Der begås regelmæssigt fejl i erhvervslivet og i vores personlige liv. Det er sådan, vi vokser og lærer. Men nogle fejl er dyre. Tag de nødvendige skridt for at undgå disse fem meget almindelige begivenhedsplanlægning fejl og - hvis du laver en fejl - vær sikker på at du ikke laver den samme fejl en anden gang.
Kom ikke i gang tidligt nok
Udsættelse er din fjende. Dette er en af de mest almindelige fejlplanlægningsfejl, du vil undgå. Undladelse af at starte begivenhedsplanlægningsprocessen tidligt kan forårsage en lang række problemer. Så snart en dato er valgt, og du har et generelt omfang af dit arrangement og budgettet, så gå i gang. Hoteller og andre spillesteder book i god tid, så sørg for at sikre dette så hurtigt som muligt. Undladelse af at gøre det vil begrænse dine valgmuligheder, og du vil desværre stå tilbage med det lokale, der er til rådighed. Gæstetalere og live underholdning tager også reservationer langt forud for den faktiske begivenhedsdato. Når din begivenhedsdato er sikker, så lav din research, og når du beslutter dig for din foretrukne kunstner, få en kontrakt underskrevet med det samme.
At organisere dig selv med en tjekliste for eventplanlægning er en anden opgave, der bør løses med det samme. Ved at kortlægge alle trin i begivenhedsplanlægningsprocessen, bestemme hvornår de skal afsluttes, og udvikle en tidsplan for hver, vil du have en værdifuld guide til at komme i gang og holde dig på spore. At starte for sent er en af de mest almindelige fejlplanlægningsfejl.
Kontrollerer ikke for konkurrerende begivenheder
Har du nogensinde planlagt dit arrangement kun for at erfare - når planlægningsprocessen er begyndt og begivenhedsdatoen sat - at der er en anden konkurrerende begivenhed samme dag? Kun én begivenhed vil tiltrække publikum, så tag ikke dine chancer og kryds fingre for, at de inviterede vælger dit arrangement. Undgå situationen helt.
Gør din due diligence og tjek for eventuelle begivenhedskonflikter, før det er for sent. Se på tidsplaner for industrisammenkomster (både store og små), nærhed til helligdage, store sportsbegivenheder og lokale sammenkomster, der kan skabe kaos for dem, der kører til begivenheden. Når du har besluttet dig for en dato for dit arrangement, skal du fortælle dine gæster. "Save the Date"-meddelelser og "Kommende begivenheder"-lister giver interesserede mulighed for at markere din begivenhed i deres kalendere.
Bekræfter ikke leverandører
A underskrevet sælger kontrakt er en juridisk bindende aftale og giver dig noget skriftligt for at holde sælgeren ansvarlig for de tjenester, de skal levere. Det gør dog intet for dig på tidspunktet for begivenheden, når du indser, at leverandøren er en no-show. Denne begivenhedskontrakt vil ikke servere mad til dine sultne gæster eller levere borde og stole til en tom balsal. Bekræft med hver leverandør ikke én gang, men to gange. Ja, to gange. Bekræft modtagelsen af din underskrevne kontrakt på det tidspunkt, hvor I begge accepterer vilkårene. Bekræft igen før selve begivenheden. Dette er ikke den samtale, du vil have om detaljer om levering af mad eller indretning; dette er en opfølgning specifikt for at sikre, at din begivenhed stadig er i deres kalender.
Eventleverandører booker flere arrangementer, og det er meget nemt for dit papirarbejde at fare vild i shuffle eller fejlarkiveres af en anden i virksomheden. Så sørg for, at det ikke sker, ved at vende tilbage til dem for at tjekke ind og bekræfte, at din begivenhed og detaljerne vedrørende dato, tidspunkt og tjenester, der skal leveres, faktisk er på deres tidsplan. Og hold leverandørkontrakten let tilgængelig.
Ikke at have en "Plan B"
At have en beredskabsplan er et must for enhver begivenhed, men specifikt for de begivenheder, der er planlagt til at blive afholdt udendørs. Vejrforholdene er uforudsigelige, og hvis en orkan, kraftig vind-adviserende eller gale haglstorm truer med at aflyse dit arrangement, skal du have en backup-plan. Regndatoer, alternative begivenhedssteder og ændrede aktivitetsplaner er alle muligheder, hvis dit udendørs arrangement – eller en del af det – skal flyttes indendørs.
Ud over at forberede sig på vejrusikkerheder, kan andre usædvanlige omstændigheder også tages op på forhånd. Strømafbrydelser kan mindskes ved at have en generator på stedet. Overløbsparkering kan flyttes til et andet, forudaftalt sted. Problemer med tilgængelighed af hotelværelser kan løses ved at reservere et par ekstra værelser i dit værelse hotelblok. Overvej detaljerne i din begivenhed og tænk over de områder, der er mere modtagelige for problemer, der opstår. Ved at planlægge fremad og udvikle alternative scenarier kan du undgå en af de dyreste begivenhedsplanlægningsfejl.
Ansætter ikke nok hjælp
Når det kommer til at ansætte eventpersonale, er mere bedre. Det vil koste dig flere penge, men det kan redde dit arrangement. Forestil dig dette: en backup af biler, der venter på at komme ind på en parkeringsplads, mens parkeringsvagter febrilsk forsøger at følge med. En række frustrerede gæster venter på at bestille en drik, da en server kæmper for at følge med efterspørgslen. Begivenhedsregistreringsarbejdere overvældet af det store antal gæster, der lige er ankommet, hvilket efterlader trætte rejsende, der venter alt for længe på at tjekke ind. Du forstår ideen. At have ekstra eventpersonale klar til at hjælpe i travle tider, yde ekstra service til områder i nød, løse problemer der opstår, eller være en imødekommende tilstedeværelse for ankommende gæster med spørgsmål kan løfte dit arrangement fra et godt arrangement til et fremragende begivenhed.
Hvornår ansættelse af eventpersonale, se efter de ansatte med erfaring med at arbejde med den type begivenhed, du planlægger. Lej kun professionelle, stærkt anbefalede medarbejdere. Lær dem om, hvad dit arrangement handler om, de gæster, der vil deltage, dine forventninger, og hvem deres kontaktpunkt er, hvis de har et spørgsmål eller et problem. Eventpersonale – selvom de leveres af en ekstern leverandør – repræsenterer dig og din eventplanlægningsvirksomhed. Et negativt møde med eventpersonalet vil leve videre i både gæstens og klientens hukommelse og kan forsure selv de mest veltilrettelagte arrangementer.
