En generel voicemail-hilsen er, hvad opkaldere bliver mødt med, hvis du ikke er i stand til at besvare telefonen på arbejdet. Det er den daglige hilsen, der bruges som standard, medmindre du har oprettet en midlertidig hilsen, såsom en vækbesked, mens du er på ferie, eller en særlig besked under en ferie. Denne generelle voicemail-hilsen afspilles for både eksterne opkald, der kommer fra uden for din virksomhed, og interne opkald foretaget af personer, der ringer fra et andet lokalnummer i dit firma.
Da du aldrig ved, hvornår opkalderne vil høre denne besked, er det bedst at holde denne hilsen kort, professionel og generel. Her er et par tips og ideer, du kan bruge til at optage en passende voicemail-hilsen.
Tips til optagelse af din voicemail-hilsen
Når du optager denne besked, skal du tale tydeligt, og din besked skal være kortfattet. Sørg for at stave din navn eller e-mailadresse hvis du beder den, der ringer om at følge op med skriftlig korrespondance.
Du vil også sørge for at optage din hilsen på et tidspunkt og sted med minimal baggrundsstøj. På den måde vil din stemme være klar og dit budskab let at forstå, uden noget som en skraldebil udenfor eller støjende møde ved siden af for at overdøve dig eller distrahere den, der ringer op.
Vigtigst af alt, vil du gerne øve din optagelse flere gange, og lytte til hvert forsøg, indtil du er tilfreds med, at den er poleret og professionel.
Undgå datoer og tidsrammer for, hvornår du ringer tilbage – du har trods alt ingen mulighed for at vide, hvornår den, der ringer, vil høre beskeden.
Eksempler på generelle talebeskeder
Her er et par ideer til hilsner, der kan få dig i gang, lige fra strengt forretningsmæssigt til en mindre formel hilsen.
- Hej, du har nået Jim Smith. Jeg kan desværre ikke besvare dit opkald lige nu, men jeg vil gerne vende tilbage så hurtigt som muligt. Så læg venligst en besked til mig efter bippet.
- Hej, det er Jim Smith. Jeg kan ikke tage telefonen lige nu, men hvis du lægger en besked til mig med dit navn og telefonnummer, ringer jeg tilbage hurtigst muligt.
- Du har nået Jim Smith. Jeg kan ikke besvare dit opkald i øjeblikket, men tøv ikke med at lægge en besked efter tonen. Jeg ringer tilbage så snart jeg kan. Hvis du har brug for øjeblikkelig hjælp, bedes du ringe til min assistent, Susan Jones, på lokalnummer 6338. Tak fordi at du ringede. Farvel.
- Du har nået Jim Smith inden for driftsteknologi. Desværre kan jeg ikke tage dit opkald lige nu, men hvis du lægger en besked og oplyser dit navn og telefonnummer, vender jeg tilbage til dig hurtigst muligt. Du kan også kontakte mig via e-mail på [email protected]. Tak fordi at du ringede.
- Hej, du har nået Jim Smith. Jeg kan ikke tage telefonen lige nu, men jeg ringer tilbage så hurtigt som muligt. Hvis det drejer sig om en nylig ordre, bedes du ringe til vores Kunde service Afdeling på 1-800-555-1212. De er tilgængelige mandag til fredag fra 8.00 til 17.00. Østlig tid. Eller du kan logge ind på vores hjemmeside på XYZ.com. Ellers bedes du efterlade en besked efter bippet.
- Tak fordi at du ringede. Du er nået til Jim Smiths kontor. Jeg taler enten med en anden klient i øjeblikket, eller også er jeg væk fra mit skrivebord. Hvis dette er en nødsituation, bedes du ringe til min telefonsvarer på 1-800-555-1212, som er operationel 24/7. Ellers bedes du efterlade en detaljeret besked efter tonen, så ringer jeg tilbage, når jeg er ledig. Tak skal du have.
- Hej, du har nået Jim Smith i XYZ-afdelingen. Jeg er ikke tilgængelig i øjeblikket, men hvis du lægger en besked med dine kontaktoplysninger, vil jeg være sikker på at vende tilbage til dig inden udgangen af arbejdsdagen. Hvis du har fået fat i mig efter lukketid eller i weekenden, og du har brug for øjeblikkelig hjælp, bedes du kontakte vores callcenter på 1-800-555-1212. Hav en god dag.
Juster og personaliser nogen af disse muligheder, så de passer til din virksomhedskultur og din personlighed, men prøv ikke at gå for langt fra disse grundlæggende ting.
Fang lytterens opmærksomhed
Farvelægning uden for linjerne er ikke for alle, især hvis du arbejder i et formelt virksomhedsmiljø. Men hvis du arbejder i et optimistisk erhverv som salg eller endda har en mere reserveret stilling på et sted som en videnskabsfond, skal du ikke være bange for at blive kreativ at få nogens opmærksomhed. For eksempel kan du afslutte din talebesked ved at stille et sjovt fakta-spørgsmål såsom: "Hvis du borer et hul i jorden fra top til bund og hopper ind, hvor lang tid vil det tage at nå bunden?" Lad den, der ringer, vide, at hvis de svarer rigtigt (42 minutter), vil de nå toppen af dit tilbagekald liste.
Hvis du tjener til livets ophold som motivationstaler, kan du afslutte dit budskab med et motiverende citat. I begge tilfælde skal du sørge for at holde din afsluttende bemærkning kort og professionel.
