Juridiske receptionister er gatekeepere i et advokatfirma eller en juridisk afdeling. De arbejder i receptionen i advokatfirmaets lobby eller venteområde, hilser på kunder og besøgende og besvarer indgående opkald. Siden receptionist er ofte den første person, som kunder og besøgende interagerer med, er han eller hun vigtig for virksomhedens image og skal være poleret, professionel og velformuleret.
Dette job er en fantastisk måde at bryde ind på det juridiske område som receptionister kan arbejde i advokatfirmaer, regeringskontorer, juridiske afdelinger, spillesteder for offentlig interesse og retsbygninger. eller advokatfirmas. De, der udmærker sig, forfremmes ofte til andre stillinger i firmaet, såsom juridisk receptionist supervisor, juridisk sekretær eller advokatfuldmægtig. Juridiske receptionister har også mulighed for at netværke med alle niveauer af personale i advokatfirmaet – fra kopirumspersonale til seniorpartnere - såvel som klienter, modstridende rådgivere, juridiske leverandører og andre besøgende.
Arbejdsopgaver
Juridiske receptionistopgaver varierer med arbejdsmiljøet og typen af praksis. På mindre kontorer kan den juridiske receptionist også fungere som advokatsekretær for en eller flere advokater. Typiske juridiske receptionistopgaver omfatter:
- Hils på kunder og besøgende og besvare besøgsforespørgsler
- Besvarelse og viderestilling af indgående opkald på et telefonsystem med flere linjer
- Planlægning og routing af kunder
- Vedligeholdelse og planlægning af mødelokaler
- Vedligeholdelse af venteområdet, lobbyen eller andre offentlige områder
- Servering af kaffe eller te til gæster
- Bestilling af forsyninger
- Scanning, fotokopiering, faxning og arkivering af dokumenter
- Indsamling og omdirigering af post og håndleverede pakker
- Verifikation af medarbejders identifikation og udstedelse af besøgskort
I mindre virksomheder kan den juridiske receptionist varetage yderligere administrative opgaver såsom fakturering, dataindtastning, tekstbehandling, oprettelse af nye sagsakter og udarbejdelse af enkel korrespondance.
Uddannelse
En gymnasieeksamen er generelt påkrævet. Nogle arbejdsgivere foretrækker måske en formel kontoruddannelse eller -uddannelse samt erfaring i et advokatkontor. Mange arbejdsgivere yder på jobtræningen.
Færdigheder
Juridiske receptionister skal besidde fremragende interpersonelle og kundeservicefærdigheder for at kommunikere med advokater på højt niveau, partnere, klienter, modstridende rådgivere, retsreportere, leverandører, personale og andre. De skal også have evnen til at betjene multi-line telefonsystemer og kontorudstyr såsom computere, printere, scannere, kopimaskiner og videokonferenceudstyr.
Stærke stave- og grammatikfærdigheder er vigtige for at modtage effektive beskeder og udarbejde korrespondance og rapporter. Kendskab til juridiske termer og jargon og forståelse for forskellige kontorformer og juridiske dokumenter er også afgørende for jobbet. Nogle juridiske receptionister, især dem, der er ansat i små advokatfirmaer, skal også være fortrolig med tekstbehandling, regneark, database og faktureringsplatforme.
Personlige karakteristikker
Da juridiske receptionister ofte er en besøgendes første forretningskontakt med firmaet eller virksomheden, er et professionelt udseende og en poleret opførsel vigtigt. Andre personlige egenskaber, der er nødvendige for jobbet, er:
- Respekt for fortrolighed og diskretion
- Detaljeorienteret
- Positiv, optimistisk holdning
- Tålmodighed i forhold til vanskelige besøgende
- Pålidelighed
Balance mellem arbejde og fritid
De fleste juridiske receptionister arbejder en standard 40-timers arbejdsuge, selvom lejlighedsvis overarbejde kan være påkrævet. Da receptionister sjældent rejser eller arbejder weekender eller aftener, giver denne besættelse en fremragende balance for elever, forældre og andre med væsentligt ansvar uden for arbejdspladsen. Jobdeling og andet fleksible jobordninger er tilgængelige hos nogle arbejdsgivere.
Kravene fra et travlt advokatkontor og interaktion med svære personligheder og stramme deadlines kan skabe et stressende arbejdsmiljø. Da juridiske receptionister ofte sidder i lange perioder og bruger meget tid på tastaturet, kan de opleve anstrengte øjne eller gentagne bevægelseslidelser såsom karpaltunnelsyndrom.
Kompensation
Lonninger til juridisk receptionist varierer baseret på virksomhedens størrelse, geografiske placering, erfaring og andre faktorer. Den gennemsnitlige timeløn for receptionister (i alle brancher) i maj 2015 var $20,77. Fordi juridiske receptionister er specialiserede, har juridiske receptionister en tendens til at tjene mere end receptionister som helhed. I små virksomheder og landdistrikter kan uerfarne juridiske receptionister begynde med mindsteløn. I den høje ende kan juridiske receptionister i New York eller Los Angeles tjene over $43.200, ifølge Bureau of Labor Statistics (BLS). De mellemste 50 procent tjente mellem $15,94 og $27,76. De laveste 10 procent tjente mindre end $12,86, og de højeste 10 procent tjente mere end $35,05. Årlige lønninger varierede mellem $26.760 og $72.890.
Juridiske receptionister i travle advokatvirksomheder tjener ofte indtægter over deres grundløn gennem overarbejde.
Outlook
Beskæftigelsen forventes at vokse hurtigere end gennemsnittet for receptionister, ifølge Department of Labor, Bureau of Labor Statistics. Jobvækst, kombineret med behovet for at erstatte arbejdstagere, der skifter til andre erhverv eller forlader arbejdsstyrken, vil generere et stort antal jobåbninger for receptionister, rapporterer BLS.
