Event management og begivenhedsplanlægning bliver ofte kastet rundt i flæng, selvom de er to meget forskellige ting. Helt enkelt er planlægning og ledelse ikke det samme. Mens færdighedssættene for disse to funktioner overlapper hinanden, er de to forskellige funktioner. Det skaber problemer for dem, der har med kunder at gøre, der fejlagtigt tror, de har brug for en eventmanager, når det, de har brug for, er en eventplanlægger. Og for de kunder, der er under indtryk af, at alle eventmanagere også håndterer eventplanlægning. Så lad os rydde op i forvirringen, fordi det er vigtigt, at du og dine kunder har den samme forståelse.
Hvad er i et navn?
Eventplanlægningsbranchen er vært for adskillige jobtitler og jobbeskrivelser. Eventplanlægger, mødeplanlægger, eventkoordinator, konferenceplanlægger og eventmanager for blot at nævne nogle få. Listen virker uendelig. Efterhånden som branchen vokser, vokser listen over jobfunktioner også.
Selvom jobvækst altid er en god ting, kan rækken af jobfunktioner for eventplanlægning og jobtitler for event management være forvirrende for dem
Event Planlægning
Lad os starte med begivenhedsplanlægning. Det centrale operative ord her er planlægning. Alle begivenheder - fra brudeshows til milepælsfødselsdage til store virksomhedssammenkomster - begynder med en plan af en slags. De indledende diskussioner med kunder om begivenhedsideer, temaer, ønskelige datoer og budgetretningslinjer er alle en del af begivenhedsplanlægningsprocessen.
Eventplanlægning starter fra begyndelsen, fra de meget tidlige stadier af konceptet og fortsætter hele vejen indtil selve begivenheden finder sted. Og ærligt talt, i et par uger efter begivenheden, da begivenhedsplanlæggere samler detaljer og håndterer opfølgende emner. Eventplanlægning involverer et tæt samarbejde med kunden for at designe en begivenhed, der afspejler kundens vision for forsamlingen og opfylder begivenhedens mål. Kunder, der ansætter en event planlægger hyre nogen til at planlægge alle aspekter af begivenheden, inklusive de relaterede detaljer og handlingspunkter, og til at se begivenheden igennem, indtil den er afsluttet.
Eventplanlægningsansvar kan omfatte, men er ikke begrænset til:
- Valg af et overordnet tema for arrangementet
- Udvikling af et budget
- Valg af mødested
- Forhandling af hotelkontrakter
- Ansættelse af eksterne leverandører
- Planlægning af menuen
- Ansættelse af en restauratør
- Arrangering af gæstetalere eller underholdning
- Koordinering af transport
- Valg af farveskema
- Udvikling af invitationer
Eventplanlægning er alt, hvad der skal til for at sammensætte et arrangement. Denne funktion falder ind under den større paraply af event management.
Event Management
Hver type begivenhed består af adskillige dele, der passer sammen som brikker i et puslespil. Alle disse stykker samles i sidste ende for at skabe en begivenhed. Succesfulde begivenheder får alle disse relaterede dele til at mødes på det rigtige tidspunkt og det rigtige sted, jævnt, effektivt og efter planen. Denne proces kaldes event management. Det er forenklet sagt projektledelse af selve arrangementet.
Event management involverer at skabe, koordinere og administrere alle de forskellige komponenter i en begivenhed såvel som de teams af personer, der er ansvarlige for hvert aspekt. Nogle aspekter af event management kan omfatte, men er ikke begrænset til:
- Reservation af et sted til et arrangement
- Koordinering af eksterne leverandører
- Udarbejdelse af parkeringsplan
- Udarbejdelse af nødberedskabsplaner
- Sikring af overholdelse af sundheds- og sikkerhedsstandarder
- Ledende personale med ansvar for hver funktion
- Overvåge afviklingen af et arrangement
- Overvågning af arrangementet
- Løsning af begivenhedssituationer på stedet
Eventansvarlige og eventplanlæggere arbejder sammen
Det er udfordrende at definere disse to funktioner, fordi de ikke kun er tæt beslægtede, ansvarsområderne overlapper ofte hinanden. Individuelle eventplanlæggere kan tilbyde event management-tjenester, og event managers kan også tilbyde eventplanlægning. Det hele afhænger af den individuelle planlægger eller virksomhedens eventledelsesteam, stedet og selve begivenheden.
Det er vigtigt at forstå forskellene mellem de to og at bestemme, hvilke tjenester du vil levere. For eksempel; Hvis du tilbyder eventplanlægningstjenester til en storstilet begivenhed, vil du arbejde sammen med en eventmanager, som koordinerer dine tjenester med cateringchefens, det audiovisuelle team mv. Definer din rolle og de tjenester, du vil levere, og kommuniker disse tydeligt til potentielle kunder for at undgå enhver forvirring under planlægningsprocessen.
