Et seminar er et kommercielt program, hvor deltagerne får information eller træning om et bestemt emne. Et seminar afholdes normalt for grupper på 10 til 50 personer og finder ofte sted på et mødested på et hotel, en akademisk institution eller i et kontormødelokale. Nogle almindelige typer af seminarer i erhvervslivet fokuserer på personlig udvikling eller forretningsstrategier.
Hvad er seminarer?
Seminarer, nogle gange kaldet konferencer, er begivenheder sponsoreret af virksomheder eller virksomheder med det formål at cirkulere viden, nye teknikker eller ny praksis til deres medarbejdere.
Seminarer må ikke forveksles med workshops. Workshops har en tendens til at være mere praktiske, mens seminarer generelt er mere rettet mod at lære om et bestemt emne eller relaterede underemner. De kan involvere gæstetalere, der er eksperter inden for det relevante område for at give troværdighed til den information, der præsenteres.
Gæstetalere bør undersøges og udvælges for deres branchekendskab og erfaring samt deres levering. Hvis en brancheekspert ikke kan tale godt eller interessere folk, vil penge og tid blive spildt.
For eksempel kan du overveje et teknologiselskab, der ønsker at sikre, at dets programmører er på niveau med de seneste ændringer af det programmeringssprog, de bruger. Planlæggerne ville finde eksperter i sproget, som kunne undervise i ændringerne, finde et sted og koordinere medarbejdernes deltagelse. De ville også tjekke med eksperten for at se, om der var behov for specielt udstyr, materialer eller andet nødvendigt for et vellykket seminarflow.
Hvordan fungerer seminarer?
Et seminar kan igangsættes og planlægges på forskellige måder. Generelt, a virksomhed identificerer et område, hvor det ønsker at uddanne nogle medarbejdere. Planlæggere identificerer derefter tilgængelige spillesteder og eksperter og opretter derefter en tidsplan for begivenheden. De identificerer præsentationsmetoder og krav, forfriskninger, toiletter, anslår omkostninger og afviser enhver situation, der kan forstyrre seminaret.
Hvis du planlægger et arrangement, er det vigtigt at være organiseret og have en detaljeret tjekliste for at holde dig selv på opgaven. Der er en række varer, der bør være på din seminar planlægning tjekliste.
Bekræft begivenhedens formål
Du skal først forstå, hvorfor begivenheden afholdes. For eksempel kan du arbejde på et seminar rettet mod eksperter, der håber at forfine deres viden eller holde sig ajour med nye udviklinger. Stil specifikke spørgsmål for at afgøre, hvad de har brug for, så du kan arbejde for at give det.
Gennemgå Event Industry Council Specifications Guide
Det Events Brancherådet (tidligere APEX) har etableret en række værktøjer, der tilbyder en fremragende kilde til bedste praksis for at hjælpe begivenheds- eller mødeplanlæggeren med at holde styr på detaljer.
Opret en begivenhedsprofil
Når en planlægger har dækket nogle af de grundlæggende spørgsmål om begivenheden, er det tid til at oprette en begivenhedsprofil. Denne rapport indeholder generelt oplysninger om placering, siddearrangementer, deltagelse, omkostninger og enhver anden information om begivenheden.
Hold dig informeret
Du vil sikre dig, at seminaret ikke konkurrerer med lignende begivenheder eller for det samme publikum. Hvis du for eksempel udvikler en ny begivenhed til en branche, der allerede har en større begivenhed i foråret, så undgå også at planlægge din i foråret.
Anmod om forslag til mødested
Indhent bud fra potentielle lokationer. Afhængigt af størrelsen og omfanget af en begivenhed, bør dette trin tages i god tid. Spillesteder til store begivenheder kan booke så meget som et år eller mere før tid.
Skitsér seminarets behov
Bestem de nødvendige ressourcer for at nå målene for begivenheden.
Budget omhyggeligt
Udgifter kan stige til en stor begivenhed som et seminar, så vær forberedt med et detaljeret budget.
Anmode om sponsorater
En af de bedste måder at hjælpe med at finansiere et seminar på er at have sponsorer. Virksomheder, der sender deltagere til seminarer, er ofte også villige til at købe sponsorater.
Bekræft og udvikle dagsordenen
Det event planlægger skal være klar til at justere planen og arbejde tæt sammen med spillestedet for at sikre, at alt kører glat.
Bekræft banketbegivenhedsordren
Banquet Event Order er en oversigt over hele seminaret, der fungerer som en guide for stedets personale. Når planlæggeren kender det målrettede antal deltagere og logistiske krav til seminaret, skal de indsende dette dokument til mødestedets ledelse, så de kan begynde deres forberedelser.
Opret begivenhedskommunikation og materiale
Alt fra begivenhedsinvitationer til dagsordenen skal printes eller designes til online publicering og distribution.
Afslut logistik med værten
Bekræft begivenhedstalere, teknologikrav, deltagerantal, værtsroller og -ansvar og begivenhedsmateriale ved at følge op med telefonopkald eller ansigt-til-ansigt møder.
Tillad tid nok til opsætning
Alle begivenhedsmaterialer, uddelinger, skiltning, udstillinger, gaver, registreringstabeller, navneskilte og mere skal være klar til arrangementet.
Find ud af, hvor lang tid det vil tage at færdiggøre hvert element, du har brug for, og planlæg derefter tilbage fra begivenhedsdatoen for at sikre, at du har tid nok til at få alt planlagt og gennemført.
Brug teknologien
Fra markedsføring til begivenhedsregistreringer, gør det nemt for potentielle deltagere at lære om tilmelding til seminaret online. Udnyt værktøjer til sociale medier ved at oprette et unikt hashtag, der skal inkluderes i opslag, og tilbyde incitamenter for folk til at dele eller tagge venner i opslag.
Har beredskabsplaner
Jo større arrangementet er, jo flere muligheder er der for, at noget går galt. En del af planlægningen af en begivenhed involverer brainstorming af potentielle problemer, der kunne opstå – lige fra gæster, der ankommer tidligt, til eksperter, der ikke kommer. Hav backup-planer på plads. Gode backup-planer kan gøre en potentiel katastrofe til en begivenhed, som deltagerne troede gik fejlfrit.
Typer af seminarer
Der kan generelt planlægges tre forskellige typer seminarer. Hver af de tre har forskellige målgrupper og formål, hvilket kræver forskellige tilgange til spillesteder og omkostninger.
Personlig udvikling
Designet til træning og berigelse af medarbejdere, personlig udviklingsseminarer omhandler alt fra hårde færdigheder som f.eks som teknologi til bløde færdigheder som ledelsespsykologi, og hvordan disse færdigheder kan anvendes til det aktuelle erhverv.
Disse seminarer kan tage form af retreats eller intensive diskussioner; de kan også bruges til at træne ledelsen eller nye medarbejdere i virksomhedens kerneværdier eller procedurer. For eksempel kan en virksomhed, der har udviklet en ny strategi eller tilgang til sit salgspersonale, afholde seminarer for at træne sælgere i ændringerne, og hvordan de bedst implementeres.
Forretning
Business seminarer appellerer til iværksættere eller små virksomhedsejere. De deler succeshistorier og strategier samt information om markedsføring, licensering og franchising eller andre bekymringer. Et eksempel på et af disse seminarer kan være en sammenkomst med fokus på markedsføring gennem sociale medier. Deltagerne ville lære bedste praksis til at promovere deres virksomheder gennem Facebook, Twitter, Instagram og andre sociale medieplatforme.
Akademia
Nogle gange bliver en eventplanlægger bedt om at gennemføre et seminar i akademiske omgivelser. Mindre formelt end en klasseforelæsning giver et seminar små grupper mulighed for at mødes og diskutere akademiske emner eller påkrævet læsning, samt sætte mål for forskning og fortsat undersøgelse.
Et skoledistrikt, der fornyer sit naturvidenskabelige læseplan, kan for eksempel holde et seminar for sine naturfagslærere for at tage fat på de nye standarder og praksis.
Nøgle takeaways
- Seminarer er arrangementer designet til at videregive information, viden eller praksis, der er gavnlige for publikum.
- Der er tre generelle typer af seminarer.
- Det er bedst at bruge tjeklisten udarbejdet af planlægningsbranchen til at skabe begivenheder.
- Planlæg altid for uforudsete begivenheder.
- Sørg for, at eksperterne er kendt for deres levering såvel som ekspertise.
