Når du har sendt din jobansøgning til en statslig instans, har du sat gang i en proces, der stort set er uden for din kontrol og næsten altid usynlig for dig som outsider. Statslige organisationer er bundet af love og regler i behandlingen af jobansøgninger, så alle ansøgere får en rimelig mulighed for at få jobbet.
Nogle jobansøgningssystemer, såsom den amerikanske regerings USAJobs, har funktionalitet indbygget i systemet, som giver ansøgere mulighed for at se, hvordan deres ansøgninger skrider frem gennem organisationens ansættelsesprocesser. Denne onlinefunktionalitet reducerer antallet af telefonopkald og e-mails, som personaleafdelingen modtager, fordi ansøgere selv kan finde kritiske oplysninger inden for få minutter.
Nedenfor er skitseret de grundlæggende processer, der menneskelige ressourcer personale følger med i ansættelsen til et offentligt job. Ansættelsesprocessen kan være lang, og du kan blive kontaktet af både en personalemedarbejder og ansættelseslederen eller supervisoren. Som et resultat kan der være nogle frem og tilbage, hvis de er interesserede i dig.
1. Opslaget lukker
Når du har sendt din ansøgning, skal du vente på jobopslag at lukke før dig høre et svar. Når offentlige myndigheder slår job op, har de næsten altid en ansøgningsfrist. Det gør de, så de kan administrere, hvor mange ansøgninger de modtager, og så de kan komme videre med ansættelsesprocessen uden at tilføje yderligere ansøgere gennem hele processen.
Af hensyn til retfærdigheden holder personaleafdelingerne sig til slutdatoer og tillader ikke ledere at overveje sene ansøgninger, medmindre alle sene ansøgninger accepteres. Der er ingen rimelig grund til at acceptere én forsinket ansøgning og ikke en anden, hvis begge ansøgere indsender ansøgninger, der opfylder minimumskravene på stillingsopslaget.
2. Ansøgninger er screenet
Når personaleafdelingen ved, at de har alle de ansøgninger, som organisationen vil overveje, vil de læs hver ansøgning for at sikre, at hver kandidat opfylder de minimumskrav, der er specificeret i jobbet udstationering. For eksempel, hvis opslaget sagde, at den nyansatte skal have en bachelorgrad, en personale specialist vil tage alle ansøgninger ud af behandling, hvor ansøgeren ikke viser færdiggørelsen af en bachelorgrad. Derfor er det vigtigt for ansøgere at sikre, at de klart skitserer, hvordan de opfylder viden, færdigheder og evner påkrævet til jobbet.
3. Liste over finalister er udarbejdet
Når alle ansøgninger er blevet screenet for minimumskravene, vil personaleafdelingen og ansættelseschef arbejde sammen om at lave en kort liste af finalister, de gerne vil interviewe. Af hensyn til retfærdigheden er afgørelserne baseret på de oplysninger, der indgår i ansøgningerne. Afhængigt af den afdeling, du søger til, skal du ikke blive overrasket, hvis du bliver kontaktet af menneskelige ressourcer, der anmoder om referencer eller yderligere oplysninger, der kan omfatte at skrive prøver eller essays.
4. Samtaler er planlagt
Personaleafdelingen eller ansættelseschef ringer til ansøgere, der har opnået en samtale. Hvis en ansøger vælger at trække sig fra processen, kan organisationen beslutte enten at interviewe den næste mest kvalificerede kandidat, der ikke opnåede en samtale i første omgang eller fortsætter processen med en mindre finalist. Beslutningen afhænger i høj grad af, hvor tæt den næstmest kvalificerede ansøger var på at blive valgt til den oprindelige gruppe af finalister.
Hvis du bliver kontaktet til en samtale, kan du blive interviewet personligt eller over telefonen. Nogle ledige stillinger modtager mange ansøgninger fra kvalificerede kandidater. Som følge heraf er telefonsamtaler nødvendige for at screene ansøgere yderligere.
5. Nødvendige baggrunds- og referencetjek udføres
På dette tidspunkt i processen udfører mange organisationer baggrunds- og referencetjek. Det giver ikke mening at udføre disse kontroller på alle ansøgere ud fra både omkostnings- og personaletidsperspektiv. Når finalisterne er udvalgt, kan kontrollen udføres på den lille gruppe. Fordelen ved at køre kontrollerne på dette tidspunkt er, at der ikke er nogen ekstra forsinkelse, hvis den valgte finalist afslår jobtilbuddet. Nogle organisationer venter, indtil de er klar til at give et jobtilbud, indtil de udfører kontrollen, så de ikke pådrager sig omkostningerne ved at køre tjek på personer, de ikke vil ansætte.
6. Der afholdes samtaler
Grupper af finalister er normalt sammensat af tre til fem personer. Antallet af finalister, der skal interviewes, og hvor mange personer, der skal gennemføre interviewene, afgør i høj grad, hvor lang tid interviewprocessen vil tage. Hvis der kun er en håndfuld finalister, der skal interviewes, kan processen kun tage en uge at gennemføre alle interviewene. Men hvis der er mange finalister og interviewere, vil processen sandsynligvis tage meget længere tid.
7. Nyansættelse er valgt
Efter interviewene er gennemført, beslutter intervieweren eller interviewpanelet, hvilken finalist der skal modtage jobtilbuddet samt rangordenen for de andre finalister, hvis den valgte finalist afslår jobbet tilbud.
8. Jobtilbud forlænges
Et jobtilbud udvides til den valgte finalist, hvilket normalt sker mundtligt, så løn- og startdato-forhandlinger kan begynde. Et brev, der dokumenterer, hvad ansættelseslederen og den valgte finalist har accepteret, sendes til den valgte finalist for at acceptere.
9. Jobtilbud modtages
En valgt finalist anerkender formelt jobtilbud mundtligt eller skriftligt. Organisationen påbegynder det nødvendige papirarbejde for at ansætte den valgte finalist på den aftalte startdato.
Vær opmærksom på, at nogle offentlige myndigheder har yderligere sikkerhedskrav, hvilket resulterer i en venteperiode, før du modtager den korrekte sikkerhedsgodkendelse. For eksempel i Department of Homeland Security, den sikkerhedsgodkendelsesproces kan tage alt mellem to uger og et år, men tager normalt cirka tre måneder.
10. Kandidater, der ikke er udvalgt, får besked
Når organisationen og den valgte finalist er blevet enige om ansættelsesvilkårene, giver organisationen typisk alle de øvrige ansøgere besked om, at stillingen er besat. Der er dog nogle afdelinger, der ikke giver ansøgere besked om en besat stilling.
Nogle organisationer vælger kun at underrette kandidater, der bliver interviewet, men de fleste organisationer, der følger denne praksis angive deres politik i deres stillingsopslag eller på deres webside, der indeholder ansøgningsprocessen og information om jobbet søgende.
