Hvert år giver åben tilmelding arbejdsgivere mulighed for at tilbyde gruppeydelser til deres ansatte i en kort periode, generelt omkring 30 til 45 dage. I dette kritiske vindue skal medarbejderne informeres om de personalegoder, de kan tilmelde sig, hvornår de skal gøre dette, og hvor de skal tilmeldes. Desværre kæmper mange menneskelige ressourceteams med at kommunikere de nødvendige oplysninger til medarbejderne, så de kan gå glip af noget.
E-mail kan være et effektivt kommunikationsværktøj til at uddanne medarbejdere i åbne tilmeldingsperioder, når de bruges rigtigt. Fordi det er bredt accepteret og tilgængeligt som et kommunikationsværktøj, kan dette være en god måde at nå alle medarbejderne på. Få eksperttips til at kommunikere fordele under den åbne tilmelding, så dine medarbejdere får det fulde udbytte af dine gruppefordele i år.
Kommuniker fordele før, under og efter åben tilmelding
Måneder før den åbne tilmeldingsdato er det vigtigt at have en solid kommunikationsplan for at levere relevante oplysninger til medarbejdere før tilmelding, under den aktive tilmelding og når tilmeldingen afsluttes op. Dette kan være en række e-mails, der opfordrer medarbejderne til at foretage specifikke handlinger, med links til tilmeldingssiden og oplysninger om fordele.
Tildel en Central Benefits-kommunikationsrepræsentant
Lydhørhed er afgørende under åben tilmelding, fordi medarbejderne vil have utallige spørgsmål i løbet af denne tid. Sørg for at tildele mindst én person, der vil fungere som kontaktpunkt for alle indkommende e-mails fra medarbejdere, der har spørgsmål og bekymringer. Det bør være en person, der er meget fortrolig med plandetaljer, priser og deadlines.
Brug et internt system til indsamling af fordelsrelateret information og analyse
Sporer din virksomhed aktivt tilmeldinger, delvise tilmeldinger og andre aspekter af tilmeldingsprocessen? Hvis ikke, så kan et internt system være nyttigt til at holde styr på tilmeldingsstyringen på tværs af hele organisationen. Brug en gratis e-mail-server som Outlook til at konfigurere e-mail-advarsler for dataændringer.
Opret en række beskeder til ugentlige berøringspunkter med medarbejdere
Åben tilmelding kan gøres lettere og mere produktiv, når der er en konstant udveksling mellem HR-teamet og medarbejderne. Som en del af din e-mail-kommunikationsstrategi kan du oprette en række meddelelser, der taler om emner om sundhed og velvære, funktionerne i fordelsprogrammer og andre relaterede emner. Send ud i ugentlige touchpoint-e-mails til alle.
Giv ledere en ugentlig beretning om indsatsen for tilmelding af ydelser
Det er altid en god ting at få fuld buy-in fra ledere under tilmelding til fordele. Hvorfor? Ledere kan hjælpe medarbejderne med at prioritere at blive tilmeldt deres fordele for det kommende planår, og de kan dele, hvordan fordele understøtter medarbejdernes mål. Brug en fokuseret e-mail-kampagne til ledere i OE-perioder for at holde dem orienteret om vigtige opgaver og datoer.
Gør fordele-e-mails sjove
Den åbne tilmeldingsperiode behøver ikke at være stressende. Faktisk kan det være en mulighed for at hygge sig lidt. Udvikl e-mails, der inkluderer nogle sjove spil som f.eks. trivia-spørgsmål, interessante fakta om virksomheden og gratis gaver til sunde snacks.
Sørg for korrekt grammatik og stavning i e-mails
Før du sender nogen fordele-e-mails, skal du sørge for, at grammatik og stavning er kontrolleret grundigt. Det kan sikre, at ingen tastefejl kommer til læserne, og at e-mails giver god mening. Slåfejl kan forvirre medarbejderne, og de ser uprofessionelle ud.
Brug en standard e-mail-skabelon og udelad HTML
Når man udvikler e-mails til fordelskommunikation, siger eksperter, at det er bedst at holde sig til standard e-mailskabelonen og holde det enkelt. Omstrejfende HTML kan forstyrre nogle e-mail-læseprogrammer, især på mobile enheder.
Skriv kraftfulde emnelinjer
E-mails vil først blive læst, når de er åbnet. Og dette vil ikke ske, hvis emnelinjen ikke tvinger modtagerne. Når du skriver e-mails, skal du holde fokus på at skabe en e-mail-emnelinje, der vil fascinere modtagerne til at åbne e-mailen med kraftord som "haster", "tidsfølsom" og "opmærksomhed" kan hjælpe med at nå dette mål.
Brug samlede belønningserklæringer i sæsonbestemte e-mails
For at hjælpe medarbejderne til at forstå den fulde værdi af deres personalegoder, brug samlede belønningserklæringer mindst én gang i løbet af dette kvartal. Den kan vedhæftes som PDF til individuelle e-mails, eller et hyperlink kan inkluderes i e-mailen for at køre en samlet belønningserklæring, når det passer medarbejderne.
