Arbejdsgivere modtager ofte et overvældende antal ansøgninger om jobåbninger, hvilket nemt kan oversvømme HR-afdelinger. Ansøgersporingssystemer (ATS) er en type software designet til at hjælpe med at organisere og strømline ansættelsesprocessen.
Det er mere og mere almindeligt at bruge en ATS - Jobscan rapporterer, at næsten 99 % af Fortune 500-virksomheder bruger en.
I mellemtiden fandt en digital rekrutteringsundersøgelse udført af KellyOCG og Human Capital Media, at 66 % af rekrutteringsorganisationer brugte en eller anden form for ATS til rekruttering af ledelse og/eller compliance.
Hvis du overvejer en ATS til din virksomheds ansættelsesproces, er her, hvad du behøver at vide om teknologien, før du går i gang.
Hvad er ansøgersporingssystemer?
Ansøgersporingssystemer er software, der bruges af personaleafdelinger og virksomhedsejere til at hjælpe med at styre ansættelsesprocessen. Databasen gemmer, arkiverer og sorterer jobansøgninger.
Med snesevis af forskellige muligheder for ATS tilgængelige, kan det være skræmmende at vælge den rigtige platform til din virksomhed. Afhængigt af softwaren kan ATS bruges til at udføre opgaver som f.eks. opslag til jobtavler, parse genoptages, identificere topkandidater, planlægge interviews og forudsige præstationsanalyser, blandt andet funktioner.
Hvorfor bruger arbejdsgivere en ATS?
Mange jobsider kan prale af nemme ansøgningsprocesser og giver jobsøgende mulighed for at uploade et CV og søge stillinger med blot et enkelt klik. Som et resultat bliver arbejdsgivere ofte oversvømmet med ansøgninger, hvoraf mange kommer fra ukvalificerede kandidater.
En ATS hjælper ansættelsesledere med at organisere svarene. Ved at bruge nøgleord eller andre måloplysninger kan systemet markere topkandidater og se bort fra ukvalificerede ansøgere – hvilket sparer ansættelsesledere for opgaven med at sortere gennem hver ansøgning.
Mange ATS kan også planlægge interviews med potentielle kandidater og undgår alle frem og tilbage e-mails. Bortset fra de tidsbesparende overvejelser, er en hovedfordel ved ATS, at det fremskynder ansættelsestiden ved at automatisere opgaver, som ville tage en HR-medarbejder betydeligt længere tid at udføre.
En undersøgelse foretaget af Capterra viste, at 94 % af rekrutterere og talentchefer, der brugte en form for rekrutterings- eller ansøgersporingssoftware, sagde, at det forbedrede deres ansættelsesproces. Kun 5 % rapporterede, at det havde en negativ effekt.
Hvordan fungerer ansøgersporingssystemer?
En ATS passer til en virksomheds nuværende ansættelsessted og automatiserer mange opgaver i ansættelsesprocessen. Den samler, opbevarer og sorterer ansøgninger og kan prioritere topkandidater, mens den ser bort fra ukvalificerede ansøgere. Her er nogle almindelige funktioner, som en ATS tilbyder - værktøjer varierer afhængigt af omkostninger, størrelse og systemforskelle:
- Opslå jobåbninger på tværs af flere jobtavler
- Søger profiler på sociale medier efter nøgleord for at finde potentielle kandidater
- Organisering af ansøgninger og regulering af deres status
- Analyse og vurdering genoptages
- Søgning genoptages efter søgeord eller forudbestemte filtre såsom arbejdshistorie, uddannelse eller erfaring
- Afsendelse af samtaleanmodninger og koordinering af tidspunkter
- Video interviews
- Baggrundstjek
- Automatisk udsendelse af tilpassede e-mails
- Sporing af svar
- Genoptag opbevaring
Hvor meget koster en ATS?
Du kan forvente at betale alt fra $5.000 til $50.000 årligt afhængigt af størrelsen af din virksomhed og typen af system og funktioner, du leder efter i en ATS. Nogle udbydere tilbyder gratis tjenester til personer, der behandler under 20 job om året. De fleste platforme falder under $10.000 om året.
For at finde den ATS, der passer bedst til dine behov og budget, Society for Human Resource Management (SHRM) tilbyder et nyttigt sammenligningsskema der viser platforme efter prøveklienter, omkostninger og systemfunktioner.
Fordele og ulemper ved at bruge en ATS
Fordele
Automatiserer processen for at spare tid
Fremskynder ansættelsestiden
Giver bedre kandidatoplevelse
Gør det nemmere at spore CV'er
Giver performance og dataanalyse
Ulemper
Genoptag parsing giver plads til tekniske problemer
Kandidater kan slippe gennem sprækker
Åbner dør for "søgeordsfyld"
Større investering og læringskurve
Fordele ved at bruge en ATS forklaret
- Automatiserer processen for at spare tid: En stor fordel ved at bruge en ATS er, at den kan spare HR-teams for en masse arbejde ved at automatisere tidskrævende dele af ansættelsesprocessen.
- Fremskynder ansættelsestiden: En anden fordel ved en ATS er, at den fremskynder ansættelsestiden, hvilket sparer penge og hjælper med at fastholde topkandidater. GetApp fandt, at 86 % af de adspurgte ATS-brugere rapporterede en stigning i den hastighed, hvormed de ansætter kandidater.
- Giver bedre kandidatoplevelse: Brug af en ATS skaber ofte en bedre kandidatoplevelse, involverer ansøgere gennem hele processen og giver dem opdateringer om deres fremskridt. Mange tilbyder mobilvenlige platforme for øget tilgængelighed. Nogle platforme understøtter flere sprog og dialekter.
- Gør det nemmere at spore CV'er: CV'er gemmes i en database, så arbejdsgivere kan kontakte ansøgere, hvis de passer godt til fremtidige stillinger.
- Giver performance og dataanalyse: Nogle ATS-platforme tilbyder forudsigende præstationsanalyse. Et ATS giver ansættelsesteams data til at analysere deres processer og identificere, hvad der fungerer, og hvor der skal foretages ændringer.
Ulemper ved at bruge en ATS forklaret
- Genoptag parsing giver plads til tekniske problemer: CV'er, der er unikt formateret eller bruger tabeller eller kolonner, kan forårsage parsingsfejl i en ATS. På samme måde kan unikke skrifttyper, sidehoveder og sidefødder eller ikke-standardiserede sektioner forårsage organisatoriske problemer.
- Kandidater kan slippe gennem sprækker: Kvalificerede kandidater kan slippe igennem. En ATS er designet til at lede efter specifikke søgeord eller filtre, såsom erhvervserfaring eller færdigheder. Topansøgere, der ikke opfylder de nøjagtige kriterier, kan ses bort fra.
- Åbner dør for "søgeordsfyld": Kandidater, der er fortrolige med en ATS, kan drage fordel af platformen ved at fylde deres ansøgning fuld af nøgleord for at manipulere søgeresultaterne. I dette tilfælde ser du ikke nødvendigvis de mest kvalificerede ansøgere, men snarere dem, der ved, hvordan man spiller systemet.
- Større investering og læringskurve: Opsætning af en ATS er en investering, og der vil være en læringskurve til at ombord på hele teamet og opdatere din virksomheds nuværende teknologi, så den fungerer sammen med softwaren.
Særlige hensyn
Det er vigtigt for arbejdsgivere at være opmærksomme på juridiske overvejelser, når de bruger en ATS, og at sikre, at de overholder Kommission for lige muligheder for beskæftigelse (EEOC) og Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) forskrifter. Virksomhedsejere bør sikre, at deres ATS rapporterer og indsamler de nødvendige oplysninger for at forblive i overensstemmelse med kravene.
At bruge en ATS betyder ikke automatisk, at den vil være i overensstemmelse med reglerne. Sørg for, at du overholder alle ansættelseslove på hvert trin af processen, og er bekendt med eventuelle specifikke krav, der kan være gældende for din branche.
De, der får adgang til en ATS, skal trænes i at indtaste kriterier på passende vis og holde ansøgerdata sikre. Sørg for at verificere datasikkerheden samt hyppigheden af sikkerhedsforanstaltninger og standardopdateringer med din ATS-platform.
Nøgle takeaways
- Ansøgersporingssystemer (ATS) er et populært værktøj til at hjælpe en ansættelseschef med at organisere, rangere og gemme ansøgninger. De kan være effektive tidsbesparere og reducere en virksomheds tid til at ansætte, hvilket sparer penge og bevarer toptalent.
- Selvom en ATS kan give mange fordele, er det vigtigt at huske på, at det ikke er en erstatning for den menneskelige berøring under ansættelsesprocessen. Automatiseret CV-parsing kan føre til tekniske problemer - dem, der ikke følger et standardformat, kan forårsage fejl eller blive ignoreret.
- Applikationer, der ikke indeholder de rigtige søgeord eller arbejdserfaring, kan også overses. Dette kan få topansøgere til at glide mellem sprækkerne.
- Brug af en ATS betyder ikke automatisk, at den vil opretholde overholdelse af reglerne. Sørg for, at du til enhver tid overholder ansættelseslovgivningen og er bekendt med eventuelle specifikke krav til din branche.
