Det er ingen hemmelighed, at hotelejere altid leder efter måder at finde møde og begivenhedsplanlæggere der kan vælge hoteller og andre steder til møder, incitamentsrejser, konferencer og udstillinger.
Mange hoteller har påberåbt sig online hotel RFP (Request for Proposals) sider, som f.eks Conventionplanit.com og sabrehotelrfp.com at fremme deres møde- og konferenceservicemuligheder. De har også udviklet deres egne online RFP-formularer.
Mange planlæggere er tilbageholdende med at sende deres hoteltilbud via tredjepartssøgemaskiner og foretrækker at indsende deres anmodninger om hotelbud direkte til hotellet og konferencecentrene.
Oplysninger i et hotel RFP
Convention Industry Council skabte nyttige værktøjer til udveksling af accepteret praksis (APEX) for at hjælpe med forberedelse af RFP.
Grundlæggende elementer for en hotelanbudsbestilling bør omfatte følgende:
- Anmoderens grundlæggende kontaktoplysninger (navn, titel, organisation, adresse, telefon, e-mail osv.)
- Begivenhedsdatoer (giv mindst to forskellige muligheder)
- Værelsesblokke er nødvendige (datoer og antal gæsteværelser)
- Anmodninger om mødelokaler (datoer, rumstørrelser, mængder)
- Krav til mad og drikke
- Krav til tilgængelighed
- Krav til forsendelse og modtagelse
- Andre relevante oplysninger
Udnyt RFP-værktøjer
Hertil kommer Global Business Travel Association (GBTA) giver sine medlemmer et omfattende hotel RFP-værktøj, som begivenhedsplanlæggere måtte ønske at overveje. Elementer i GBTA hotel RFP omfatter følgende:
- Oversigt over hotelfaciliteter
- RFP-anmoderoversigtsoplysninger
- Detaljer om gæsteværelseskontrakt
- Størrelsen af et hotels samlede mødelokale
- Samlet antal mødelokaler
- Størrelse på et hotels største balsal eller mødelokale
- Loftshøjde til største balsal eller mødelokale
- Tilgængelighed af et fast bestyrelseslokale
- Antal personer bestyrelseslokalet rummer
- Tilgængelighed af dedikeret udstillingsplads
- Udstillingsrummets størrelse
- Afstand til områdets kongrescenter
- Navn på kongrescenter
- Afgiftsprocent på mad og drikke
- Banket servicegebyr procentdel
- Skattepolitik for banketservicegebyrer
- Tilgængelighed af interne audiovisuelle (A/V) tjenester
- Rabatpolitik på interne A/V-tjenester
- Mulighed for at bruge eksterne A/V-leverandører
- Antal mødelokaler med trådløst højhastighedsinternet
- Antal mødelokaler med videokonference
- Gebyr for brug af egne A/V-leverandører
- Acceptable betalingsmetoder
- Mødepakkepriser
Derudover er det nyttigt at dele med hotellets sælgere typen af begivenhed, fordi dette giver indsigt i mødets mål.
Den gode nyhed ved at arbejde med hoteller er, at de fleste burde være ret erfarne i at arrangere lignende arrangementer sammen, og en god salgs- eller cateringchef vil være i stand til at dele flere detaljer om måder at hjælpe med at opfylde mål.
