Enhver virksomhed, der har ansatte (selv kun én medarbejder), bør have en medarbejderhåndbog. Hvad er en medarbejderhåndbog? Det er et tredelt dokument (eller tre forskellige dokumenter), der hjælper dig som virksomhedsejer på flere måder:
- At give information til medarbejderne for at hjælpe dem med at udføre deres arbejde og kende deres fordele og rettigheder
- For at hjælpe dig som virksomhedsejer med at styre din virksomhed, og
- For at beskytte både dig og dine medarbejdere.
De tre dele af håndbogen er:
- En policymanual, der fortæller medarbejderne, hvad der kræves af dem, og hvordan de skal overholde virksomhedens regler,
- En proceduremanual, der hjælper med at uddanne medarbejdere og hjælper nuværende medarbejdere med at vide, hvordan de skal udføre deres job, og
- En ydelsesbeskrivelse, herunder afspadsering, løn og andre fordele ved arbejde.
Denne artikel skitserer de afsnit, der bør medtages, og nogle juridiske forhold, der skal være en del af håndbogen.
Medarbejder fordele
Beskriv de fordele, der gives til medarbejdere. Forklar, hvordan medarbejdere kan blive berettiget til fordele, og om alle medarbejdere er berettiget. Nogle arbejdsgivere begrænser visse fordele kun til fuldtidsansatte, så forklar, hvad "fuldtid" betyder.
Du kan begrænse ydelserne til medarbejdere, der har afsluttet deres prøvetid; forklare, hvordan dette fungerer. Forklar hvilke ydelser der er skattepligtige for medarbejdere. Inkluder ydelser, der kræves ved lov, såsom arbejdsskadeerstatning og arbejdsløshedsforsikring. Du skal betale for disse, så du kan lige så godt få kredit for dem.
Inkluder endelig din diskussion af lønforhøjelser og forfremmelser her i stedet for i evalueringssektionen nedenfor. Evalueringer bør ikke være knyttet direkte til forhøjelser, selvom de ofte er svære at adskille.
Fritidspolitikker og -fordele
Du er ikke juridisk forpligtet til at give medarbejderne fri, til ferie, ferie, sygetid eller personlig tid. Så hvis du giver fri, så få lidt kredit for det. Forklar, hvilke dage der gives til ferie, og hvordan ferieberettigelsen bestemmes.
Medtag en beskrivelse af, hvordan løn fastsættes for afspadsering, for eksempel for deltidsansatte. Forklar omstændigheder, der kan få en medarbejder til at miste fri; hvis en medarbejder fx ikke arbejder dagen før og efter en ferie, betales der ikke løn for ferie.
Kontorpolitikker
Forklar alle politikker, herunder restriktioner for rygning og stofbrug ("Vi er et ikke-ryger, ikke-stofbrug kontor.") Forklar årsagerne til politikker, hvis du vil. Medtag en politik om ikke-diskrimination. Vigtigst af alt, forklar politikker for tilstedeværelse og konsekvenserne af overdreven fravær og forsinkelse. Se denne komplette liste over kontorpolitikker.
Medarbejderevalueringer, Disciplin, Opsigelser
Forklar i dette afsnit, hvordan og hvornår medarbejdere evalueres. Diskuter disciplineringsprocessen for overtrædelser af politikker.
Hvor mange advarsler får en medarbejder for eksempel for at møde for sent? Inkluder oplysninger om, hvilke lovovertrædelser der er så alvorlige, at de giver anledning til øjeblikkelig ophør (narkotika brug, tyveri, chikane osv.), og forklar hvad der sker med medarbejdernes løn i tilfælde af en afslutning.
Du bør også medtage en sætning eller to om at give besked (du vil selvfølgelig gerne have to ugers varsel). Men du skal ikke give besked til medarbejdere, der bliver opsagt, medmindre du ønsker det.
Kontorprocedurer
En medarbejderhåndbog er et godt sted at gå igennem kontorprocedurer. Hvad sker der først om morgenen? Hvad gør vi i tilfælde af brand? Hvordan håndteres eksterne leverandører/opfordringer? At få de vigtigste emner dækket i håndbogen gør oplæring af nyansatte lettere og giver personalet et sted at kigge, når noget dukker op.
Juridiske vilkår i medarbejderhåndbøger
To juridiske punkter, som også skal medtages i din medarbejderhåndbog:
- Erklæring om "Ingen kontrakt": Du ønsker ikke, at nogen medarbejder tror, de har en kontrakt, hvorefter du skal beholde dem i en bestemt periode. Sørg for, at medarbejderne ved, at du ikke giver dem en underforstået ansættelseskontrakt. Du skal til enhver tid kunne opsige en medarbejder. Pas på ikke at sige noget som "Efter din 90-dages prøvetid..." Denne erklæring antyder, at personen er ansat i 90 dage, og du kan beslutte, at de ikke træner efter en dag! Sig i stedet noget som dette: "Hvis du fuldfører din prøvetid..." Få hjælp fra en advokat til at udarbejde dette "ingen kontrakt" sprog.
- Medarbejderens underskrift: Giv hver ny medarbejder et eksemplar af håndbogen ved ansættelsen, få medarbejderen til at læse og derefter skrive under på, at han/hun forstår indholdet af håndbogen. Selvom dette ikke forhindrer medarbejderproblemer, kan det hjælpe, hvis en medarbejder anlægger en retssag mod dig og siger, at de "ikke vidste", at deres adfærd kunne få dem til at blive fyret.
Vigtigst: Få hjælp fra en advokat
Når du arbejder med din medarbejderhåndbog, så skriv den med dine egne ord, men det er så vigtigt at have en advokat gennemgå den for at sikre, at den er (a) komplet, (b) overholder gældende love i din stat og er (c) fair over for alle medarbejdere.
