Hvis du nogensinde har bestilt produkter eller forbrugsvarer til din detailbutik, er du muligvis blevet spurgt, om du har et PO-nummer. En indkøbsordre (PO) er en skriftlig salgskontrakt mellem køber og sælger, der beskriver de nøjagtige varer eller tjenester, der skal ydes fra en enkelt leverandør. Den vil specificere betalingsbetingelser, leveringsdatoer, vareidentifikation, mængder, forsendelsesbetingelser og alle andre forpligtelser og betingelser.
Indkøbsordrer er generelt fortrykte, nummererede dokumenter genereret af forhandlerens økonomistyringssystem. Med andre ord, hvis du bruger et regnskabsprogram som f.eks QuickBooks, når du bestiller produkter fra en leverandør, vil den oprette en indkøbsordre til dig i systemet. Formålet med PO'en er at skabe et sporbart dokument i dit regnskabs- eller POS-system, der skal bruges på alle mulige gavnlige måder til at drive din virksomhed.
Sådan fungerer indkøbsordrer med et lagersystem
- En PO fortæller dit lagersystem, hvad du har på ordre. Hvis du bruger en åbent-til-køb system, det ved ikke at bestille mere af et produkt, fordi de allerede er nogle bestilte.
- Det kan etablere købsspecifikationer med leverandøren. For eksempel indeholder den naturligvis mængderne af hvert produkt, du bestiller, men den beskriver også betalingsmetoden, hvis vilkår du betaler for produkterne (inklusive dating), og den metode, hvorpå du vil have produkterne sendt til din butik.
- Mange leverandører har et sæt eller standardsystem, de bruger til fakturering og fragt. Så uden nogen instruktioner, vil de som standard bruge UPS-jord, når de for eksempel sender til dig. Men du kan få brug for det hurtigere, og PO kan kommunikere det.
- En PO er et ansvarlighedsdokument for alle parter. Det er meget nemt at lave fejl ved bestilling. Men når alt er på skrift, er det svært at argumentere. Jeg kan huske mange gange, hvor jeg blev faktureret og faktureret forkert fra en leverandør, men havde min indkøbsordre til at sikkerhedskopiere den og fik den tilbageført eller rettet.
- Et eksempel på dette, jeg fik en faktura på 300 kasser af skocreme, da jeg bestilte 300 stykker. Der er 100 styk i en æske, så du kan forestille dig, hvor meget højere fakturaen var, end den skulle være.
- Når varen ankommer fra leverandøren, kan du tjekke den ind mod PO og sikre dig, at forsendelsen er korrekt.
- Endelig giver det alle dine medarbejdere mulighed for at blive involveret. For eksempel kan én medarbejder bestille, og en anden kan modtage.
En af de andre fordele ved indkøbsordrer er din kreditværdighed. Banker vil ofte se på dine PO'er for at afgøre, om du er solvent. En solid indkøbsordreproces kan hjælpe dig med at blive godkendt. En dårlig vil resultere i, at du ikke får et lån. Det kan også bruges til kredit hos leverandøren. For eksempel kan nogle leverandører kræve, at du betaler kontant, når du bestiller. Efter en periode med at have handlet med dig, kan de tillade dig at indsende en PO kontra et kreditkort. Dette er enormt til at administrere din pengestrøm.
PO'er er en almindelig praksis i detailhandlen. Og enhver POS- eller regnskabssoftware, du måtte installere i din butik, vil have en PO-komponent til dig.
