Uanset om din virksomhed planlægger en stand på kun 10' gange 10' eller en stor 40' gange 50' messeudstilling plads, er uddannelse af personalet, der skal bemande standen under selve showet, af det yderste betydning. Desværre for de fleste messeudstillere har personaleuddannelse en tendens til at blive overset til fordel for andre tilsyneladende mere presserende spørgsmål som standplanlægning, design, konstruktion og logistik.
Selvom selve standen er vigtig for at tiltrække kunder og kundeemner, kan dit personales tilstedeværelse og opførsel gøre eller ødelægge den nye potentielle forretning.
Nogle erfarne medarbejdere og ledere, der bemander messestande, er stolte af deres evne til at finde og engagere sig i levende udsigter. Men at forblive kun fokuseret på omsætning - eller store billetkunder - kan ofte skade brandet og føre til forpassede muligheder.
Virksomhedsplanlæggere bliver nogle gange bedt om at hjælpe med at administrere messelogistik og til tider selve messestanden. Når store eventplanlæggere er involveret i planlægningsfasen, har de den unikke mulighed for at forbedre virksomhedens investeringsafkast ved at dele følgende regler for handelsmessers etikette og Tips.
Hilsen og åbent kropssprog
Deltagerne ser på udstillingspersonalet for en grund til at bruge tid på din stand. Efter først at være blevet tiltrukket af selve standen eller brandet, er dit personale grunden til, at de bliver eller går. Følgende kropssprogstips vil hjælpe med at formidle en professionel og imødekommende opførsel:
- Stå op og hils på deltagerne foran standen
- Hvis der er brug for sæder, så brug høje skamler, der skaber kontakt i stående øjenhøjde
- Smil og få øjenkontakt med deltagere fra alle retninger
- Tal med messedeltagere, ikke kolleger
- Sæt dig kun ned, hvis du er sammen med en klient, der også gerne vil sidde
- Kryds ikke arme eller ben, hold hænderne væk fra lommerne
- Undgå at tumle og læne dig op ad kabinevægge og møbler
- Vær opmærksom på andre mennesker i standen og i nærheden af dit rum
- Gå ikke ind i en anden udstillers plads
- Vær entusiastisk, selvsikker og høflig
- Tak deltagerne for at bruge tid på din stand, når de ankommer og går
Selvom de er enkle, tilbyder disse grundlæggende kropssprogstip en tilgængelig og professionel atmosfære, der vil tilskynde potentielle kunder til at besøge - og blive i - din stand.
Personaleroller og salgsscript
Messestandens personale bør tildeles et specifikt område af udstillingen til at dække og bør have ekspertisen til at formidle vigtig virksomhedsinformation til deltagerne. Nogle virksomheder forsyner endda personalet med en tilpasselig hilsen og salgsmanuskript, så hvert medlem af teamet er parat til at levere et konsekvent, poleret og effektivt budskab til deltagerne.
Ud over salgsmanuskriptet eller elevatorpitchet bør virksomhedens repræsentanter i en messestand være parat til at besvare grundlæggende spørgsmål eller vide, hvor man kan få mere information. Standen bør også altid ledes af mindst én person, der har den ekspertise eller autoritet, og denne person skal til enhver tid være tilgængelig for støttepersonale og deltagere.
Deltagerengagement
Folk deltager i messer af en grund, så det er vigtigt for standens personale hurtigt at præsentere sig selv og hurtigt stille spørgsmål til deltagerne for at finde ud af, om de kan hjælpe dem på nogen måde. Det er her, et hilsen- eller introduktionsscript kan være nyttigt, men et sådant script er kun effektivt, hvis standpersonalet bruger det til at engagere deltagere.
De fleste af de mennesker, der deltager i en messe, har en eller anden relevant grund til at lære mere om dine produkter og tjenester, så sørg for det dine medarbejdere giver dem et kort overblik over manuskriptet og har evnerne til at fortsætte samtalen og engagere kundeemnet fra der. Personalet skal være parat til at stille åbne spørgsmål til opbygge en rapport med deltagere og afgør behov.
Ingen personale mad eller drikkevarer
Denne etiketteregel burde simpelthen være en del af hilsner og kropssprog, men på grund af sin overflod på messer fortjener den desværre sin egen kategori. En af de mest almindelige brud på messestandens etikette opstår, når mad og drikke opbevares i standen til personalets personlige forbrug. Messedagene er lange; sikkert, dit personale skal have adgang til snacks og vand. Men disse snacks og drikkevarer bør ikke indtages i standen eller efterlades synlige for messedeltagere.
Det er nemt at få øje på servietter, indpakninger, plastikflasker og andre ting, der ikke er en del af standen. Det kan lyde elementært, men at minde standpersonalet om at undgå at spise, drikke og tygge tyggegummi inde i standen kan være forskellen mellem at se professionel ud eller fremstå som sludder. For at undgå dette vælger nogle messeudstillere at udstede deres personale mærkede genopfyldelige vandflasker, hvilket kan være en god mulighed for at sikre et godt hydreret og professionelt udseende personale.
Sørg for tilstrækkelig bemanding
Messepersonale er normalt ansvarlige for standopsætning eller i det mindste at lægge sidste hånd på en større, konstrueret stand, og de bør ankomme tidligt nok til at sikre, at alt materiale er korrekt vist og klar til udstillingsdeltagere, så snart udstillingerne åben. Ledere bør bemande standen tilstrækkeligt for at give deltagerne let adgang til personalet og overveje behov for frokost og andre pauser uden at overvælde standpladsen med virksomhedens ansatte.
Det er også ekstremt vigtigt at fremhæve udstillingstiderne og sikre, at virksomhedens repræsentation forbliver i standen gennem afslutningen af de planlagte timer. Det er forbløffende antallet af stande, hvor personalet forsvinder 15, 30, ja endda 45 minutter før kl. slutningen af et show, der mangler muligheden for at interagere med kundeemner og afgiver en uprofessionel billede.
Overhold personalets dresscode
Påklædning er noget, der er forskelligt fra organisation til organisation. Nogle virksomheder kræver firma- eller forretningsbeklædning (f.eks. poloer, sportsfrakker, skjorter osv.), mens andre forsyner personalet med mærketøj eller en uniform. Selv andre giver simpelthen medarbejderne en vejledning om personlig påklædning med farver og passende tøjstile.
Professionel og ensartet påklædning er med til at forstærke messestandens temaer og bør også opfattes som respektfuld over for arrangørerne og deltagerne til selve messen. Påklædningskoden skal også nemt skelne standpersonale fra deltagere og inkludere navneskilte.
Stand opsætning og vedligeholdelse
Eventansvarlige leder typisk messestandens personale til at opbevare de uattraktive kasser og forsyninger på skjulte steder som f.eks. bag en messevæg, under et fuldt skørtet bord eller på et sted uden for udstillingsområdet, hvor der er yderligere forsyninger gemt.
Det er vigtigt, at standpladsen til enhver tid fremstår velholdt (inklusive gulvet), og at affald ikke må være synligt nogen steder. Messeetikette kræver, at standens personale er opmærksomme på denne regel hele dagen.
