Uanset om du er en virksomhedsplanlægger for arrangementer eller en administrativ person, den grundlæggende i eventplanlægning kræver, at du har stærke organisatoriske, kommunikations- og dokumentationsevner. Uanset dit erfaringsniveau, kan selv en gæstfrihedsentusiast arrangere en fantastisk forretningsbegivenhed med en lille smule kreativitet og en masse organisation undervejs. Men når det kommer til planlægning af begivenheder, især for travle begivenhedsplanlæggere med mere end én begivenhed på deres bøger, kan det at forblive organiseret være en større hindring, end de fleste er klar over.
Hvordan begivenhedsplanlæggere forbliver organiseret
Organisation er en af de mange nøgler til succes for de fleste begivenhedsplanlæggere. Ikke kun kan beherskelse af organisatoriske færdigheder føre til mindre stress, men det kan også forbedre din kreativitet som en begivenhed planlægger, der giver dig mulighed for at se det større billede og tænke ud af boksen vel vidende, at du har et fast greb om detaljer. Her er et par måder, hvorpå succesrige begivenhedsplanlæggere forbliver organiserede.
Opret begivenhedsbindere
Oprettelse af event- og eventplanlægningsbind er sandsynligvis den mest effektive måde at holde sig organiseret på til planlægning af seminarer, konferencer, intern træning, direktionsmøderog alle typer arrangementer. Mens mange begivenhedsplanlæggere går over til mere elektroniske og digitale organisationsværktøjer, kan fysiske ringbind tjene som stedet for de vigtigste begivenheds- og programdetaljer. At opbevare papirkopier af visse dokumenter, noter og andre detaljer kan være en livredder i løbet af en begivenheds levetid.
Ideelt set bør hvert arrangement og/eller program have sit eget bind. Afhængigt af kompleksiteten af dit arrangement kan dit ringbind indeholde flere sektioner, herunder:
- Rejseplan/dagsorden
- Nøglekontakter
- Deltagere
- Kommunikation
- Kontrakter
- Bestilling af banketarrangementer
- Underholdning
- Overnatning/værelsesliste
- Ankomster/afgange
- Aktiviteter
- Gaver
- Budget
- Diverse
Med din begivenhedsplanlægning, som opdateres regelmæssigt, deler du nemt information med dine interne kolleger og kunder, selvom de ikke giver dig meget tid til at forberede dig.
Brug eventplanlægningssoftware eller online dokumentlagring
Mens dine begivenhedsbind skal indeholde alle de vigtigste detaljer om hver begivenhed i papirudgave, resten af dine referencenoter, ideer og korrespondance bør også holdes organiseret og sammen. I dag bruger mange eventplanlæggere eventplanlægnings- og administrationssoftware, men mange flere søger online fillagringsmuligheder for at holde styr på dem.
Onlineværktøjer som Google Drive og Dropbox kan give et organiseret sted for alle slags elektroniske dokumenter fra regneark til fakturaer. Disse værktøjer giver dig mulighed for at uploade, gemme og organisere dokumenter i onlinefiler og -mapper, hvor de nemt kan tilgås hvor som helst. Du kan åbne dokumenter på din bærbare computer, smartphone eller tablet. Du kan også nemt vedhæfte disse filer til e-mails eller dele dokumentet med kolleger, leverandører og kunder. Det kan være den perfekte organisationsløsning for eventplanlæggere, der altid er på farten.
Den organisatoriske bundlinje
I sidste ende er det op til dig, hvordan du organiserer dine dokumenter, noter og korrespondance. Hver eventplanlægger har et andet system, der fungerer for dem og deres arrangementer. Den vigtigste faktor bør altid være tilgængelighed og informationsberedskab. Så sørg for, at uanset hvilket system du bruger, kan du hurtigt og nemt finde den information, du leder efter.
