Las reuniones eficaces son eventos interesantes y llenos de energía en los que los miembros del equipo trabajan juntos para tomar decisiones o resolver problemas. Desafortunadamente, muchas de las reuniones a las que asistimos parecen ser todo lo contrario. Las peores reuniones hacen que el tiempo se acelere dejando a todos mental y emocionalmente exhaustos y más que un poco frustrados. La diferencia está en cómo se planifican y ejecutan las reuniones.
Los mejores gerentes entienden la importancia de estos eventos y entienden que producir una gran reunión requiere planificación y un esfuerzo deliberado. Este artículo ofrece diez consejos para ayudarlo a aprovechar este valioso tiempo de colaboración con su equipo. Estos son algunos consejos sobre cómo fortalecer las reuniones de su equipo.
Tenga una actitud positiva acerca de las reuniones
Es lo más importante que un gerente puede hacer como líder para mejorar las reuniones del equipo. Es sorprendente cuántos gerentes se enorgullecen de proclamar su disgusto por las reuniones, pero para lograr importantes resultados, resolver problemas, tomar decisiones, informar, inspirar, colaborar y motivar, los gerentes necesitan trabajar con gente.
Eso significa reunir ocasionalmente a esas personas en una habitación o en una conferencia telefónica y hablar con ellas. Administrar no se trata de sentarse en la oficina con la puerta cerrada y enviar correos electrónicos. Como líder, intente ver las reuniones como la manifestación del liderazgo. Es hora de mostrar el liderazgo, no algo que temer como un viaje al dentista.
Recuerde, usted es el dueño de la reunión
No delegue la planificación de la agenda a un asistente administrativo u otro miembro del equipo. Como líder, es su reunión para planificar y ejecutar. Para ponerse en el estado de ánimo adecuado, formule y responda la siguiente pregunta: "Después de esta reunión, ¿qué quiero que la gente haya aprendido, logrado o resuelto?"
Prepare siempre una agenda
Todo lo que leerá sobre reuniones eficaces en el lugar de trabajo incluye consejos sobre preparando una agenda. Sin embargo, todos nos hemos presentado a una reunión en la que no se encuentra ninguna agenda. El acto de planificar la agenda ayuda a enfocar e identificar los temas prioritarios para la reunión.
Solicitar información sobre la agenda
Aunque es responsabilidad principal del gerente desarrollar la agenda, se puede invitar a los miembros del equipo a contribuir con los elementos de la agenda. Envíe una convocatoria de ideas unos días antes de la reunión.
Condiméntalo
Pon un poco de variedad en el formato. Aquí hay algunas cosas que puede hacer para anima tus reuniones de equipo:
- Invitar a oradores invitados
- celebrar algo
- Realice una "mesa redonda de aprendizaje": haga que los miembros del equipo se turnen para enseñarse algo unos a otros.
- Mire una charla Ted que sea relevante para la agenda de la reunión
- Ejecutar una actividad de trabajo en equipo
- Cambiar de ubicación (considere llevar la reunión fuera del sitio)
- Trae algo divertido o comida interesante.
- Tener una reunión de "agenda de un solo tema"
- Solicitar actualizaciones de rondas relámpago
- Involucrar al equipo en una lluvia de ideas
- Cambia de silla o cámbiate cualquier cosa para romper la monotonía
Permita algunos "espacios en blanco" para la creatividad y el compromiso espontáneos
No abarrotes tantos elementos en la agenda que te cueste completarla. En su lugar, deje algo de espacio al final para la discusión espontánea. Si la reunión termina temprano, deje que todos se vayan temprano. Todos aprecian el tiempo encontrado también.
Usar reuniones de equipo para colaborar
En lugar de solo compartir información, trate de resolver un problema o trabaje con el grupo para llegar a una decisión. Sí, es desafiante y puede ser complicado, pero ahí es donde obtenemos el mayor valor de las reuniones.
Aligerar
Ser el líder de una reunión no se trata de hacer alarde de autoridad o abusar del poder. Castigar a alguien por llegar tarde al frente del equipo es un ejemplo de cómo hacerlo. Mantén el sentido del humor y tu humildad.
Hacer un seguimiento
Realice un seguimiento de los elementos de acción y asegúrese de que las personas hagan lo que dicen que van a hacer. Es frustrante presentarse en la próxima reunión y descubrir que la mitad del equipo no se molestó en hacer lo que se comprometió en la última reunión. Seguimiento antes de la reunión y responsabilizar a las personas por sus compromisos.
Sea un líder modelo a seguir
Las reuniones de equipo no son un momento para bajar la guardia y relajarse con su equipo. Manténgase a sí mismo y a su equipo en los más altos estándares de conducta, lo que significa no hacer bromas subidas de tono, meterse con los miembros del equipo, cinismo y sarcasmo, o criticar a otros departamentos o gerencia. Piense en el tipo de líder por el que quiere ser conocido y luego preséntese en todas y cada una de las reuniones. ser ese líder
La línea de fondo
Una oportunidad de conocer y trabajar con su equipo es algo horrible para desperdiciar. Es imperativo que desarrolle la disciplina para planificar y dirigir reuniones que las personas valoren e impulsen las iniciativas.
