El resto de este artículo ofrece algunas tipos de reuniones que propagan el estrés y la lucha. Como gerente o líder responsable de reunir a las personas para comunicarse, compartir y generar ideas, le conviene eliminar este tipo de reuniones de su rutina.
8:00 a. m. Reuniones de personal del lunes por la mañana
El problema de esta reunión es que nadie está preparado para ella. Después de todo, son las 8:00 a. m. del lunes por la mañana; todavía no ha sucedido nada y lo que sucedió la semana pasada es en su mayor parte historia antigua. El segundo problema con esta reunión es que para que alguien esté preparado, tiene que trabajar el domingo por la noche, lo cual está bien en ocasión, pero garantizado para ganar algunos votos serios para "imbécil del año" de los empleados y los miembros de la familia de empleados.
La solución: Si debe realizar una reunión de equipo el lunes, apúntela para más tarde en la mañana o temprano en la tarde. Mejor aún, apúntalo para el martes por la mañana.
Reuniones de estado de mesa redonda
Conoces esta reunión. Es aquel en el que la gente se mueve por la habitación compartiendo sus últimas novedades, sagas, fantasías y sueños. Siéntate en el lugar equivocado y terminas como el 22Dakota del Norte persona para ofrecer una actualización a un grupo cuyas vejigas están sobrecargadas y cerebros entumecidos por las actualizaciones de orientación política que emanan de la boca de colegas en funciones lejanas.
La solución: Reúnase si es necesario, pero establezca algunas reglas sobre las actualizaciones. Pida a las personas que se centren en las noticias importantes que impactan a todos o que identifiquen los desafíos que requieren ayuda de todas las funciones. Haga cualquier cosa para limitar la dolorosa marcha de actualizaciones de estado gratuitas y egoístas que generan las reuniones indisciplinadas de mesa redonda.
Reuniones recurrentes que han perdido su propósito
Cualquier reunión periódica en la que nadie pueda recordar por qué se lleva a cabo esta reunión es candidata para la eliminación inmediata. Las leyes de la física se transfieren a las reuniones y una reunión en el programa tiende a permanecer en el programa mucho después de haber agotado su utilidad en el lugar de trabajo.
Un nuevo gerente revisó la lista recurrente de reuniones en el cronograma de su equipo y canceló dos de ellas porque no pudo descubrir una razón para que existieran estas reuniones. Recibió más de unas pocas notas de agradecimiento y algunos comentarios de personas que se preguntaban cómo logró liquidar esta reunión de la que habían estado tratando de deshacerse durante el último año.
La solución: Revise todas las reuniones recurrentes a las que somete a su equipo o en las que participa, y elimínelas de su vida y la vida de los miembros de su equipo. Si no es el anfitrión de la reunión, informe al anfitrión de su intención y de su perspectiva sobre la utilidad de la reunión. Si usted es el anfitrión/patrocinador, sondee a los miembros del equipo y déles voz y voto. Un poco de corte draconiano de reuniones recurrentes abre un tiempo valioso para otras actividades más importantes.
Reuniones grupales de forja de palabras
Esta es cualquier reunión en la que reúne a un grupo de personas para trabajar en la redacción de algo: una visión, una misión, una declaración de estrategia, una declaración de alcance en la gestión de proyectos. El resultado de estas sesiones suele ser una serie de oraciones mal construidas que reflejan compromisos por parte de la persona a cargo. Nadie en la sala está de acuerdo con el producto final, pero todos asienten con la cabeza tan pronto como la redacción pasa de ridícula a horrible en un intento de hacer que el dolor desaparezca.
La solución: Nrelegar la redacción aproximada de cualquier cosa a un comité. Intente usted mismo el elemento en cuestión, repítalo con algunos colegas y cuando se acerque a algo que esté comenzando a funcionar para usted, pida con mucho cuidado la opinión de un grupo. Haga preguntas aclaratorias, tome buenas notas y luego desaparezca y vuelva a redactar la(s) declaración(es), repitiendo el proceso según sea necesario.
Reuniones de estrategia de plantilla
No existe un proceso mágico o una plantilla, ni siquiera una simple serie de pasos que ayuden a que surja la claridad estratégica. Realización de un S.W.O.T. (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas) el análisis no siempre se encuentra en el camino crítico para llegar a una evaluación precisa de las condiciones y oportunidades. Y los números, los objetivos y el crecimiento no son estrategias. Tenga cuidado con cualquiera que sugiera que tiene un proceso simple para este tema complejo.
La solución: Invierta en un facilitador o asesor de estrategia altamente calificado y con experiencia que sepa cómo guiar, a veces liderar y a veces seguir en la búsqueda de desarrollar una práctica, significativa estrategia. El profesional adecuado hará que el grupo sea responsable de encontrar respuestas a las preguntas correctas (difíciles) que deben responderse en el camino hacia la claridad estratégica.
La línea de fondo
Reuniones son oportunidades invaluables para conectarse, comunicarse, construir relaciones y estimular la resolución creativa de problemas. También son oportunidades maduras para el uso excesivo e incluso el abuso. Esfuércese por ser el gerente que respeta el poder y la importancia de las reuniones. Use estos foros por las razones correctas al diseñarlos para enfocarse en temas clave, solicitar ideas y, lo que es más importante, respetar el tiempo que todos dedican a las sesiones. Los miembros de su equipo apreciarán su enfoque positivo más de lo que jamás se imagina.
