Mødelederen er den medarbejder, der er ansvarlig for planlægning, organisering, styring af detaljerne om og invitere deltagerne til et møde. Han eller hun er den medarbejder, der er ansvarlig for og ansvarlig for forløbet af selve mødet. De foretager specifikke handlinger før, under og efter mødet for at sikre, at mødet når sine mål med succes.
Hvad er en mødeleder?
Mødelederen er nøglen gør møder og teams succesfulde. I nogle møder er lederen allerede afdelingslederen, teamlederen eller den, der er udpeget af den øverste ledelse til at lede et initiativ. Disse medarbejdere blev udvalgt til deres lederrolle på grund af deres opfattede færdigheder som leder eller leder.
Andre gange kan en medarbejder opstå som leder naturligt. Disse ledere er medarbejdere, som andre medarbejdere ser op til og respekterer. Ved andre lejligheder kan et team beslutte at rotere lederrollen blandt alle medlemmer. Dette giver alle teammedlemmer mulighed for at fortsætte med at udvikle deres færdigheder som mødeledere og generelt at skabe succesfulde møder.
Mødelederens ansvar
Her er nogle af de vigtigste ansvarsområder for en mødeleder.
- Mødelederen bestemmer målet, opgaven eller formålet, der skal nås på mødet. Dette er ofte en opgave eller en del af lederens jobbeskrivelse.
- Mødelederen afgør, om et møde er den bedst mulige metode til at opnå målet eller formålet eller opnå det ønskede resultat. Besvar spørgsmålet: er et møde nødvendigt?
- Mødelederen bestemmer, hvem der skal hjælpe med at planlægge mødet.
- Mødelederen tager stilling til dagsorden for mødet. (I igangværende møder udføres denne opgave i slutningen af det aktuelle møde.)
- Mødelederen bestemmer oftest dato, klokkeslæt og sted ved hjælp af en delt organisationskalender.
- Mødelederen sammensætter mødeforarbejde såsom læsning, økonomisk information, historik, relaterede teammødereferater og så videre.
- Mødelederen inviterer deltagere og fordeler opgaver og forarbejde og giver så meget tid som muligt, så deltagerne kommer forberedt til mødet.
- Mødelederen sørger for, at mødet har en optager eller referat til dokumentere sagen og eventuelle forpligtelser, handlingspunkter eller beslutninger. Hun udpeger også en tidtager, når det er nødvendigt for en velordnet afvikling af et møde.
- Mødelederen kan evt bruge en isbryder til at varme deltagerne op og skabe et miljø, hvor mødedeltagerne er komfortable med at kommunikere med hinanden og udveksle ideer og information.
- Mødelederen kommer tidligt og leder mødet ved at holde det på sporet og involvere alle deltagere, så hver enkelt føler, at deres tilstedeværelse var afgørende på mødet. Dette sikrer deres deltagelse i det næste møde
- Mødelederen krydrer firmamødet så deltagerne ikke føler sig kedelige og kede af det. Uanset om du bruger isbrydere, humor eller sjove eksempler, bør intet møde ende uden at grine.
- Mødelederen sikrer, at de næste trin og handlingspunkter tildeles og håndteres.
- Mødelederen debriefer mødet og planlægger dagsordenen for næste møde.
- Mødelederen følger op med deltagerne mellem møderne for at sikre sig, at indsatspunkter er på rette spor og for at tilbyde assistance og/eller ressourcer, hvis den frivillige oplever problemer.
Yderligere lederroller
Mødelederen påtager sig dette ansvar, men har også roller relateret til kommunikation, rapportering og holdkammeratens præstation.
Ethvert medlem af et team eller møde, der er tværgående, har en forpligtelse til at holde sin afdeling eller funktion informeret om aktiviteterne og fremskridtene på et møde eller et igangværende team. De har også ansvaret for at søge input fra kolleger, der ikke er på holdet eller i mødet. Ikke alle medarbejdere kan deltage i hvert møde.
Hvis en mødedeltager præsterer ineffektivt i mødet, har lederen ansvaret for at korrigere adfærden gennem effektive mødelederteknikker under mødet og effektiv coaching uden for mødet. En mødedeltager, der monopoliserer mødet med sine meninger eller kritiserer andre medlemmer for deres, skal korrigeres, før den enkelte saboterer mødets succes.
Bundlinjen
En effektiv mødeleder garanterer ikke, at et projekt eller team præsterer succesfuldt, men han eller hun er en vigtig medvirkende faktor, når projekter, afdelinger, møder eller teams lykkes.
