mine kvalifikationer.
Du kan kontakte mig på [email protected] eller på telefon på 555-555-5555. Jeg ser frem til at høre fra dig.
Med venlig hilsen
Underskrift (for et papirbrev)
Dit indtastede navn
Sådan adresseres konvolutten
Brug en konvolut i virksomhedsstørrelse (#10) til al postkorrespondance, og fold dit brev i tredjedele.
- Din returadresse (navn, adresse, by, stat og postnummer) skal være øverst til venstre på konvolutten.
- Sørg for, at modtagerens navn og adresse (kontaktperson, virksomhed, adresse, by, stat og postnummer) er centreret på konvolutten.
- Sæt frimærket i øverste højre hjørne af konvolutten.
Professionelle kommunikationsevner
Korrekt adressering af en forretnings- eller professionsbrev er ikke en færdighed, du kun har brug for, når du søger job. Når du først er ansat, vil der være tidspunkter, hvor du bliver nødt til at skrive breve, der kræver det formelle taler og hilsener.
