Si está contemplando una carrera como Organizador de eventos, ya sea como una entidad independiente o con una empresa de planificación de eventos, asegúrese de que es una buena opción para el puesto. lo mas exitoso los planificadores de eventos tienen un conjunto de habilidades impresionante. A continuación se presentan cinco habilidades de planificación de eventos a las que recurrirá regularmente. Estas habilidades pueden hacer o deshacer su éxito.
Los planificadores de eventos están altamente organizados
En la planificación de eventos, el éxito está en los detalles. ¡Y hay muchos de ellos! Hacer un seguimiento de numerosas tareas, múltiples proveedores y listas de tareas en constante cambio, todo a la vez, mientras mantiene contento a su cliente, puede ser un desafío para algunos y desalentador para otros.
Ser altamente organizado es una necesidad para la planificación exitosa de eventos. Para aquellos que hacen y administran listas de tareas pendientes en su vida personal, la organización puede ser algo natural. Para otros que luchan por recordar los plazos o recoger la tintorería, organizarse puede requerir más esfuerzo.
Los planificadores de eventos pueden administrar un evento a la vez o estar en las etapas de planificación de múltiples eventos simultáneamente. Algunos eventos, como las conferencias anuales, requieren más de un año de planificación, por lo que los planificadores de eventos deben mantenerse organizados a largo plazo.
Abundan las herramientas organizativas para los planificadores de eventos, desde software que rastrea el registro hasta plantillas para formularios y hojas de cálculo. Un evento de planificación Lista de Verificación personalizado para cada proyecto es una de las herramientas más valiosas que puedes tener, independientemente de tu capacidad organizativa natural.
Descubra un sistema organizativo que funcione mejor para usted porque ser organizado es fundamental para una carrera de planificación de eventos.
Los planificadores de eventos son agradables
¿Qué tienen en común todos los eventos? Gente. Los planificadores de eventos exitosos son agradables, atractivos, buenos conversadores y excelentes oyentes. La planificación de eventos es una profesión social en la que el resultado, el evento en sí, incluirá a un grupo de personas, grande o pequeño. Comprender a las personas y disfrutar hablando con ellas es parte del trabajo.
Esto no significa que, como planificador de eventos, pasará la mayor parte del día en almuerzos con clientes y tomando cócteles en eventos sociales. La planificación de eventos es un trabajo arduo, y gran parte se gasta en un escritorio con un teléfono o una computadora; sin embargo, una conducta afable es imprescindible al abordar una de estas tareas comunes de planificación de eventos:
- Negociación con hoteles
- Discutir menús con gerentes de catering
- Reunión con los vendedores
- Presentando sus ideas de eventos a un posible cliente
- Redes en cualquier momento y en cualquier lugar
- Supervisión del personal del evento.
- Trabajando su evento e interactuando con invitados y trabajadores
En la vida diaria, la mayoría de nosotros recordamos a las personas agradables y serviciales con las que interactuamos, y esa interacción puede hacer que la experiencia sea mucho más constructiva para ambas partes. Saber relacionarse con diferentes personalidades, conectar con alguien y causar una impresión positiva son claves para el éxito. Nadie quiere trabajar o ayudar a alguien con quien es difícil hablar, difícil de entender o grosero y poco profesional de alguna manera, así que considere ser agradable una habilidad esencial para la planificación de eventos.
Escuche y comuníquese claramente
Excelente habilidades de comunicación son esenciales en muchas profesiones. En la planificación de eventos, la falta de comunicación puede generar numerosos problemas tanto para el planificador de eventos como para el cliente, y un simple malentendido puede tener resultados catastróficos. Por lo tanto, la capacidad de escuchar es crucial para comprender las necesidades del cliente.
Aquí hay algunos ejemplos de comunicaciones y cómo se utilizan estas habilidades de planificación de eventos al planificar eventos:
Comunicación escrita:
- Escribiendo propuestas de eventos para un posible cliente
- Creación de materiales para comercializar su empresa.
- Redacción de contratos para clientes y proveedores.
- Redacción de notas de agradecimiento para oradores invitados y VIP
Comunicación verbal:
- La capacidad de explicar el alcance y el propósito de un evento.
- Comunicar de manera efectiva sus ideas a un supervisor, cliente o proveedor
- Comprender y procesar la información que se proporciona, como las inquietudes de un cliente o las preguntas de un proveedor de servicios de catering.
- Negociación hábil de tarifas de hotel, detalles de contacto o extras de un proveedor
Los planificadores de eventos son creativos
Los planificadores de eventos exitosos tienen ideas, muchas de ellas. Y con esa creatividad viene la capacidad de transformar la idea en algo tangible. Los planificadores de eventos pueden tomar una visión y darle vida. Desde desarrollar un tema único para una fiesta hasta encontrar una solución de decoración asequible que se ajuste a un presupuesto reducido, la creatividad es esencial al planificar un evento.
La creatividad también juega un papel en la resolución de problemas. Ser capaz de pensar creativamente para desarrollar soluciones a los problemas puede impactar positivamente en el éxito de su evento.
Los planificadores de eventos son multitarea
En varias etapas del proceso de planificación de eventos, existen numerosas tareas que administrar. Puede estar negociando un contrato de hotel, reuniéndose con un cliente para hablar sobre posibles oradores invitados, reservando un servicio de catering, entrevistando a proveedores de alquiler y explorando opciones de entretenimiento. Y eso es sólo para un evento. Agregue múltiples eventos en las etapas de planificación a la vez, y el resultado final es un acto de malabarismo. Los planificadores de eventos exitosos deben saber cómo realizar múltiples tareas de manera efectiva y mantener muchos aspectos del evento en movimiento simultáneamente sin perder el control en ninguna de esas tareas.
El éxito en la planificación de eventos radica en la capacidad de priorizar y concentrarse en cada tarea sin distraerse con otras cosas o sentirse abrumado por los numerosos detalles que requieren su atención. Mantener la calma, la concentración y la flexibilidad son atributos del multitarea exitoso.
