Numeriske vurderinger er en metode til at vurdere din medarbejders præstation over en vurderingsperiode. Hvis de ikke implementeres korrekt, kan numeriske vurderinger forårsage forvirring, stress og interne konflikter mellem medarbejdere.
Moderne virksomheder begynder at bevæge sig væk fra numeriske præstationsvurderinger til andre metoder. Selv med presset fra akademikere og virksomheder, der fremhæver den forældede værdi af dette præstationsmålesystem, kan du stadig bruge det til at fremme en produktiv og glad arbejdsstyrke.
Grunde til at bruge numerisk vurdering
Ifølge Dick Grote, forfatter til The Secrets of Performance Appraisal: Best Practices from the Masters, strenge vurderinger af talent og potentiale hjælper virksomheder med at gøre store fremskridt i udviklingen kulturer af ydeevne.
Stanley B. Malos, J.D., Ph.D. gør seks Grundlæggende anbefalinger til juridisk forsvarlige præstationsvurderinger i Aktuelle juridiske spørgsmål i præstationsvurdering. Disse seks anbefalinger sætter scenen for, hvad der gør et vurderingssystem sundt og potentielt motiverende.
Ifølge Malos bør vurderingskriterier:
- være objektiv frem for subjektiv
- være jobrelateret eller baseret på jobanalyse
- være baseret på adfærd frem for karaktertræk
- være inden for den vurderede medarbejders kontrol
- vedrører specifikke funktioner, ikke globale vurderinger
- kommunikeres til medarbejderen
Malos citerer også proceduremæssige anbefalinger for juridisk forsvarlige præstationsvurderinger. Hans anbefalinger er, at procedurer bør:
- være standardiseret for alle personer inden for en jobgruppe
- give besked om præstationsmangler og muligheder for at rette dem
- give skriftlige instruktioner og oplæring til bedømmere
- kræver grundig og konsistent dokumentation på tværs af bedømmere, der inkluderer specifikke eksempler på præstationer baseret på personlig viden
- bruge flere, forskelligartede og uvildige bedømmere
- formelt kommunikeres til medarbejderne
- give medarbejderne adgang til at gennemgå vurderingsresultater
- give formelle appelmekanismer, der giver mulighed for medarbejdernes input
- etablere et system til at opdage diskriminerende virkninger eller misbrug af systemet.
Numerisk vurderingssystem retningslinjer
De følgende ti retningslinjer vil hjælpe med præstationsmåling og vurderingssystem, som er motiverende snarere end konfronterende.
- Udfør en grundig jobanalyse for at give dig kriterierne for måling af ydeevne
- Udvikle effektive målinger, der fortæller folk, hvad de gør godt, og hvad de ikke gør
- Etabler ligefremme, ærlige kriterier, der fortæller folk præcis, hvad de skal gøre for at opnå en bestemt numerisk vurdering. Meget af tiden bliver folk gennemgået og derefter givet generelle instruktioner om, hvordan man kan forbedre sig
- Læg større vægt på identifikation og vurdering af kompetencer
- Kommuniker de etablerede kriterier til de mennesker, der har brug for informationen for at kunne fungere effektivt. Hvis informationen oversættes dårligt til et tal, skal du kommunikere et billede af de forventede resultater, der er forståeligt og mere kvantificerbart
- Opnå medarbejdernes input ved fastlæggelse af kriterierne og målingerne for de numeriske vurderinger
- Gennemgå medarbejderens fremskridt på de definerede kriterier, mål og kompetencer regelmæssigt. Månedlige intervaller er gode, men du bør prøve at etablere flere feedbacksessioner for dem, der måtte have brug for det
- Undgå "horn" eller "halo"-effekten. Hvis en person opfylder alle fastsatte kriterier i to måneder og derefter misser målet for den tredje måned i en kvartalsrapporteringsperiode, skal du tage alle tre måneder i betragtning
- Medarbejderen skal se og læse deres præstationsvurderinger og rangeringer og forstå, hvordan konklusionerne blev nået
- Læg ansvaret for at rapportere præstationer på medarbejderne ved at kræve, at de oplister deres præstationer under anmeldelser til sammenligning
Et eksempel på kriterier for en leders vurdering og succes kunne omfatte følgende erklæring, der opnår de højeste karakterer, de ville give. Læg mærke til billedet malet af lederen:
For de højeste karakterer skal du arbejde på at øge kundetilfredsheden med 50 % målt ved kundekommentarkort; øge rentabiliteten af snackbutikken med 20 % og præsentere et miljø med renlighed og effektivitet, hvor der ikke er papir strøer gulvet, borde tørres af og ryddes, så snart kunderne går, og affaldet tømmes før skraldet overstiger containere.
Der blev også etableret og kommunikeret kriterier for en numerisk bedømmelse i mellemklassen og en dårlig numerisk bedømmelse. Denne leder sørgede for, at der ikke var spørgsmål om forventninger til præstationskarakterer.
Involver medarbejderne
Medarbejdere skal også tage ansvar for deres vurderinger. Mange husker ikke kriterierne for højere karakterer, var ikke opmærksomme eller forstod ikke ratingsystemet.
Samtidig bør medarbejderne holde styr på deres egne præstationer og præstationer eller mangel på samme. En leder kunne få en medarbejder til at indsende en liste over deres præstationer for perioden, så lederen kan sammenligne de oplysninger, de har, med de oplysninger, medarbejderen giver.
Dette giver lederen et mere klart billede af, hvad medarbejderen synes om sig selv og viser, hvor godt de forstår præstationsmålesystemet. Det holder også medarbejderen ansvarlig for at sikre, at deres præstationer noteres under evalueringen og pålægger medarbejderen forpligtelsen til nøjagtighed.
Hvis medarbejdere er i stand til at få adgang til deres data og måle deres egen præstation, bør de selv kunne se, hvordan de klarer sig. I eksemplet fra lederen beskrevet tidligere, hvis en medarbejder var i stand til at se, at de havde kun øgede kundetilfredsheden med 48 %, ville de ikke blive overrasket over deres karakterer under gennemgangen tid.
Hvis data er tilgængelige for medarbejderne i hele perioden, er lederen i stand til at sikre, at medarbejderne ved, hvilke skridt de skal tage for at forbedre deres vurderinger ved at give løbende feedback.
Når medarbejdere og ledere begge er i stand til at få adgang til deres data, kan de have en tosidet diskussion om deres karakterer. Begge kan se, hvordan medarbejderen præsterede, og der kan indgås aftaler om en nøjagtig numerisk vurdering for hver enkelt medarbejder.
Afsluttende tanker
Udført godt kan præstationskriterier og vurderinger bidrage til en positiv og motiverende oplevelse for organisationens medlemmer. Tilstedeværelsen af numeriske vurderinger og præstationskriterier i dit præstationsstyringssystem kan hjælpe dig med at formulere den kultur, du har brug for for at få succes som organisation.
Når medarbejderne ved, hvad der forventes af dem, og er involveret i deres egen vurdering, tager de ejerskab over deres præstationssporing. De oplever meget få overraskelser og har klare mål at arbejde hen imod. De kender de belønninger og anerkendelse, de vil opnå.
Hvis du indstiller et numerisk bedømmelsessystem til præstationsmåling, skal du sikre dig, at topkaraktererne er opnåelige. Det er meget almindeligt i denne type systemer, at ledelsen hævder, at der ikke er nogen perfekt vurderet medarbejder - hvilket betyder, at der aldrig vil være en top-markeret medarbejder.
Hvis dit system bedømmer medarbejdere på en skala fra fem, og du har en medarbejder, der opnår alt på de offentliggjorte kriterier, så giv dem en vurdering på fem, de fortjener. En vurdering på 4,9 for en person, der har opnået alt, vil være demoraliserende og få medarbejdere til ikke at stræbe efter højere vurderinger.
