"Omorganisering" er et af de forretningsemner, der normalt fremkalder en kynisk reaktion og kan fylde sider med Dilbert-tegnefilm. Denne skeptiske reaktion er desværre ofte velfortjent, fordi omorganisering ofte er resultatet af en organisatorisk designproces, der startede og sluttede med en organisationsdiagram, ikke betænksom ledelse.
Årsager til at omstrukturere ledere
Der er mange grunde til, at afdelings- eller virksomhedsledere beslutter sig for at omstrukturere. Nogle af de mest almindelige omfatter:
- En nøgleperson er gået: Det efterlader et tomrum og skaber mulighed for at stille spørgsmålstegn ved den eksisterende struktur. I modsætning til hvad ledelseslærebøger fortæller dig, er organisationsdiagrammer normalt bygget op omkring individer, ikke "stillinger". Ofte, når en nøgleperson forlader, bør stillingen forblive.
- Der er problemer: Disse omfatter ineffektivitet, talent uoverensstemmelser, overlappende roller, arbejdsbelastningsubalancer og andre operationelle problemer. Arbejdet bliver ikke gjort, eller det bliver ikke gjort godt.
- Det er nødvendigt for at gribe en ny mulighed: Et eksempel ville være et nyt marked, produkt eller service, og din nuværende struktur var bare ikke designet til at understøtte dine nye forretningsmål.
Selvom disse alle er gode grunde, bør omorganisering kun betragtes som én mulig mulighed. Der er ofte mindre forstyrrende måder at nå de samme mål på. Hvis du finder, at omstrukturering er nødvendig, er det dog vigtigt at håndtere processen omhyggeligt.
Hvem skal involveres i omorganisering?
Hvis bare lederen af afdelingen er involveret, er der en forpasset mulighed for kritisk input og buy-in. På den anden side, hvis hele virksomheden tæller med, kan transformationen gå for trægt, og selvejende interesser kan komme i vejen. Det er bedst at finde en mellemvej ved at inkludere en leder og et lille team af betroede rådgivere. Det er normalt de personer, der har tilstrækkelig tillid til deres stilling hos det nye selskab til at lægge deres egeninteresse til side.
Processen med organisatorisk forandring
Selvom der ikke er nogen perfekt videnskab til, hvordan omorganisering udvikler sig, er her nogle tips:
- Start med en strategi: Det er afgørende at vide, hvor organisationen eller teamet er på vej hen. For eksempel, hvad er vigtigt, hvad er ikke, og hvad er de specifikke mål? Selvom dette lyder indlysende, er det et ofte overset skridt. Hvis du kæmper med strategi, så lær hvordan skab en før du omstrukturerer organisationsdiagrammet. Husk, struktur følger altid strategi.
- Udvikl dine kriterier: List de problemer, du forsøger at løse, og de muligheder, du søger. Vurder derefter hver enkelt høj, medium eller lav i henhold til prioritet. Det bliver de kriterier, du vil bruge til at evaluere strukturelle designalternativer og til at måle din succes.
- Udvikle og evaluere designalternativer:Mange teams forelsker sig i én idé og bruger derefter al deres tid på enten at forsøge at retfærdiggøre ideen eller perfektionere den. Kom i stedet med tre eller fire ideer og rangord dem i forhold til dine kriterier. Husk, ingen mulighed er nogensinde perfekt. Der er altid afvejninger og risici. Du skal blot vælge den bedste og lave en handlingsplan for at mindske risiciene.
- Test det endelige design med scenarier: Brug tid på at teste designet ved at diskutere, hvordan forskellige forretningsprocesser ville fungere i den nye struktur. Disse "hvad nu hvis" diskussioner hjælper med at finjustere strukturen og afklare roller.
Værdien af kommunikation og teaminvolvering
Som det er tilfældet med enhver organisation lave om, god kommunikation er afgørende. Og god kommunikation er ikke kun en envejsmeddelelse om ændringen.
Interessenter, herunder medarbejdere, er mere tilbøjelige til at komme med, hvis du ikke kun deler "hvad" og "hvorfor", men forklarer de alternativer, du ikke valgte, og hvorfor. Lad interessenter vide, at du indser, at der ikke er ét perfekt valg, og anerkend de potentielle ulemper ved din plan. Denne form for åbenhed, åben dialog og autenticitet klarer sig bedre end at prøve at "sælge" dine idéer til forandring som den perfekte løsning.
Forvent ikke, at folk forstår det eller køber ind i det med det samme; chancerne er, at du ikke gjorde det i starten. Hvis du behandler mennesker som intelligente voksne, vil den respekt, du viser, blive returneret sammen med interessentstøtte.
Når du har kommunikeret med de nødvendige mennesker, skal du ikke være genert over at bede om deres hjælp. Det er menneskets natur, at folk vil støtte det, de var med til at skabe, og mens dit team måske ikke har haft en mulighed for at skabe den nye organisationsstruktur, kan de spille en stor rolle i implementeringen lave om. Det er endnu en mulighed for dig at få værdifuldt input til at finjustere den nye struktur.
Omstrukturering er altid forstyrrende og fyldt med udfordringer og risici. Det bør aldrig tages let på, og eventuelle ændringer bør altid have en holdbarhed på mindst fem år. Hvis du følger disse retningslinjer, vil du have en bedre chance for at nå dine mål og minimere forstyrrelser og angst.
