Er din nonprofitorganisation klar til at være aftenens breaking news?
Selvtilfredshed om din organisations sårbarhed kan være din værste fjende. I dagens litigiøse verden og lynhurtige medier kan du blive kastet ud i en krise ved middagstid i dag.
I løbet af min nonprofit-karriere har organisationer, jeg har arbejdet for, oplevet en klients død; en produktmanipulation, der truede en primær fundraiser; en atletisk skandale; og et masseskyderi på campus.
Vi lærte på den hårde måde at være forberedte eller forberede os på at lide mere end nødvendigt.
Her er seks forslag til bedre krisehåndtering af din nonprofitorganisation.
Vent ikke.
Mange organisationer får først deres kriseplaner i gang, når en katastrofe har ramt.
Brainstorm i stedet mulige scenarier eller typer af katastrofer, der kunne ske, og begynd at planlægge for dem.
Uddan dig selv om nonprofit-kriser og tal med dem, der klarede dem. Inviter en veteran fra katastrofer til at tale med dine medarbejdere og din bestyrelse. Tildel dine PR-medarbejdere til at udarbejde en kriseplan og give dem en deadline.
Fortaler for konkret beredskab. Mange mennesker i nonprofitorganisationer, især små organisationer, tror ikke, at noget dårligt nogensinde vil ske. De gider ikke tænke på det. De tror ikke på, at de har tid til at forberede sig.
Og de kan endda ærgre sig over personale, der presser på dette emne. Sig alligevel op. Hvis den krise sker, vil folk sætte pris på din omtanke.
Indse, at kriser tager mange former.
Kriser kommer i alle varianter. Nogle er højt profilerede. Andre er måske mere lavmælte. Men i en tid med 24/7 nyheder er det en fantasi at tro, at du kan holde situationen ude af offentligheden. Om ikke andet vil lokale medier, såvel som sociale medier, sandsynligvis være over det hele. Har du opbygget gode relationer til lokale medier? Hvis ikke, så start nu.
Din krise kan være en ulykke, der involverer en frivillig, en klients død, underslæb fra din økonomichef, en retssag fra en tidligere medarbejder eller en hackangreb, der truer dine donorers og klienters privatliv.
De kræver alle forskellige svar. Forbered dig på så mange, som du kan forestille dig, og gør dit bedste for at lægge planer for at minimere skaden på din nonprofitorganisations omdømme.
Selvom der sker noget, som du ikke tænkte på, vil din forberedelse til andre typer nødsituationer hjælpe. Planlægningen kan afsløre huller i sikkerhed, forsikringsdækning, utilstrækkelige personalepolitikker eller mangel på mennesker med særlige færdigheder.
At øve enhver nødberedskab vil sandsynligvis gøre din organisation bedre forberedt på andre.
Udvikle en logistisk plan og en kommunikationsplan.
En logistisk plan har at gøre med at få alle ud af bygningen i tilfælde af et jordskælv, sms'er til personale og klienter, at en bevæbnet mand er blevet set i bygningen, eller håndterer en læge nødsituation.
Udvikle et risikostyringsprogram til at håndtere tab af liv, ejendom og forsikringsproblemer. Identificer punktpersoner, der kan gå hurtigt i gang, underrette passende hjælp og administrere evakueringsplaner.
En kommunikationsplan involverer at identificere talspersoner, tildele nogen til at indsamle fakta, efterhånden som de dukker op, skrive pressemeddelelser, og finde et sted at have en pressekonference.
Få styr på dit sociale mediehus
Sociale medier kan være en velsignelse under en krise, HVIS du håndterer det godt.
Næsten alle nonprofitorganisationer bruge et eller andet niveau af sociale medier. Beslut nu, hvem der skal styre det medie under en nødsituation. Opsæt et dashboard (her er ni at overveje), hvor du kan overvåge alle sociale medieplatforme og reagere hurtigt.
På grund af sociale medier er der lille chance for at kontrollere information. Uanset hvor hårdt du prøver at lukke informationslækager, vil de ske. For at modvirke forkerte oplysninger kan du give nøjagtige og nyttige oplysninger. Bekæmp rygter med fakta, og udtryk bekymring for alle involverede.
Lad ikke bare dine sociale mediesider sidde der. Strømlin din tilgang til sociale medier. Nonprofitorganisationer svarer ofte ikke på spørgsmål, kommentarer eller klager, der vises på deres sociale medier.
Sørg for, at nogen løbende overvåger disse websteder og reagerer på alt, hvad læserne poster der. På den måde kan du komme oven på elendig information og opbygge troværdighed hos dine følgere.
Derudover kan sociale medier være den bedste måde at vise din organisations menneskelige ansigt og styrke dens ry for at være venlig, sympatisk, høflig, præcis og en kilde til upartisk information.
Forbered dig på at tale.
Hvert minut tæller efter en krise. Spild ikke nogen af dem. Stilhed er dødbringende. Kom ud med passende udtalelser og beskeder med det samme, selvom det kun er for at sige, at du kender til situationen, du arbejder på den, og at få fakta er kendt i øjeblikket.
Så hold det opdateret med opdateringer, efterhånden som begivenheder udvikler sig. I mange situationer har du måske allerede forberedt erklæringer.
I al kommunikation skal du være bekymret, vise bekymring, tale bekymring og altid fortælle sandheden. Vær ikke bange for at sige: "Vi ved det ikke." Det er bedre end at gætte. Tilføj, at du arbejder så hurtigt som muligt for at få alle fakta.
Langt mere går tabt ved at nægte at tale med medierne, end der risikeres ved at gøre det. Et vakuum af information afføder mediefjendtlighed og offentligt tab af tillid.
Udbyde medietræning
Medietræning vil være din bedste ven under en krise. Risiker ikke en medienedsmeltning.
Sammensæt et medietræningsprogram, før katastrofen rammer. Træn alle, der måtte have brug for at være talsmand. Det kan være din bestyrelsesformand, din administrerende direktør og andre nøglemedarbejdere, såsom en mediekontaktperson. Overvej også din bedste fundraiser, din frivillige koordinator og, hvor det er relevant, din sikkerhedsperson eller facility manager.
Medietræning behøver ikke koste meget, hvis du har en i din bestyrelse, der arbejder med PR eller en, der er medlem af medierne. Nøglen er at gøre det regelmæssigt, så nye mennesker bliver trænet, og andre ikke bliver forældede.
