No debe confundirse con los asistentes legales, secretarias legales desempeñar funciones vitales en bufetes de abogados de todo el país. Mientras paralegales A menudo realizan tareas de abogado bajo la supervisión de un abogado, los secretarios legales deben realizar un seguimiento de todos los detalles que circulan en el bufete de abogados.
La ley ha sido y siempre será un mundo de burocracia y semántica. Los abogados deben estar completamente preparados para todos y cada uno de los procedimientos legales. Como tal, tanto los abogados como los asistentes legales dependen en gran medida de sus secretarios legales.
¿Qué tipo de habilidades necesita para ser un secretario legal?
El rol de secretarias legales, también conocidos como asistentes administrativos de abogados o asistentes legales, ha evolucionado en las últimas dos décadas. Como con todo lo demás, la tecnología continúa transformando la oficina de abogados tradicional.
Los secretarios legales deben trascender los roles convencionales de escribir y contestar teléfonos para supervisar actividades de alto valor entre abogados y clientes y con respecto a los procedimientos legales.
Los secretarios legales hacen lo que cualquiera asistente administrativo podría hacer, excepto que el mundo legal es un poco más complicado. Realizan tareas de secretaría utilizando terminología legal, procedimientos y documentos. Los secretarios legales también preparan documentos legales y correspondencia, incluidas citaciones, quejas, mociones y citaciones. También pueden ayudar con la investigación legal.
Tipos de habilidades de secretaria legal
Los roles de secretario legal han evolucionado con el tiempo. Estas habilidades lo ayudarán a tener éxito en las oficinas de un solo abogado y en las firmas de abogados más grandes.
Habilidades tecnológicas
Muchos abogados no tienen ni el tiempo ni la experiencia para operar bien la tecnología de las oficinas de abogados. Dependen de secretarios legales expertos en tecnología para realizar una variedad de tareas informáticas, como crear hojas de cálculo, preparar presentaciones, auditoría de hojas de tiempo, gestión de facturas, creación/escrito de documentos, mantenimiento de calendarios y seguimiento de fechas límite.
Por lo tanto, los secretarios legales que dominan una variedad de aplicaciones de software de computadora tendrán la mayor Oportunidades profesionales. Algunas de las tecnologías más comunes que los secretarios legales deben dominar incluyen:
- Software de procesamiento de textos
- Paquete de Microsoft Office
- Presentación
- Gestión de la información
- Organización de archivos digitales
- Software de copia de seguridad de datos
- Facturación
- Facturación
- Transcripción
- Autoedición
- Videoconferencia
- Gestión de correo electrónico
Habilidades interpersonales
Los secretarios legales interactúan diariamente con abogados, asistentes legales, personal, clientes, abogados contrarios, personal judicial, proveedores y más.
Las habilidades interpersonales y de comunicación de primer nivel son esenciales. Además del contacto cara a cara, las secretarias se comunican por correo electrónico, teléfono y sistemas de videoconferencia.
- Recepción
- Etiqueta telefónica
- Comunicación oral
- Inteligencia emocional
- Iniciativa
- Formalidad
- Cojinete
Comunicación escrita
¿Cree que los abogados redactan su propia correspondencia escrita? Piensa otra vez. Los secretarios legales son frecuentemente responsables de redactar la correspondencia de rutina y los memorandos de archivo, en además de corregir documentos legales para alegatos, escritos, descubrimiento y transacciones propósitos
La escritura es una parte integral del trabajo del secretario legal; los que se desarrollan fuertes habilidades de escritura serán indispensables para los abogados a quienes asistan.
- Composición de correo electrónico
- Seguimiento de formatos de documentos estrictos
- Atención a los detalles
- Cartas de presentación
- Fuertes habilidades de gramática
- Transcripción
Habilidades de organización
Dado que los secretarios legales son la "mano derecha" del abogado, las habilidades organizativas son esenciales para administrar de manera eficiente una práctica legal o departamento legal corporativo.
Los secretarios legales deben mantener archivos en papel y electrónicos, gestionar proyectos, realizar un seguimiento de múltiples plazos, mantener calendarios, programar reuniones, organizar eventos y mantener todo ordenado y accesible.
- Atención a los detalles
- Gestión de calendario
- Gestión de archivos
- Gestión de información confidencial
- Transcripción
- Proceso de Empaquetado y Envío de Documentos Legales
- Recepción y organización de declaraciones juradas
- Tomar nota
Habilidades de transcripción
Las habilidades de transcripción son fundamentales para la práctica secretarial. Además de una velocidad de escritura rápida (los requisitos del empleador varían de 50 a 100 palabras por minuto), se requieren habilidades de escucha activa para comprender los archivos de dictado de voz.
Se necesitan sólidas habilidades de gramática, ortografía, vocabulario y lenguaje, así como una comprensión de la terminología legal. Como se mencionó anteriormente, las secretarias deben ser competentes en aplicaciones de procesamiento de textos y equipos de transcripción.
- Escucha activa
- Mecanografía
- Software de procesamiento de textos
- Dispositivos de grabación de audio
- Memoria
- Comunicación escrita
Atención a los detalles
La atención al detalle es crítica en la profesión legal. Por ejemplo, escribir $ 600,000 en una oferta de liquidación en lugar de $ 60,000 podría costarle un cliente a su empresa. Los secretarios legales manejan las minucias de la práctica legal diaria, y la atención a los detalles es importante en casi todas las tareas de secretaría, desde la redacción y revisión de documentos hasta la programación de reuniones y el calendario plazos
- Tomar nota
- Atento
- Revisión de cuentas
- Razonamiento inductivo
- Razonamiento deductivo
- Entrada de datos
- Exactitud
- Proactivo
Familiaridad con documentos legales y terminología
¿Cuál es la diferencia entre una secretaria y un legal ¿secretario? Los secretarios legales están familiarizados con todo lo relacionado con la ley y los procedimientos judiciales. Términos como "citación", "pro se" y "voir dire" no confunden a los secretarios legales.
Entienden los matices del procedimiento legal y tienen la capacidad de crear y formatear documentos procesales, de prueba y transaccionales.
- Informe de prueba
- Escrito de Amicus
- Escrito de Apelación
- Breve respuesta
- interrogatorios
- Proceso de apelaciones
- Testamentos y Testamentos
- Quejas legales, apelaciones y respuestas
- Escritura de renuncia
- Garantía escrita
- Solicitud de citaciones
Trabajo en equipo
El trabajo en equipo es crucial para el papel de los secretarios legales en la prestación de servicios legales. En todos los entornos de práctica, desde grandes departamentos legales corporativos hasta profesionales independientes, los secretarios legales deben trabajar en equipo con abogados, asistentes legales, secretarios, empleados de archivo, proveedores y otros para brindar servicios legales de manera efectiva.
Las secretarias legales más eficientes saben cómo llevarse bien con los compañeros de trabajo y colaborar con terceros para hacer el trabajo.
- Escucha activa
- Comunicación oral
- Comunicación escrita
- Sensibilidad al problema
- Colaboración
Habilidades multitarea
La mayoría de los secretarios legales trabajan para más de una persona en más de un archivo.
Realizar múltiples tareas simultáneamente debe ser una segunda naturaleza para un secretario legal competente.
Saben cómo hacer malabarismos con múltiples asignaciones y prioridades contrapuestas y cómo manejar cargas de trabajo cada vez mayores en el ajetreado despacho de abogados de hoy en día, donde una persona suele realizar el trabajo de tres.
- Atención a los detalles
- Gestión del tiempo
- Priorización
- Delegación
- Planificación
- Tolerancia al estrés
Habilidades de investigación
Los secretarios legales realizan investigaciones en Internet para una multitud de tareas, como encontrar direcciones, recopilar información del cliente, investigar la competencia y localizar testigos expertos.
Muchos secretarios legales, particularmente aquellos en pequeñas oficinas legales, también realizan asistente legal deberes, incluida la investigación legal, la verificación de citas y el seguimiento de la jurisprudencia. Aprender plataformas de investigación legal como Westlaw o Lexis/Nexis puede brindarle una ventaja competitiva.
- Comprensión lectora
- entrevistando
- Tomar nota
- Notar tendencias
- Análisis de los datos
- Razonamiento inductivo
- Razonamiento deductivo
- Software de investigación de derecho
Más habilidades de secretaria legal
- Solución de problemas
- Gestión de redes sociales
- Corrección de pruebas
- revisando
- Redacción
- Ortografía
- Uso adecuado de los motores de búsqueda
- Reporte escrito
- Producción final del manuscrito
- recargos
- Desarrollar y mantener procedimientos operativos estándar (SOP)
- plazos
- Plurilingüe
- Amabilidad
- Adaptabilidad
- Eficiencia
- Pensamiento crítico
- Cumplimiento
- Teneduría de libros
- Profesionalismo
- Servicio al Cliente
- Resiliencia
- Acuerdos previos al juicio
- Máquinas de fax
- Mantener bibliotecas de leyes
- Administrar archivos de casos
- LexisNexis
- EL QUE MARCA EL PASO
Cómo hacer que tus habilidades se destaquen
Agregue habilidades relevantes a su currículum: Asegúrese de resaltar las habilidades anteriores en su resumen e historial laboral. Los bufetes de abogados se preocupan por su experiencia y atención a los detalles, particularmente en la forma en que construye su currículum.
Resalte las habilidades en su carta de presentación: No malgastes palabras en tu carta. Dado que la creación de cartas de presentación es una parte importante de su trabajo como asistente legal, manténgase al tanto y demuestre su capacidad para ser claro y directo.
Use palabras de habilidad en su entrevista de trabajo: Esté preparado para discutir los tipos de proyectos que ha administrado en otros roles sin violar la confidencialidad de un cliente en otras firmas de abogados. No tenga miedo de describir cómo utilizó las habilidades anteriores en otros roles fuera del mundo legal si la experiencia es aplicable al rol que busca.
