Det er meget fristende i hårde tider at skære ned i lønnede stillinger og gøre disse stillinger til frivillige. Brug af frivillige til at udføre opgaver eller job, som ellers kunne udføres af betalt personale - ofte kaldet jobsubstitution - bør kun være en del af en overordnet strategi for at reducere omkostningerne i hårde tider.
Men er det rigtigt? Virker det? Hvad er faldgruberne eller fordelene? Her er nogle tips til at gøre det rigtigt:
Afskedig ikke personale, der har til hensigt at erstatte en frivillig
Hvis du afskediger lønnet personale for at ansætte en frivillig, kan du skabe problemer for dig selv. En sådan handling er bundet til at få andre lønnede medarbejdere til at frygte for deres stillinger og ærgre sig over og modsætte sig at arbejde med frivillige, af frygt for at de kan tage deres job.
Men når der er naturlig nedslidning eller en generel omorganisering, så benyt lejligheden til at gentænke, hvordan din organisation er sat op. Tænk på, hvordan du kan omkonfigurere job, så nogle opgaver kan udføres af frivillige.
For eksempel har du netop forfremmet din receptionist til en stilling som administrativ assistent i samarbejde med udviklingsdirektøren. Dette lader receptionistjobbet stå åbent. Måske kunne en frivillig varetage disse opgaver.
Nogle organisationer kan vælge at begrænse de timer, de er åbne for offentligheden, til fem om dagen (kl. 10.00-15.00) og bruge frivillige til at håndtere receptionen. De har en anden frivillig hver dag. Den frivillige tager telefonen, hilser på besøgende og udfører et udvalg af veldefinerede og dokumenterede gejstlige opgaver. Sidst på dagen bruger den frivillige en formular til at opsummere de vigtige ting, der skete den dag, og eventuelle problemer, der måske skal løses af den følgende dags frivillige.
Denne tilgang kan fungere for en organisation, der har løst de fleste fejl, og hvis frivillige er glade og loyal. Du ville også have brug for nok uddannede frivillige til at have et par ekstra frivillige på kontoret, som tager sig af andre kontoropgaver og hjælper organisationen endnu mere.
Brug ikke frivillige til de rutinemæssige opgaver
Mange frivillige er glade for at udføre kontorarbejde, få forsendelser ud af døren eller løbe ærinder. Men når der er en opgave, som dit personale virkelig gerne vil udføre, men ikke har tid til at løfte, så tænk på at bruge en frivillig.
En frivillig kan fungere som frivillig koordinator, hjælpe med at skrive bevillinger eller forskningsbevillingsressourcer. De kan være ansvarlige for et nyhedsbrev, træne andre frivillige eller endda personalet, planlægge og gennemføre særlige begivenheder eller en lang række andre ting. Tænk kreativt og søg efter frivillige, der har særlige talenter eller erfaring.
Overvej at finde og bruge "dygtige" frivillige
Dygtige frivillige er normalt specialister inden for de områder, som en nonprofitorganisation ikke er. Sådanne områder omfatter økonomi, menneskelige ressourcer og marketing. Disse dygtige frivillige er ofte ansatte i virksomheder. Som en del af deres arbejdsgivers virksomhedernes sociale ansvar program, får de tid af deres virksomheder til at bruge tid på at arbejde med nonprofitorganisationer.
Der er også dygtige frivillige i mellem job, som kan være meget interesserede i at holde deres færdigheder skarpe og tilføje til deres CV.
Dygtige frivillige kan ikke erstatte personale, men de kan erstatte dyre outsourcing og eksterne konsulenter. De kan hjælpe dig med at omorganisere, gennemføre en organisatorisk revision, udvikle de data, der er nødvendige for at hjælpe bestyrelsen med at lave organisatoriske beslutninger, finde måder at spare penge på væsentlige tjenester eller hjælpe personalet med at fokusere på det, der er vigtigst i deres job.
Mange nonprofitorganisationer bruger ikke dygtige frivillige – også kaldet pro bono-arbejde – så ofte som de burde. Spørg dine lokale virksomhedsfonde, om de har et dygtigt frivilligprogram, eller ansøg om et pro bono-tilskud gennem Taproot Foundation.
Det Corporation for National & Community Service har et værktøjssæt til at hjælpe nonprofitorganisationer med at blive klar til at bruge færdighedsbaserede frivillige. Du kan også slå dine ledige op for frivillige med faglige færdigheder på Catchafire, en online matchningstjeneste.
Tolerer ikke et kastesystem på dit kontor
På nogle nonprofitkontorer er der lønnede ledere eller medarbejdere, der dagligt går ud til frokost, mens det gejstlige personale og frivillige spiste æggesalat sandwich i pauserummet, mens de holdt fortet nede, indtil lederne vendt tilbage. Hvilken måde at få præstepersonale og frivillige til at føle sig som andenrangsborgere. Find måder at være inkluderende på og få alle til at føle, at de er afgørende for noget meget vigtigt.
Handl hurtigt, når de viser interesse
Frivillige har masser af muligheder i mange organisationer. Handl hurtigt, når de viser interesse for din, ellers vil de tage et andet sted hen. Det er almindeligt, at potentielle frivillige modtager dårlig kontrol af nonprofitorganisationer. Enten er den frivillige leder tonedøv over for, hvad den frivillige siger om deres tid til rådighed (at føle sig overvældet er lige så hyppig en årsag til frivillig flugt som følelse underudnyttet), eller den frivillige modtager et overfladisk interview, der ikke afdækker evner og erfaringer, der kunne være ledetråde til at sætte den frivillige i en givende situation.
Hold et åbent sind
Ja, du har måske en liste over grundlæggende roller, som du altid leder efter, men når dit interview afslører andre muligheder, skal du ikke være bundet af præcedens og regler. Tøv ikke med at skabe et frivilligt job, der passer til netop den person, deres talenter og interesser. Du kan muligvis fritage en betalt medarbejder fra en opgave og flytte den til en frivillig. Det skulle give dit lønnede personale tid til at bruge tid på andre presserende opgaver. Det bør dog aldrig udsætte en lønnet medarbejder for et muligt jobtab.
Den nederste linje er, at det ikke er til nogens fordel at skære i omkostningerne ved bevidst at skære ned i personale og udskifte dem med frivillige, men der kan være kreative måder at gøre det muligt for frivillige at udfylde nogle roller, hvis du gør det klogt.
