Ethvert projekt kan drage fordel af en revision fra tid til anden. Men bare rolig, det er ikke så skræmmende, som det lyder. En projektrevision er, hvor en upartisk person gennemgår dit projekt og giver vejledning om, hvad der kunne gøres anderledes for at forbedre dets chancer for at få succes. Denne artikel forklarer alt og tager dig igennem, hvordan du forbereder dig til en projektrevision.
Hvor formel er en projektrevision
En projektrevision er normalt en formel øvelse. Den uformelle ækvivalent kaldes normalt en peer review. Det er her en kollega ser over dit projekt og den tilhørende dokumentation og giver dig feedback på, hvor du skal bruge lidt mere tid.
Projektrevisioner er formelle, idet de normalt har et defineret sæt spørgsmål og udføres af en, der gør den slags regelmæssigt.
Hvem udfører projektrevision
Den person, der laver din projektrevision, kan være en anden projektleder (sandsynligvis en med stor erfaring i at drive projekter), men det er mere sandsynligt, at det er en fra Projektkontoret, der ofte afholder revisioner.
Det bliver en person, der kan betragte sig selv som upartisk, så det bliver ikke din linjeleder eller projektsponsor. Det kan endda være et team af mennesker, afhængigt af projektets størrelse.
Sådan forbereder du dig til en projektrevision
Den første og vigtigste ting at få organiseret er at have kopier af din projektdokumentation, som revisor kan gennemgå. Hvis du har en projektkoordinator, bed dem om at samle en pakke dokumenter (helst elektronisk). Du bør have alle dine oplysninger let tilgængelige, men selvom du gør det, kan dette trin stadig tage noget tid. Sørg som minimum for, at du har projektplan, risikolog, problemlog, budget, og tidsplan tilgængelig for revisor.
Hvem skal involveres
Dette afhænger af den slags ting, som revisor ønsker at se på. Du som projektleder skal bruge lidt tid sammen med dem. Forvent, at dine teammedlemmer også bliver kaldt ind for at chatte med revisoren.
Husk på, at jo længere tid de bruger på at arbejde med revisionsrelaterede opgaver, jo mindre tid har de til projektarbejde, så du skal muligvis omlægge nogle aktiviteter og arbejde langsommere under revisionen periode.
Hvor lang tid tager en projektrevision
Der er ingen fast tidsperiode for en projektrevision. På store projekter vil du opleve, at det tager meget længere tid. På små projekter kunne revisionen udføres inden for få timer. Så snart du ved, at dit projekt skal revideres, så spørg dit revisionsteam, hvor lang tid de forventer, at deres arbejde tager.
Hvad revisionen leder efter
Hvis revisionen blev indkaldt på grund af en særlig bekymring, såsom manglende opfyldelse af kvalitetsmål, så forvent, at den undersøger dette område dybt. En rutinemæssig revision vil se bredt på de forskellige områder af projektledelse og de leverancer, som projektet arbejder på. Det vil dække tiden, omkostningerne og kvaliteten af dit projekt og interessenternes engagement.
Formålet med revisionen er at finde ud af, om projektet vil nå sine mål eller ej. Hvis revisor føler, at projektet på baggrund af den nuværende præstation ikke vil nå disse mål, vil han eller hun fremsætte anbefalinger til handling.
Anbefalinger afhænger af, hvad der er fundet
Anbefalingerne i revisionspåtegningen vil afhænge af, hvad de har fundet. Forvent, at de er positive og formuleret på en måde, så du nemt kan adoptere dem. De skal være praktiske.
I den ene yderlighed kan revisor anbefale, at dit projekt lukkes, selvom dette kun ville ske, hvis de følte at der ikke var nogen chance for, at noget projektarbejde fra dette tidspunkt fremad ville levere nogen form for værdi for organisation.
Se på din projektrevision som en positiv oplevelse. Det bør give dig tidlig advarsel om tegn på, at dit projekt er i problemer, og det er en mulighed for at arbejde med en erfaren projektprofessionel. Implementering af deres anbefalinger burde gøre dig, dit team og dit projekt mere succesrige, og det kan kun være en god ting.
