Et destinationsadministrationsfirma (DMC) er et tredjepartsfirma, der almindeligvis hyres til at levere professionelle tjenester til planlægning og implementering af begivenhedsprogrammer og -tjenester uden for byen. Værdien af en destinationsadministrationsvirksomhed hviler primært i virksomhedens omfattende viden om lokalområdet samt dens professionelle relationer og lokale ressourcer. En DMC kan være til stor hjælp for en virksomhedsarrangement og mødeplanlægger, der har fået til opgave at koordinere et arrangement uden for byen.
Hvem hyrer en DMC
Nogen event planlægger kan vælge at arbejde med en DMC, hvis arrangementet er uden for deres lokalområde. Årsagerne er enkle:
- Kun en lokal planlægger ved, hvilke cateringfirmaer, transporttjenester, hoteller og andre faciliteter der vil yde den bedste service inden for de tilgængelige budget.
- En lokal planlægger forstår kulturelle normer og forventninger - og ved, hvornår priserne hæves, eller der tilføjes unødvendigt ekstra til en regning.
- En lokal planlægger ved, hvor og hvordan man finder den bedste underholdning, friskeste mad, det mest hjælpsomme personale og de bedste rejseruter.
Hvad en DMC gør
Et destinationsadministrationsfirma (DMC) opretholder et dybdegående lokalkendskab til det område eller den region, de repræsenterer, specifikt med hensyn til den lokale koordinering og gennemførelse af alt fra program- og eventlogistik til eventaktiviteter. Kort sagt er en DMC i bund og grund en højt specialiseret konsulent til praktisk talt alle aspekter af programmering af arrangementer uden for byen.
Som lokal konsulent falder de fleste af en DMC's tjenester ind under en eller flere af følgende kategorier:
- Programdesign: Disse tjenester omfatter valg af sted og booking, tilrettelæggelse af begivenhedsaktiviteter og endda indretning af begivenheder.
- Logistikstyring: Disse tjenester inkluderer at lave en begivenheds tidslinje og tidsplan, booking af transport og endda koordinering af gæsters ankomster og afgange.
- Leverandørstyring: Disse tjenester omfatter leverandørvalg og leverandørprisforhandling.
- Regnskab: Disse tjenester omfatter revision og betaling af leverandørfakturaer, økonomiske forhandlinger og levering af et detaljeret regnskab til en kunde.
En DMC kan hjælpe en virksomhedsplanlægger for arrangementer med at koordinere transport, hotelophold, måltider og lokale aktiviteter. Men mens en DMC opretholder relationer med alle gæstfrihedsrelaterede tjenester i deres område, er firmaets primære service organisering og planlægning af selve hovedbegivenheden, uanset om det er en gallamiddag, et firmamøde eller en konference, eller endda en virksomhed incitamentsrejse.
Ud over at levere lokal ekspertise, fungerer en DMC også som en nøglekontakt i hele eventplanlægningsprocessen. Ofte vil DMC også være i stand til at udnytte lavere priser ved at bruge deres enorme købekraft til at forhandle om præferencepriser med lokale leverandører og leverandører. I ikke-engelsktalende lande kan en DMC også hjælpe med at overvinde sprogbarrierer.
Sådan lejer du en DMC
Destinationsadministrationsvirksomheder hører ofte til Association of Destination Management Executives (ADME), en førende ressource til uddannelse, standarder og praksis for DMC-industrien. ADME er også involveret i certificeringen af destinationsadministrationsprofessionelle og akkrediteringen af destinationsadministrationsselskaber.
Hvis du leder efter en DMC, administrerer ADME en mappe med alle sine medlemmer efter region, hvilket er et godt sted at starte din søgning. De DMC'er, der er opført i ADME-indekset, opfylder alle sammenslutningens medlemskriterier, som omfatter krav til tjenester, som DMC leverer såvel som andre vigtige krav, såsom at bære et tilstrækkeligt generelt ansvar forsikring.
