Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι συναισθηματικό.
Σε πόσα email κάθεσαι αυτή τη στιγμή; Περιμένουν υπομονετικά και γλυκά στα εισερχόμενά σας για το επόμενο προσεκτικά προγραμματισμένο check-in σας; Or, φωνάζουν το όνομά σας - σας υπενθυμίζουν αυτό που δεν έχετε κάνει ακόμα σήμερα;
Τα email μου τείνουν να «φωνάζουν το όνομά μου και να μου θυμίζουν τις αντιληπτές ανεπάρκειές μου», αλλά η διαδικτυακή επικοινωνία είναι επίσης ένα ουσιαστικό μέρος της ροής εργασίας μου. Επιπλέον, είναι το πώς μένω συνδεδεμένος με μερικούς από τους πιο ζωντανούς ανθρώπους με τους οποίους είχα τη χαρά να συνεργαστώ. Έτσι, έπρεπε να μάθω να διαχειρίζομαι τα εισερχόμενά μου όπως ακριβώς διαχειρίζομαι τον συναισθηματικό εαυτό μου στη δουλειά: προσεκτικά και με έμφαση στα όρια.
Υπάρχουν πολλά βιβλία και άρθρα σχετικά με την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου εργασίας, ειδικά τα γύρω email. Ορισμένοι υποστηρίζουν ότι διαγράφουμε όσο το δυνατόν περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αν όχι όλα. Διαφωνώ με την ιδέα ότι το email είναι άσκοπη, ρηχή δουλειά, όμως. Ορισμένες επιχειρήσεις βασίζονται στη συνεργασία και βασίζονται στην επικοινωνία μέσω email για να προχωρήσουν. Πολλοί εργάτες έχουν αναλάβει αυτό το «ρηχό έργο» που επιτρέπει στα πράγματα να κυλούν ομαλά, χρησιμεύοντας ως αόρατη αλλά ουσιαστική ραχοκοκαλιά.
Αυτές τις μέρες, βρίσκομαι σε έναν νέο γκρεμό: πώς μπορώ να επικοινωνήσω αποτελεσματικά χωρίς να εξαντλήσω τον πολύτιμο χρόνο και ενέργεια; Και, πώς μπορώ να αφαιρέσω μερικά από τα συναισθήματα και το άγχος που περιβάλλουν τα εισερχόμενά μου; (Or, είμαι ο μόνος που πιστεύω ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν συναισθηματικό βάρος;)
Να πώς διαχειρίζομαι σωματικά και συναισθηματικά το email μου, χάριν της δουλειάς μου-και για χάρη του εαυτού μου μετά τη δουλειά.
Λειτουργία Εισερχόμενα μηδέν
Η στρατηγική που ακολουθώ είναι μηδενική στα εισερχόμενα, αλλά τις τελευταίες εβδομάδες, δεν κατάφερα να ξεπεράσω το όριο αυτών των τελευταίων 100 μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. («Σήμερα είναι η μέρα!» Λέω κάθε μέρα. αλλά) Μπροστά στα τελευταία 100 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βλέπω πόσο πολύ το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο επιβαρύνει περισσότερο από τον χρόνο μου στη δουλειά. παίρνει πολλά για την ενέργειά μου.
Έγραψα πριν για το πώς είμαι μείωσε τα θαυμαστικά μου στην επικοινωνία μου, το οποίο βοήθησε στην απόρριψη περιττών επιπέδων τεκμηρίου και συναισθημάτων. Το βρήκα ακόμη και να μεταφράζεται στον πραγματικό κόσμο μέσω πιο άμεσης επικοινωνίας - ένιωσα λιγότερο να φοβάμαι την απόρριψη και να έχω περισσότερη αυτοπεποίθηση ζητώντας αυτό που χρειαζόμουν.
Ακολουθούν τρεις στρατηγικές που με βοήθησαν να φτιάξω τα mustang μου στα εισερχόμενα:
Θέστε όρια σαν πρωταθλητής.
Το email δεν είναι αίθουσα συνομιλίας. Εάν είστε σε επαφή μαζί μου, ίσως το γνωρίζετε ήδη: Δεν είμαι άμεσος ανταποκριτής, εκτός εάν κάτι είναι επείγον (γεια, Μήτρα Eisenhower). Προσπαθώ επίσης να δώσω το παράδειγμα και να δημιουργήσω συνοπτικά αλλά εμπεριστατωμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν υπάρχει μια προσδοκία (πραγματική ή φανταστική) άμεσης ανταπόκρισης στο χώρο εργασίας σας, αμφισβητήστε την απαντώντας μόνο όταν είστε έτοιμοι.
Επίσης, δεν απολογούμαι πλέον για μια καθυστερημένη απάντηση μετά την ανακάλυψη μερικές ευγενικές εναλλακτικές λύσεις. Έχω μειώσει περισσότερο από ποτέ πρόσθετες «καλές» επειδή υπάρχει δουλειά να γίνει και κανείς δεν χρειάζεται να διαβάσει χνούδι.
Ω, και εκτός εάν λειτουργείτε σε επείγοντα κύκλο, συνιστώ ανεπιφύλακτα την κατάργηση των ειδοποιήσεων push που σας δείχνουν κάθε νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πραγματικό χρόνο. Θα αλλάξει τη ζωή σας.
Καθιερώστε νέες μεθόδους διαχείρισης εργασιών.
Ποιος άλλος είναι ένοχος για τη χρήση των εισερχομένων τους ως λίστα υποχρεώσεων; 🙋 Ενώ υπάρχουν ορισμένα έργα που ενδέχεται να συνεχίσω να λειτουργώ εκτός των εισερχομένων μου, προχωρώ προς μια πιο αποτελεσματική (και λιγότερο άγχος) διαχείριση εργασιών.
Για παράδειγμα, κάθε Δευτέρα, τραβάω τις εβδομαδιαίες προτεραιότητές μου σε μια κολλώδη σημείωση στην επιφάνεια εργασίας μου. Στη συνέχεια, κάθε πρωί, αναθεωρώ τη λίστα έργων και γράφω στον προγραμματιστή μου τις κύριες εργασίες μου για την ημέρα. Σημειώνω επίσης εργασίες από τα εισερχόμενά μου-τότε θα καταθέσω το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θα αφήσω τον εαυτό μου που αγαπά τη λίστα να το διαχειριστεί από εκεί. (Αυτό με βοηθά επίσης να παρακολουθώ τα έργα μου για το δικό μου ημερολόγιο εργασίας.)
Έχω μάθει επίσης ότι εάν υπάρχει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να στείλω, είναι πιο παραγωγικό να το γράψω ως ξεχωριστή, συγκεκριμένη εργασία. Τα στοχαστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι κουραστικά για μένα, οπότε το να δίνω σε κάθε email το δικό του χώρο στη λίστα υποχρεώσεών μου είναι μια πρακτική αυτοσεβασμού.
Διαχειριστείτε προσεκτικά τα εξερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Προσωπικά, τα εξερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πιο εκφοβιστικά από ένα ατελείωτο εισερχόμενο. Η πιθανότητα σφάλματος, η πιθανότητα απόρριψης: είναι αυτό για το οποίο μιλάω όταν λέω ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι συναισθηματικό. Λοιπόν, εδώ παίρνω μερικές στιγμές μακριά από το γραφείο μου για να πάρω λίγο ήλιο και καθαρό αέρα, και μετά τακτοποιούμαι με ένα φλιτζάνι καφέ και μια χαλαρωτική μουσική στα ακουστικά μου.
Μερικές φορές, καθησυχάζω τον εαυτό μου εξετάζοντας προσεκτικά τα προσχέδια, διασφαλίζοντας ότι κάθε email είναι ένα αριστούργημα πριν το στείλω. Αλλά άλλες φορές, εμπιστεύομαι τον εαυτό μου αρκετά ώστε να μην ξαναδιαβάσω κάθε σχέδιο ένα εκατομμύριο φορές πριν το στείλω. Μερικές φορές χτυπάω το send πριν μου πει ο εγκέφαλος της σαύρας, "αλλά τι θα γίνει αν δεν είναι τέλειο;" και παρακολουθήστε το μήνυμα να μεγεθύνεται στον ψηφιακό αιθέρα.
Διαχείριση συναισθημάτων που προκαλούνται από email
Από όλα τα άρθρα αυτοβοήθειας που έχω διαβάσει, τόσο λίγοι έχουν προσφέρει βοήθεια για τον πολύ συγκεκριμένο τύπο κόπωσης που αντιμετωπίζετε όταν πρέπει να περνάτε στους ωκεανούς των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθημερινά.
Κανείς δεν μιλά για τη βαρύτητα στο έντερό σας μετά την αποστολή ενός ιδιαίτερα τολμηρού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή για τον πανικό όταν νομίζετε ότι έχετε γράψει ένα όνομα λάθος. Or, πάλι, αυτός ο φόβος της απόρριψης. (Πολλά από αυτά προέρχονται από τις ψυχρές μου ημέρες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπου προσπάθησα να παρουσιάσω πράγματα όπως το cloud computing σε τεχνολογικούς bloggers-υπάρχουν πολλά όχι σε αυτόν τον χώρο.)
Έτσι, εκτός από τη μέθοδο "περιβάλλω τον εαυτό μου με άνεση" για την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έχω αναπτύξει επίσης μερικές τακτικές που θα με βοηθήσουν να απαλύνω το άγχος μου στις μέρες που βαριούνται με email.
Αναπνεύστε βαθιά πριν ανοίξετε την εφαρμογή email σας.
Δεν αστειεύομαι όταν λέω ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με λειτουργούν, γι 'αυτό παίρνω μερικές βαθιές ανάσες πριν ανοίξω τα εισερχόμενά μου κάθε μέρα. Σε ασταμάτητες ημέρες, θα το κάνω και αυτό μεταξύ αποστολών. Είναι ένας χρήσιμος τρόπος για να νιώσω πιο παρούσα και να με βγάλεις από το μυαλό μου.
Βγες έξω.
Αν μπορείτε, βγείτε κρυφά έξω για δέκα λεπτά περπάτημα. Αυτό συνήθως μου δίνει αρκετό ψυχικό και φυσικό χώρο για να επιστρέψω με αίσθηση ανανέωσης και εμπιστοσύνης στην εξουσία μέσω των υπόλοιπων εισερχομένων μου.
Καταναλώστε μια διαφορετική μορφή μέσων.
Σε περίπτωση αμφιβολίας, κάντε κλικ έξω. Αν αρχίσω να ασχολούμαι πολύ με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα μπω στο φάκελο των ενημερωτικών δελτίων μου και θα διαβάσω μερικές από τις πιο πρόσφατες πληροφορίες σχετικά με εταιρείες κοινωνικών επιπτώσεων ή ειδήσεις στα μέσα ενημέρωσης. Βρίσκω έναν χώρο που έχει λίγες προσδοκίες, αλλά παραμένει σχετικός με τη δουλειά που κάνω. Γεμίζω το φλιτζάνι μου με λόγια από τους ηγέτες της βιομηχανίας και ίσως με ελαφρύ περιεχόμενο πριν επιστρέψω στα εισερχόμενά μου.
Διαγραφή, αρχειοθέτηση, διαγραφή, επανάληψη.
Διαγράψτε ανελέητα. Καταργήστε την εγγραφή σας ανελέητα. Εάν δεν προσθέτει αξία στα εισερχόμενά σας (ή "προκαλεί χαρά" αν αυτό σας ταιριάζει καλύτερα), απορρίψτε το. Εάν μπορεί να επιστρέψετε αργότερα (δεν θα το κάνετε), αρχειοθετήστε το σε ένα φάκελο. Αν εισερχόμενα άπειρα είναι περισσότερο το στυλ σας, προχωρήστε - απλά βρείτε αυτό που σας ταιριάζει. Ο στόχος είναι να μην νιώθετε κύματα άγχους ή άγχους όταν ανοίγετε το email σας κάθε πρωί.
Τα εισερχόμενα που εστιάζουν στην αυτοεξυπηρέτηση είναι αυτά που δεν σας ενοχλούν, δεν σας κρατούν ξύπνιο τη νύχτα ή δεν μειώνουν την πιο σημαντική δουλειά σας. Είναι ένα εισερχόμενο που σας δίνει δύναμη, σας εξυπηρετεί και σας προωθεί.
Μπράβο, συνάδελφοι email. Το έχουμε αυτό.
