Ingen ønsker at høre, at deres præstation er mindre end forventet. Efter rådgivning og coaching fra en leder giver ingen forbedring, dog skal skriftlige disciplinære handlinger påbegyndes – for at beskytte virksomhedens interesser – og for at beskytte medarbejderens interesser.
Medarbejdere er utilpas med en disciplinær handling såsom en medarbejderpåtale. De er triste og utilpas, når deres leder fortæller dem, at deres præstationer berettiger til en mundtlig advarsel, det sidste trin før den skriftlige disciplinære handling begynder.
Ledere undrer sig over, hvorfor medarbejderne ikke bare forbedrer deres præstationer, efterhånden som alvorligheden af den disciplinære handling skrider frem. En effektiv, kommunikativ disciplinær handlingsproces bør holde medarbejderen informeret og ansvarlig hvert trin på vejen.
Mange ledere kan ikke lide den disciplinære del af deres job mere end noget andet. Faktisk rangerer ledere i undersøgelser at fyre en medarbejder øverst på listen over handlinger, som de allermest hader at spille en rolle i. Ledere vil hellere bruge deres tid på aktiviteter såsom at sætte mål, gennemgå fremskridt og eliminere problemer medarbejderne oplever, når de stræber efter at fuldføre deres arbejde.
Formål og fremskridt i disciplinære handlinger
Fra et virksomhedsperspektiv viser en medarbejderpåtale, at virksomheden arbejdede sammen med medarbejderen for at hjælpe ham eller hende med at forbedre sig. Samtidig dokumenterede virksomheden sin tiltagende mistrivsel over medarbejderens præstation og det faktum, at den stigende mistrivsel blev delt med medarbejderen.
Den skriftlige medarbejderpåtale viser, at medarbejderen også blev informeret om præstationsproblemerne og deres konsekvens, hvis de forblev ukorrigerede. Det er grunden til, at arbejdsgivere beder medarbejderne om at underskrive et dokument, der angiver, at de har læst og forstået dokumentets indhold.
Efter påtalebrevet, afhængigt af virksomhedens disciplinære handlingspolitikker, yderligere trin kan omfatte efterfølgende påtalebreve med tilhørende sanktioner såsom fridage fra arbejde uden betale.
Hvis arbejdslederen har tiltro til, at medarbejderen kan forbedre sin præstation, når som helst under den disciplinære handling sagsbehandlingen, og gerne før den første påtaleskrivelse, kan vejlederen indføre en præstationsforbedringsplan (PIP).
PIP er et mere formelt, detaljeret dokument med mål, forventninger og tidslinjer, supervisors mulighed for at kommunikere klare job- og præstationsforventninger til den ikke-præsterende medarbejder. Når en medarbejder er på en PIP, mødes medarbejderen generelt med lederen, og ofte med HR-medarbejdere, hver uge eller to uger for at notere fremskridt i retning af at forbedre præstationen.
Disciplinær handling, såsom en medarbejderpåtale, kan være en win-win, hvis medarbejderen lytter til budskabet. Hvis medarbejderen ikke gør det, har virksomheden og lederen effektivt beskyttet deres interesser – og interesserne for medarbejdere, der præsterer tilfredsstillende.
Målet er at forhindre en negativ påvirkning af udførende medarbejdere, hvis moral er påvirket af den medarbejder, der ikke udfører sit arbejde. Faktisk har intet større indflydelse på udførende medarbejdere end at skulle arbejde sammen med en medarbejder, der ikke præsterer. Dette gælder især, hvis de ser, at denne medarbejder er berettiget til de samme lønforhøjelser og frynsegoder, som de modtager.
Problemer, der skal overvejes i medarbejdernes disciplinære handlinger
Som et kommunikationsværktøj med medarbejderne skal en medarbejderpåtale være retfærdig. Arbejdsgivere skal sikre sig, at de bruger værktøjet korrekt, og at der er visse betingelser for effektiv og vellykket brug.
- Medarbejderjobbeskrivelser skal foreligge, der præciserer det påkrævede præstationsområde, som medarbejderen modtager irettesættelsen for. Hvis problemydelsen opstår i en ikke-essentiel jobfunktion, skal dette overvejes – eller en omskrevet jobbeskrivelse.
- Medarbejderpåtale skal være i overensstemmelse med den disciplinære handlingsproces beskrevet i medarbejderhåndbogen. Velskrevne medarbejderhåndbøger foreslår potentielle disciplinære handlinger, men giver arbejdsgiveren råderum afhængigt af omstændighederne omkring medarbejderens handlinger eller præstationer.
Ingen disciplinære handlinger bør loves eller anses for væsentlige. En liste over nødvendige disciplinære handlinger hæmmer arbejdsgiverens mulighed for at fjerne en medarbejder, der ikke præsterer. De kan gøre advokater glade, men de forårsager unødig smerte for den ikke-optrædende medarbejder, hans eller hendes kolleger og organisationen. - Virksomhedens tidligere praksis, i lignende situationer med andre medarbejdere, skal være i overensstemmelse med den nuværende medarbejderpåtale. Inkonsekvens er potentiel begrundelse for anklager om diskrimination, hvis ansatte i en beskyttet gruppe er overrepræsenteret i disciplinære sager. Hvis du opdager, at det er tilfældet, skal du gense din ansættelsespraksis, politikker og enhver anden ansættelsespraksis, der kan være et rødt flag for diskriminerende behandling.
- Graden eller typen af disciplinære handlinger, der træffes, passer til medarbejdernes præstationsproblemer. En advokat spurgte engang, hvorfor en kundevirksomhed gav stigende mængder af fri fra arbejdet til medarbejdere, der havde tilstedeværelsesproblemer. Spørgsmålet fik mig til at genoverveje praksis, men i retfærdighed over for arbejdsgivere er mulighederne begrænsede, når medarbejderens overtrædelse af regler og politikker er problemet.
Det, der er vigtigt, ud over konsekvens i lignende situationer, er at stræbe efter at få den disciplinære handling til at "passe til forbrydelsen." Fx blev en firmabil fjernet fra en medarbejders brug i en periode, fordi medarbejderen havde opkrævet virksomhedens EZPass-tag for en personlig rejse og dermed opkrævet virksomheden for hendes personlige vejafgifter.
I et andet eksempel blev en medarbejder fjernet fra to virksomhedsudvalg, som han nød at tjene i, fordi hans forsinkelse og fravær påvirkede hans almindelige arbejdsdag. I en tredje mistede en medarbejder på forhånd brugen af virksomhedens kreditkort, fordi hans udgifter overtrådte virksomhedens adfærdskodeks.
En medarbejderpåtale, brugt på passende måde som en del af en række disciplinære handlinger, kan hjælpe en medarbejder med at forbedre sin præstation og genindtræde i rækken af udførende medarbejdere.
