Arbejdsrelaterede udgifter for medarbejdere, der udfører deres arbejde på afstand, dækkes ofte af arbejdsgiverne, og det kan omfatte brug af mobiltelefoner. Når det kommer til mobiltelefontjenester, er der to veje, arbejdsgivere kan gå. De kan godtgøre medarbejdere for udført arbejde eller forretningsrelateret kommunikation via deres mobiltelefoner eller smartphones, eller de kan give medarbejderne virksomhedsejede mobiltelefoner.
Fra 2018 ejer 95 procent af amerikanerne mobiltelefoner og 77 procent af amerikanerne ejer smartphones, ifølge Pew Research Center. Ud fra disse tal er det rimeligt at forvente, at medarbejderne vil have deres egne telefoner, så refusion kan være en fornuftig mulighed. Men at levere mobiltelefoner har også sine egne fordele, så det er vigtigt for arbejdsgivere at overveje så mange faktorer som muligt, både pro og con, før man beslutter sig for, om man skal give medarbejderne mobiltelefoner eller ikke.
En af de største fordele ved at give medarbejderne firmaejede mobiltelefoner er evnen til at få alle til at bruge den samme hardware og software. De fleste mennesker bryder sig dog ikke om at have to mobile enheder med på samme tid, så medarbejderne vil måske betragte det som en væsentlig ulempe at bære en virksomhedsejet telefon ud over deres personlige telefon.
Fordel: Kompatibilitet
Ved at levere mobiltelefoner kan arbejdsgivere vælge en operatør, hardware og et operativsystem, der bedst passer til virksomhedens behov. Virksomheder kan beslutte, at de vil gå med Apples iOS, Googles Android eller en anden mulighed. Men uanset hvad de vælger, vil de vide, at alle deres medarbejdere skal have adgang til den samme software og samme funktioner. Dette kan forbedre den interne kommunikation, og det strømliner bestemt arbejdet for IT-afdelinger.
Ulemper: At bære flere telefoner
Det er sjældent længere at se folk uden en mobiltelefon inden for rækkevidde, men ikke mange mennesker vil have to mobiltelefoner med sig. Virksomheder kan (og bør) etablere politikker for personlig brug af virksomhedens mobiltelefoner, men de fleste medarbejdere ønsker ikke at drive personlig forretning på en mobiltelefon, de ved, at deres arbejdsgiver kan overvåge. Dette efterlader at bære en anden mobiltelefon som det eneste alternativ, og det er typisk ikke populært blandt medarbejderne.
Derudover vil de fleste medarbejdere sætte pris på at få refunderet deres personlige telefon som et alternativ til at bære en anden telefon. Dette gælder især, da de refusion er ikke skattepligtig, fra 2011 IRS afgørelse. For at dette skal være tilfældet, skal det beløb, der refunderes, være rimeligt og beviseligt relateret til virksomhedens behov.
Fordel: Omkostningsbesparelser
Hvis du refunderer medarbejdere for erhvervsmæssig brug af deres personlige mobiltelefoner, dækker du omkostningerne ved flere individuelle takstplaner. Du vil sandsynligvis betale en betydeligt lavere pris pr. telefon, hvis du opretter en virksomhedskonto for flere linjer hos en enkelt udbyder. Som med de fleste massekøb, jo flere linjer du har brug for, jo mindre kan du forvente at betale pr. Konkurrencen er hård blandt mobiltelefonudbydere, så du kan være aggressiv, når du forhandler den bedst mulige pris.
Ulemper: Mere arbejde til it-afdelinger
Selvom det gavner it-afdelinger, hvis alle har den samme hardware og bruger den samme software, skal firmaejede mobiltelefoner stadig serviceres af teknologispecialister. Når medarbejderne ejer deres egne mobiltelefoner, forventes det også, at de vedligeholder dem, men hvis der opstår problemer med firmaejede mobiltelefoner, skal din it-afdeling løse dem.
Derudover, da medarbejdere ikke ejer deres firmaudstedte telefoner, er de muligvis ikke så forsigtige med dem, som de ville være, hvis de ejede dem personligt. Dette kan føre til en stigning i antallet af udskiftninger for virksomheden.
Pro: 24/7 Adgang
At arbejde eksternt er ikke den eneste grund til, at medarbejdere har mobiltelefoner. Nogle medarbejdere, såsom ledere eller medlemmer af IT-personalet, skal være på vagt eller på anden måde tilgængelige med kort varsel. At bære en firmamobiltelefon kan af denne grund være en del af deres jobbeskrivelser. I akutte situationer kan tiden være kritisk, og en firmamobiltelefon kan give hurtig adgang til den rette person.
Ulemper: Opgraderingsomkostninger
Mobiltelefonteknologien ændrer sig hurtigt, selv sammenlignet med andre teknologirelaterede produkter. Selvom virksomheder kan investere i computerhardware og -software, der kan holde i flere år, er det urealistisk at forvente, at mobiltelefoner, der er mere end et par år gamle, vil kunne følge med tiden krav. Hvis du leverer mobiltelefoner til medarbejdere, skal du forvente at opgradere deres enheder mindst hvert andet år. Hvis medarbejderne er frustrerede over langsom eller forældet teknologi, vil det sandsynligvis reducere produktionen.
Det er en god idé at tage højde for dette, når du i første omgang forhandler en aftale med din udbyder, så du kan få den bedst mulige pris på forventede opgraderinger.
