Et nyt kundevelkomstbrev er en værdifuld del af at skaffe nye kunder, især hvis din virksomhed er en, der fokuserer på personlige relationer. At tage sig tid til at skrive en ny kundevelkomstbrev har mange fordele, hvoraf nogle er:
- Vis dine kunder, at du værdsætter deres forretning
- Officielt at introducere din virksomhed til nye kunder
- Forsikre nye kunder om, at de traf den rigtige beslutning, da de valgte din virksomhed
- Give vigtige kontaktoplysninger
Et nyt kundevelkomstbrev er ret nemt at generere og tilføjer et personligt præg til en ny forretningsforbindelse.
Firma brevpapir
Dit velkomstbrev til nye kunder skal udskrives på dit firmas brevpapir eller i det mindste indeholde dine kontaktoplysninger.
At have professionelt brevpapir med din virksomheds branding er en glimrende måde at styrke dit brand gennem dine velkomstbreve og al kundekommunikation. Men hvis du ikke har et brevhoved til dit nye kundevelkomstbrev, bør du inkludere dit:
- Firmanavn
- Retur adresse
- Telefon nummer
- Email adresse
Du vil måske også inkludere et faxnummer, virksomhedens hjemmeside og andre kontaktmetoder, du har til rådighed.
Dato og modtagers adresse
Begyndelsen af dit velkomstbrev skal indeholde datoen for brevet og din modtagers postadresse, alle justeret til venstre kant.
Modtagerens adressefelt skal typisk indeholde:
- Fulde navn (med præfiks)
- Titel
- Selskab
- Postadresse
Hilsen
I dette afsnit af dit nye kundebrev vil du typisk hilse på din modtager ved navn efterfulgt af et komma eller kolon.
Om du hilser modtageren med deres fornavn (dvs. Jane) eller mere formelt, et præfiks og efternavn (dvs. Kære fru Doe), afhænger af din forhold med kunden. Generelt, da dette er et formelt brev, bør du være formel med hver klient uanset dit forhold.
Velkomstbesked
Brevets åbningssætning kommer efter hilsenen og skal indeholde en velkomstbesked til kunden.
Her er et eksempel på en åbningssætning i et velkomstbrev til en ny kunde:
På vegne af hele Smith Consulting-personalet vil jeg gerne benytte lejligheden til at byde dig velkommen som ny kunde. Vi er glade for at have dig hos os.
Introduktion til virksomheden
Brødteksten i dit nye kundevelkomstbrev skal indeholde en introduktion til din virksomhed samt gentagelse af dine evner.
Her er et eksempel på en virksomhedsintroduktion:
Hos Smith Consulting er vi stolte af at tilbyde vores kunder lydhør, kompetent og fremragende service. Vores kunder er den vigtigste del af vores forretning, og vi arbejder utrætteligt for at sikre din fulde tilfredshed, nu og så længe du er kunde.
I dette afsnit vil du også gerne præsentere dig selv og lade kunden vide, hvilken rolle du vil spille i hans eller hendes omgang med din virksomhed.
Her er et eksempel på en personlig introduktion:
Jeg er også glad for at informere dig om, at jeg vil være dit primære kontaktpunkt i virksomheden, og jeg opfordrer dig til at kontakte mig til enhver tid med dine spørgsmål, kommentarer og feedback.
Kontakt information
En af de vigtigste dele af dette brev er sektionen, der indeholder forskellige andre kontakter, de kan have brug for i din virksomhed, og metoder til at kontakte dem. Denne sektion af dit velkomstbrev bør angive, hvordan og hvornår din kunde kan komme i kontakt med dig, når de har spørgsmål eller bekymringer.
Forsikring
Dette sidste afsnit af dit nye kundevelkomstbrev skal endnu en gang takke kunden for hans eller hendes forretning, forstærk din forpligtelse til dem, og lad dem vide, at du er klar til at gøre alt, hvad der skal til for at sikre deres behov er mødt.
Ideen er at lukke brevet positivt og lade din nye kunde føle sig velkommen, værdsat og vigtig.
Her er et eksempel på den sidste sætning i dit velkomstbrev til nye kunder:
Jane, tak igen, fordi du har betroet Smith Consulting dine vigtigste forretningsbehov. Vi er beærede over at tjene dig.
Lukning
Afslutningen af dit nye kundevelkomstbrev inkluderer en erklæring (med venlig hilsen, med venlig hilsen osv.), din skriftlige underskrift og dit navn og titel.
Det er vigtigt altid at inkludere din egentlige signatur og ikke en computergenereret signatur eller stempel for at personliggøre brevet. Din signatur skal gå ind mellem påtegningen og dit navn, så du vil gerne efterlade et par ekstra mellemrum til den.
