Et af de vigtigste underholdningselementer til en begivenhed er at vælge en stor hovedtaler og andre oplægsholdere til dagsordenen. Når du ansætter en ekstern foredragsholder til at udfylde rollen, begivenhedsplanlæggere kan enten indgå kontrakt direkte med en professionel foredragsholder eller stole på ekspertisen fra et højttalerbureau. Uanset om det er en intern leder, brancheleder eller en professionel foredragsholder, vil et vellykket program identificere talere tidligt i planlægningsprocessen.
Råd fra en ekspert
Diane Goodman, præsident for Goodman Speakers Bureau, Inc. i Windsor, CT er en anerkendt brancheleder i at levere professionelle og nationalt anerkendte foredragsholdere og entertainere til firma- og organisationsbegivenheder. Hun er ekspert forfatter til Overlev søgningen: Sådan målretter du og vælger den bedste professionelle højttaler, en 12-siders grundbog til møde- og eventplanlæggere.
Goodman strukturerede vejledningen som en tjekliste med nyttige tips og spørgsmål, som begyndere og erfarne mødeplanlæggere bør tage stilling til internt, før de søger at ansætte eller vælge en taler.
Hvad du skal gøre, før du vælger en Keynote-højttaler
Først og fremmest, som med ethvert arrangement, er forhåndsplanlægning altid nyttig, og til tider kritisk, for at få den bedste taler til dit arrangement. Det er meget nemmere at sikre de bedste talere ved at planlægge mindst seks til 12 måneder før arrangementet. Normen for at booke en professionel eller kendt højttaler plejede at være et år. Selvfølgelig er dette ikke altid rimeligt eller realistisk, og i dag er det kendt, at reservationer kun foretages et par måneder i forvejen. Hvis du kan hjælpe det, skal du ikke efterlade dig selv i panik under knasende tid. Du vil takke dig selv senere.
Så for at være forberedt nok til at starte hovedtalersøgningen, råder Goodman til, at følgende trin er i hver event- og mødeplanlæggers indledende interne tjekliste:
- Bestem mødelogistik/planlægning
- Forstå publikum
- Fang mødemålet
- Definer talerens forventninger
- Benchmark succes
Først når disse opgaver er gennemtænkt (og måske andre, der er specifikke for dit arrangement eller møde), bør du begynde søgningen efter hovedtaler. En hovedtaler kan spille flere forskellige roller til en konference eller et møde. Kræver dit møde en virksomhedstaler, eller ville dit publikum være bedre tjent med en inspirerende eller motiverende taler? At gennemgå denne tjekliste vil ikke kun give en bedre ramme, hvorfra du kan lede din højttaler søgning, men det vil spare dig tid på back-end ved at få intern godkendelse på dit første valg af højttaler.
Hvad skal man gøre under Keynote Speaker Search
Når du kender den konceptuelle retning for mødet, vil du få en bedre oplevelse med at finde en passende hovedtaler. Der, hvor de fleste eventplanlæggere går i stå, er ikke i selve søge- og udvælgelsesprocessen, men derimod i forhandlingerne om honorarer for hovedtalere.
Professionelle hovedtalere med en udgivet bog kan drive virksomheder op mod $10.000 til $20.000, ikke inklusive rejseomkostninger til en begivenhed. En New York Times bestsellerforfatter kan på den anden side indsamle så meget som $40.000 pr. taleengagement. Selvom disse tal kan føles ekstraordinært høje for begivenhedsplanlæggere, der er nye til hovedtalerpladsen, skal du forholde dig til gebyrerne. Hvordan kan talerens honorar sammenlignes med at sige prisen for den forplejde morgenmorgenmad eller antallet af personer, der forventes til mødet?
Bundlinjen
Da begivenhedsplanlæggere fungerer som det interne og eksterne ansigt forretningsmøde, vil denne form for struktureret tilgang til højttalervalg hjælpe med at opnå de nødvendige interne godkendelser til et budget såvel som at føre et program fremad.
Hvornår planlægning af et møde, har et af to scenarier tendens til at forekomme: forretningsmødedatoen godkendes uden indhold, eller forretningsmødedatoen godkendes ikke uden bekræftet indhold.
Goodmans tilgang anbefaler, at begivenhedsplanlæggere bør have en grundig forståelse af mødet, hvem vil være tilstede, hvilke budskaber der kommunikeres, hvilken type højttaler der er behov for, og hvad der har virket i forbi.
Disse trin kombineret med en vis planlægningsfleksibilitet og forhåndsplanlægning vil resultere i et vellykket program.
