Regnskabsfejl ske fra tid til anden, men mange almindelige regnskabsfejl kan undgås med ordentlig planlægning og forberedelse. Vi ved alle, at det normalt tager længere tid at rette en fejl end at få det rigtigt første gang. Interessant nok er det også billigere at identificere og rette fejl tidligt i et projekt frem for at vente med at rette op på problemet senere.
Hvis du behandler din virksomhed som et langsigtet projekt, så vil du gerne være proaktiv ved at blive opmærksom på almindelige fejl, som andre laver, og rette dem tidligt, hvilket vil ikke kun spare din virksomhed tid, penge og hovedpine, men også give dig en konkurrencefordel på markedet med mere strømlinet drift og bedre kunde tilfredshed. Følgende er almindelige regnskabsfejl, som hver CPA har set små virksomhedsejere begå.
Undladelse af at følge regnskabsprocedurer
Selv ejere af små virksomheder, selvstændige og freelancere bør oprette formelle, dokumenterede og detaljerede procedurer for styring af bogføring og regnskabsprocedurer samt udførelse af anden rutine opgaver.
Et nyttigt trin er at udvikle standardiserede formularer og tjeklister, der skal udfyldes for at sikre konsistens og nøjagtighed. For eksempel vil du gerne dokumentere en proces for opsætning af nye leverandører.
Du skal bruge sælgers navn, adresse, telefonnummer og Employer Identification Number (EIN), blandt andre dokumenter såsom forsikringsbeviser, anbefalingsbreve eller underskrevne kontrakter. Derefter skal du indtaste disse oplysninger i dit regnskabssoftware, så du kan behandle betalinger.
Du vil gerne tage den tid, der er nødvendig for at overveje de oplysninger, du skal indsamle fra dine leverandører, udvikle en standardiseret formular eller tjekliste for at sikre, at du får den information, og derefter have en skriftlig politik, som dine medarbejdere kan følge med.
Arbejde uden budget
Opret et budget, så du har en baseline til at bedømme din virksomheds driftsresultater. Budgetter er ikke kun nyttige til at begrænse overforbrug, men kan bruges til at etablere realistiske, skriftlige økonomiske mål. Budgetter bør altid være baseret på virkeligheden, men du kan bestemt bruge dit budget til at sætte fornuftige økonomiske mål, hvad enten det drejer sig om at øge indtægterne eller reducere driftsudgifterne.
At lave dataindtastningsfejl
Dataindtastningsfejl opstår fra tid til anden. Selvom du ikke kan forhindre alle dataindtastningsfejl, kan du have en politik for at udføre forskellige afstemninger rettidigt for at sikre, at dataindtastninger opdages hurtigt og kan rettes.
For eksempel vil du gerne udføre månedlige bankafstemninger, samt debitor- og gældsafstemninger. Du kan også køre budget-til-faktiske afvigelser for at identificere mulige fejl i klassificering af indtægter eller udgifter eller kørsel kundekvitteringer eller leverandørbetalingsrapporter med jævne mellemrum for at sikre, at alle kvitteringer og udbetalinger rimelig.
Usædvanlige transaktioner bør gennemgås for at sikre, at der ikke er begået dataindtastningsfejl, og at transaktionerne er nøjagtige.
Undladelse af at sikkerhedskopiere regnskabssoftware
Du skal sikkerhedskopiere din virksomheds regnskabssoftware og andre data regelmæssigt. Mange regnskabsprogrammer til små virksomheder har en funktion, der lader dig opsætte en automatisk backup af dit regnskabsprogram.
Brug det. Du bør også tage dig tid til at dobbelttjekke dine backup-filer, endda gå så langt som til at bruge backup-filen for at se, om du kan drive din virksomhed som normalt med den.
Nogle gange er filer korrupte; nogle gange sikkerhedskopierer du ikke alle de data, du har brug for. Et hurtigt tjek kan identificere problemer med din backup-proces, så du kan sikre dig, at du har alt, hvad du behøver for at fortsætte driften af din virksomhed, hvis behovet skulle opstå.
Gør for meget selv
Outsourcing af administrative opgaver, der ikke tilfører værdi til din virksomhed, kan være en fordel.
For eksempel er en skatterevisor sandsynligvis bedre kendt i skattelovgivningen, end du er, så outsourcing skatteplanlægning og forberedelse til din revisor vil lade dig sænke dit skattepligt, øge skatteoverholdelsen og give dig mere tid til at afsætte til indtægtsskabende aktiviteter.
Mange små virksomhedsejere ønsker ikke at uddelegere ansvar til andre dygtige fagfolk, men outsourcing af regnskab, juridiske, IT- og andre administrative funktioner kan reducere fejl og øge rentabiliteten, hvis du bruger den nyfundne tid klogt.
Undladelse af korrekt kategorisering af indtægter og udgifter
Skoæskemetoden til regnskab er sandsynligvis ikke et godt valg for små virksomheder med mere end blot et par transaktioner om året. Alle penge, der kommer ind og ud af din virksomhed, skal henføres til den relevante kategori.
Virksomhedsejere, der holder styr på deres regnskaber, løber ikke ind i fejl. De vil vide, hvem der blev faktureret, hvor meget, og om kunden har betalt eller ej.
Du vil også opdage, at din årsafslutning vil være meget nemmere end at prøve at samle de optegnelser, du skal bruge for at udarbejde din virksomheds selvangivelse, lige før afkastet forfalder.
