Como gerentes, pasamos demasiado tiempo tratando de incluir más trabajo en menos tiempo. Una respuesta común para los profesionales con exceso de trabajo en todos los niveles es intentar realizar varias tareas al mismo tiempo. El problema es ese multitarea no funciona
Por qué la multitarea no es el enfoque más efectivo
Por ejemplo, imagina que mientras te cepillas los dientes por la mañana, empiezas a pensar en el agenda para una gran reunión más tarde en el día. No se necesita mucho del poder de procesamiento de su cerebro para cepillarse los dientes, y es posible que pueda concentrarse en la agenda mientras maneja mecánicamente su tarea de limpieza de dientes por la mañana.
Pero, ¿qué pasa con dos tareas que requieren más de la capacidad de su cerebro? Puede que estés hablando por teléfono mientras preparas el desayuno. Puede hacer ambas tareas correctamente, pero la oportunidad de cometer errores debido a lapsos de atención es grande.
Chunking como alternativa a la multitarea
"Chunking" describe cómo funciona la utilización de la memoria humana. Es importante recordar este concepto cuando miramos a completar varias tareas simultáneamente. De hecho, estamos cambiando entre ellos en lugar de hacerlo al mismo tiempo (aunque, en el caso de cepillarse los dientes, puede parecer que son simultáneos).
Imagina que estás hablando por teléfono cuando alguien entra en tu oficina. Piden su consejo o una decisión rápida sobre un tema. Deja de escuchar a la persona en el teléfono brevemente, escanea la nota frente a usted, escribe una respuesta y vuelve a la llamada telefónica. No realizó las dos actividades (llamada telefónica y conversación en persona) al mismo tiempo.
En realidad, realizó tres tareas en secuencia: comenzó la llamada telefónica, tuvo la conversación en persona y luego reanudó la llamada telefónica. Al igual que en el ejemplo anterior del desayuno, podría haber hecho mejor ambos, y en menos tiempo total, si los hubiera hecho uno después del otro en lugar de hacerlo al mismo tiempo. La razón es que al comenzar cada tarea, debe concentrarse en ella y comenzar.
El tiempo de inicio ineficaz de la multitarea
Cuando comenzó la llamada telefónica, tuvo que pensar en ello, encontrar el número de teléfono y realizar la llamada. Cuando te interrumpían, tenías que averiguar qué quería la persona de ti para poder darle una decisión. Finalmente, cuando reanudó la llamada telefónica, tuvo que recordar dónde la dejó. Incluso podrías haber tenido que decir, "Oops, lo siento, alguien entró. ¿Qué estabas diciendo?"
Cuantos más arranques y paradas haga durante el día, más de estos momentos de puesta en marcha que consumen mucho tiempo tendrá. Estos momentos son tiempo improductivo. Si tiene que preparar un informe diario, el momento de inicio probablemente sea bastante corto en comparación con el informe que solo realiza trimestralmente. Aún así, si está preparando ese informe y lo interrumpen, tiene casi el mismo tiempo para comenzar cada vez.
Digamos, por ejemplo, que puede escribir un informe en 30 minutos sin interrupciones. Sin embargo, pueden pasar varias horas si surgen tareas no planificadas e interrupciones a lo largo del día. Esta demora sustancial a menudo no proviene tanto de las interrupciones reales como del tiempo que lleva reiniciar el informe una y otra vez.
Por qué debería intentar fragmentar
OK, a veces tienes que realizar varias tareas a la vez. Su trabajo puede ser operativo, entonces, ¿qué es mejor que la multitarea? Trocear es mejor para productividad.
Chunking es el concepto de dividir el día en partes más grandes en lugar de reaccionar ante interrupciones constantes. Cuanto más tiempo pueda dedicar a tareas específicas, menos momentos de puesta en marcha tendrá y su eficiencia mejorará proporcionalmente. Como no pasará tanto tiempo en los momentos iniciales, tendrá más tiempo y hará más cosas. Como beneficio adicional, dado que podrá concentrarse en la única tarea en cuestión, lo hará mejor.
Como barra lateral, gerentes de proyecto Hace mucho tiempo descubrió el poder de esta técnica y creó su propia versión de "fragmentación" a través del proceso de estructura de descomposición del trabajo.
Cómo comenzar con la fragmentación en el trabajo
Entonces, ¿cómo puedes empezar a fragmentar?
- Comience poco a poco hasta que lo sienta. Elija una sola tarea, tal vez su informe semanal.
- Aparta los 30 minutos que sabes que te llevará.
- Cierra la puerta o coloca un letrero que diga "Genio en el trabajo" o algo así y luego concéntrate en el informe y nada más que el informe.
- Ignora el teléfono.
- No revises el correo electrónico.
- Solo escribe el informe.
Intente lo mismo con llamadas telefónicas, reuniones de empleados y otras actividades regulares. Concéntrese, divida sus días y, después de algunas semanas de práctica, se sentirá y será más eficiente.
La línea de fondo
No pierda tanto de su tiempo tratando de realizar múltiples tareas. En cambio, hazte más eficiente y más productivas por fragmentación. Si bien el término es incómodo, el concepto es efectivo.
Actualizado por Art Petty
