Som mange virksomhedsejere kan du frygte tanken om en fysisk arbejdskompensationsrevision. Udsigten til en revision kan virke mindre skræmmende, hvis du ved, hvilke optegnelser forsikringsselskabet har brug for og organiserer dem på forhånd. Nogle avancerede forberedelser fra din side vil hjælpe med at sikre, at revisionen går hurtigt og problemfrit.
Planlægning af revisionen
Hvis dit arbejdsskadeforsikringsselskab planlægger at gennemføre en fysisk revision, skal det give dig besked via brev eller telefon kort efter, at din arbejdsskadepolitik er udløbet. Revisionen skal planlægges til en dato, der passer dig. Du skal bruge tilstrækkelig leveringstid til at indsamle de nødvendige oplysninger. Bed forsikringsselskabet om en liste over de data, revisoren vil kræve til revisionen.
Bemærk, at din tildelte revisor muligvis er en medarbejder af forsikringsselskabet. Nogle forsikringsselskaber har en intern revisionsafdeling bemandet med deres medarbejdere. Andre outsourcer revisionsfunktionen til et uafhængigt revisionsfirma. Processen bør være den samme, uanset om en forsikringsmedarbejder eller en kontrahent udfører revisionen.
Optegnelser, du skal bruge
Revisoren skal bruge finansielle data for den periode, der er dækket af den politik, der revideres. Her er den type oplysninger, du kan blive bedt om at give:
- Regnskabsbog
- Skatteformularer, især formular 941 og 944, Employers Federal Tax Return (henholdsvis kvartalsvis og årlig)
- Registrering af kontante udbetalinger
- Betalinger for ydelser leveret af uafhængige entreprenører. Revisoren skal verificere, at disse arbejdere ikke er dine ansatte.
- Betalinger for ydelser leveret af underleverandører
- Forsikringsbevis for hver underleverandør, du hyrede
- W-2 og 1099 formularer
- Jobbeskrivelse for hver medarbejder. Sørg for, at den nøjagtigt beskriver arbejderens pligter.
- Beskrivelse af din virksomheds drift
- Lønoptegnelser for policens løbetid. Revisoren skal verificere alle lønkilder, der gives til hver medarbejder (løn, bonusser osv.).
- Lønbegrænsninger gældende for direktører, partnere, enkeltmandsvirksomheder eller andre hovedstole, der er omfattet af policen
- Arbejdsark til din erfaringsvurdering
Når du har indsamlet de nødvendige data, skal du organisere dem. Sæt alle dine lønregistreringer (såsom W-2-formularer, lønsedler og overarbejde) sammen, så oplysningerne er let tilgængelige. Ligeledes placeres alle oplysninger relateret til underleverandører, herunder betalingsbeløb og forsikringsbeviser, ét sted. Din indsats vil betale sig, hvilket gør revisionen nemmere og hurtigere.
Møde med revisor
Når revisor ankommer, skal du lede ham eller hende til et roligt sted, hvor den enkelte kan arbejde uden at blive forstyrret. Prøv at være samarbejdsvillig og svar så godt du kan på revisors spørgsmål. Hvis du beder en betroet medarbejder om at mødes med revisoren på dine vegne, skal du sørge for, at han eller hun:
- kender din virksomhed godt
- forstår alle faser af din virksomheds drift
- ved hvilke opgaver den enkelte medarbejder udfører
- forstår din virksomheds arbejdskompensationspolitik, herunder de klassifikationer, den indeholder
- forstår dit firmas finansielle poster, herunder løndata, så han eller hun kan besvare spørgsmål fra revisor
Hvis din virksomhed bruger et eksternt bogholderifirma til at varetage dine regnskabs- og lønfunktioner, kan du så sende revisoren til dit bogholderkontor? Ingen! Din bogholder kan levere de regnskaber, som revisor har brug for, men en fysisk revision skal udføres i dit lokaler.
Hvad er inkluderet i lønningslisten?
Grundlaget for arbejdsskadepræmier er vederlag (løn), den økonomiske værdi af de tjenester, dine medarbejdere leverer til din organisation. Dit forsikringsselskab beregner din præmie ved at gange en sats gange dit vederlag og dividere resultatet med 100. NCCI og nogle statslige arbejdsskademyndigheder giver en skriftlig definition af vederlag. Mens definitionen varierer fra stat til stat, omfatter den generelt følgende:
- Bruttoløn, herunder løn og løn med tilbagevirkende kraft
- Samlede provisioner modtaget af en arbejder inklusive eventuelle trækninger mod dem
- Bonusser inklusive aktiebonusplaner
- Ferie, ferie og sygedagpenge
- Overtidsbetaling. I de fleste stater beregnes overtidsbetaling til den lige-tidssats. For eksempel, hvis en arbejdstagers timepris er $20, og han bliver betalt $600 for 20 timers overarbejde, vil kun $400 af overtidsbetalingen blive inkluderet som vederlag.
- Betalinger foretaget af dig, som ellers ville være blevet tilbageholdt fra medarbejdernes løn som krævet ved lov for social sikring, Medicare eller en pensionsordning
- Udbetaling til arbejdstagere på et andet grundlag end arbejdet. Eksempler er akkordarbejde, overskudsdeling eller incitamentsordninger.
- Betaling eller godtgørelser for håndværktøj eller håndholdt elværktøj, som arbejdere bruger til at udføre deres arbejde
- Lejeværdi af en lejlighed eller et hus leveret til en medarbejder. Også værdien af andet logi og måltider modtaget af en arbejder som en del af hans eller hendes løn
- Betalinger fratrukket arbejdernes bruttoløn for pension, cafeteria eller opsparingsordninger
- Løn for ansatte hos uforsikrede underleverandører (se kommentarer nedenfor)
Hvad er udelukket fra lønningslisten?
Betydningen af vederlag typisk udelukker visse omkostninger. Mens udelukkelserne varierer fra en stat til en anden, udelukker de fleste stater følgende:
- Tips og andre drikkepenge modtaget af medarbejdere
- Indbetalinger fra arbejdsgiver til gruppeforsikring eller pensionsordninger
- Fratrædelsesgodtgørelse (bortset fra for arbejdet tid)
- Rabat på varer købt hos arbejdsgiveren
- Refunderet erhvervsudgifter
- Betal for aktiv militærtjeneste
- Ensartede godtgørelser
Klassifikationer
En af en revisors primære opgaver er at sikre, at din virksomhed er korrekt klassificeret. For at foretage denne vurdering vil revisor gennemgå din virksomheds drift og derefter afgøre, om klassifikationerne på din politik er passende.
Revisoren begynder typisk med at evaluere din grundlæggende klassifikation. Det er den klassifikation, der bedst beskriver din samlede virksomhed. Det er ofte det samme som styrende klassifikation, som er den klassifikation, der er tildelt mest løn. Antag for eksempel, at du driver et maskinværksted. Nogle af dine medarbejdere arbejder med drejebænke, mens andre betjener boremaskiner eller stansemaskiner. De aktiviteter, der udføres af dine medarbejdere, varierer fra arbejder til arbejder, men alle passer til din grundlæggende klassifikation, Machine Shop. Da det meste af din løn går til maskinværkstedsarbejdere, er Machine Shop din styrende klassifikation.
Nogle medarbejdere kan udføre opgaver, der kræver separate klassifikationer. Antag for eksempel, at dit maskinværksted beskæftiger en kontorist, der udfører sit arbejde på et lukket kontor væk fra andre arbejdere. Denne medarbejder vil sandsynligvis blive tildelt klassifikationen Clerical Office Employee frem for Machine Shop.
Klassifikationssystemer for arbejdsskadeerstatning er baseret på komplekse regler, som kan være svære for forsikringstagere at forstå. Hvis din revisor omklassificerer din virksomhed eller beregner din præmie på en måde, du ikke forstår, så spørg ham eller hende om en simpel forklaring. Hvis du stadig er forvirret, så spørg din agent eller mægler om hjælp.
Underleverandører
Mange stater har love, der pålægger entreprenører ansvar, der hyrer uforsikrede underleverandører. Disse love vil gælde for dig, hvis din virksomhed fungerer som entreprenør, og den giver arbejde i underentreprise til andre.
Antag for eksempel, at din virksomhed, ABC Construction, hyrer en underleverandør kaldet P&J Plumbing til at udføre rørarbejde i en bygning, du er ved at renovere. En medarbejder hos P&J kommer til skade på jobbet og forsøger at opkræve arbejdsskadeydelser fra sin arbejdsgiver. Arbejderen er mislykket, fordi P&J ikke har købt arbejdsskadedækning. I de fleste stater kan den skadede arbejdstager søge fordele i henhold til din arbejdstagers erstatningspolitik.
Forsikringsselskaber er ved lov forpligtet til at yde fordele til skadede medarbejdere fra uforsikrede underleverandører, som er ansat af deres forsikringstagere. Din revisor vil således gennemgå dine skattedokumenter, herunder alle 1099-skemaer, du har udstedt til underleverandører. Han eller hun vil verificere, at du har fået et forsikringsbevis fra hver underleverandør, du har hyret. Hvis en underleverandør ikke har fremlagt bevis for arbejdsskadeforsikring, vil revisoren opkræve dig en ekstra præmie for denne entreprenørs forsikringsdækning.
Taksten for en uforsikret underleverandør afhænger af, hvilken type arbejde underleverandøren har udført. Hvis underleverandøren eksempelvis udførte tagarbejde, så vil taksten for den gældende tagklassificering blive anvendt. Satsen vil blive anvendt på hele eller en del af omkostningerne ved det underentreprisearbejde. Hvis de penge, du betalte til underleverandøren, kun var til arbejdskraft, vil hele prisen (divideret med 100) blive brugt som grundlag for præmien.
Entreprenør versus underleverandør
Hvis din virksomhed ikke er en entreprenør, er du så ansvarlig for skader pådraget af ansatte hos uafhængige entreprenører, du hyrer? Svaret er generelt nej. En entreprenør driver en uafhængig virksomhed og er ansvarlig for at yde arbejdstagerkompensation til sine tilskadekomne medarbejdere.
Antag for eksempel, at du ejer en detailbutik. Du hyrer en Fabulous Flooring, en gulventreprenør, til at rive et gammelt gulv ud i din butik og erstatte det med et nyt. Du skitserer det resultat, du ønsker (et nyt gulv), og Fabulous klarer opgaven. En fantastisk supervisor overvåger arbejdet, sætter arbejdsplaner og dikterer, hvordan medarbejderne udfører deres job. Hvis en Fabulous-medarbejder kommer til skade under installationen af dit nye gulv, vil Fabulous (ikke dit firma) være forpligtet til at yde fordele.
Der er nogle situationer, hvor en virksomhed kan blive holdt ansvarlig for skader på ansatte hos en uafhængig entreprenør. Du bør derfor insistere på, at alle uafhængige entreprenører fremlægger et forsikringsbevis om, at de har købt en arbejdsskadeforsikring.
