Las organizaciones vecinales en ciudades de todo el país organizan eventos públicos y comunitarios especiales, como festivales al aire libre, ferias callejeras y carnavales. Muchos de estos eventos públicos, particularmente los exitosos, se convierten en festividades anticipadas y, a veces, en un motivo de orgullo para la comunidad anfitriona. Si bien hay aspectos de la planificación y ejecución de eventos que se comparten en todos los tipos de eventos, desde bodas hasta conferencias corporativas, los eventos públicos tienden a tener sus propias necesidades y desafíos. Uno de estos factores únicos de planificación de eventos públicos es trabajar y recibir permiso de las agencias gubernamentales.
A veces, la mejor manera de aprender es simplemente sumergirse. Otras veces, vale la pena aprender de las lecciones y experiencias de otros. En este caso, vamos a aprender de la ciudad de Chicago. Con experiencia en la organización de alrededor de 350 eventos especiales en todo Chicago, la Oficina de Eventos Especiales del Alcalde ha creado su recurso de eventos especiales Guía y paquete de permisos para eventos especiales, que incluye ideas prácticas que otros pueblos y ciudades pueden desear incorporar a su comunidad eventos. Estos son los mejores consejos para planificar eventos comunitarios exitosos de los propios maestros.
Tener un proceso de solicitud formal
En Chicago, código municipal requiere que las organizaciones que deseen organizar un evento comunitario presenten una solicitud formal que acepte ciertas pautas del evento, como:
- No se puede cobrar ninguna tarifa por la admisión (establezca un monto de donación).
- Los vendedores de alimentos deben tener licencia y poseer certificación.
- Los vendedores de licores deben tener licencia (solo cerveza y vino).
- Los vendedores de mercancías deben tener licencia.
- Se debe notificar a la Autoridad de Tránsito de Chicago.
Tener un proceso de solicitud formal para eventos especiales públicos y comunitarios puede reducir la carga de trabajo y agilizar las aprobaciones, lo cual es beneficioso para todos.
Requerir un Permiso de Evento Especial
Además del proceso de solicitud del evento, la ciudad de Chicago también requiere que los organizadores presenten una solicitud de permiso de evento especial, que conlleva sus propios requisitos, tales como:
- La solicitud debe presentarse con un mínimo de 45 días antes del evento.
- Las solicitudes deben ser notariadas.
- Los organizadores deben presentar un certificado de seguro por $ 1 millón en responsabilidad general comercial que nombre a la ciudad de Chicago como asegurado adicional.
Si bien al principio, podría parecer que Chicago simplemente crea bastantes obstáculos burocráticos para saltar cuando se trata de eventos comunitarios, sin Al hacer que las solicitudes sean demasiado difíciles, la ciudad se ha asegurado de que todos los eventos públicos cumplan con su conjunto de requisitos, muchos de los cuales se relacionan con seguridad.
Requerir un mapa de eventos con la solicitud de permiso
Los organizadores deben presentar como parte de cualquier solicitud de permiso de evento especial, un mapa del evento que identifique las áreas de cierre de calles propuestas y el plan de cambio de ruta. El mapa también debe considerar los espacios de garaje públicos, el acceso a la entrada de vehículos y el espacio del carril de incendios. Las señales de desvío y las barricadas deben cumplir con los requisitos de la ciudad, y los organizadores deben obtener estos suministros directamente. Los siguientes elementos se consideran al emitir un permiso:
- Seguridad Pública.
- La proximidad de otro evento en el área al mismo tiempo.
- Emisión previa de un permiso para otro evento en el mismo mapa de ubicación.
Requerir permisos para carpas y toldos
En Chicago, las carpas o marquesinas de más de 240 pies cuadrados en eventos públicos requieren permisos de la ciudad. Si es más grande que 600 pies cuadrados, los dibujos deben estar sellados por un arquitecto o ingeniero estructural con licencia, y se deben presentar los planos de salida y emergencia, incluidos los letreros y la iluminación. Si el tamaño supera los 4,000 pies cuadrados, la solicitud de permiso debe ser presentada por la empresa responsable de erigir la estructura. Este proceso garantiza que las medidas de seguridad se tomen en serio.
Requerir asociaciones con funcionarios de seguridad pública
Los eventos especiales en Chicago deben involucrar tanto a la policía como a los departamentos de bomberos. Los organizadores deben reunirse con el comandante de la policía (y/o su representante) para abordar los problemas tales como un carril de tráfico para vehículos de emergencia, planes de seguridad y puesto de mando designado en el evento. Los organizadores deben designar a una persona que actuará como enlace con el departamento de policía, el departamento de bomberos, los departamentos de calles y saneamiento, la oficina de eventos especiales y otros. Será útil tener al menos una persona con conocimientos y experiencia en su equipo que sirva como punto de coordinación para todos estos departamentos públicos.
Proporcionar una lista de verificación del código de seguridad contra incendios
Los organizadores de festivales y eventos al aire libre en Chicago reciben una lista de verificación y deben cumplir con ciertos requisitos del código de seguridad contra incendios, que incluyen:
- Las carpas deben estar hechas de material retardador de fuego (se requiere certificación).
- Se requieren extintores de incendios en cada cabina.
- Las filas de asientos temporales tendrán capacidad para 5 a 14 personas (máximo).
- Los pasillos de asientos temporales deben tener un mínimo de 36 pulgadas.
- No se almacenarán líquidos inflamables en ninguna carpa, toldo o caseta.
- No se permitirá la acumulación de basura.
- Los cables eléctricos deben estar sujetos con cinta adhesiva y se recomiendan varios tomacorrientes.
- Se recomiendan carriles contra incendios para vehículos de emergencia (carril contra incendios de 10 pies).
- RCP básica y se recomiendan cursos de primeros auxilios para los miembros del personal.
Tanto los planificadores de eventos públicos experimentados como los nuevos aprecian una buena lista de verificación.
Garantizar prácticas seguras de manipulación de alimentos
La ciudad de Chicago requiere que los proveedores asistan a una clase del Departamento de Salud antes de presentar cualquier solicitud. Además, los vendedores deben obtener una Capacitación y Certificación de Saneamiento del Festival de Verano (ofrecida por la Asociación de Restaurantes de Illinois). El oficial de salud, quien determina si un vendedor recibirá un permiso para operar, mantiene la autoridad para suspender cualquier permiso en cualquier momento.
La ciudad describe reglas detalladas para alimentos, contenedores, etiquetas, protección de alimentos, higiene personal, equipo de alimentos, desechos, construcción de stands y material tóxico. También requiere que los vendedores asistan a un seminario de saneamiento obligatorio.
En una nota relacionada, la (s) licencia (s) de licor para eventos especiales deben ser recibió 20 días antes del evento.
Tener un Plan de Contratación de Servicios Municipales
Se deben contratar contratistas públicos o privados para una variedad de servicios, incluida la publicación No estacionar señalización, dotación de barricadas, remolque, bidones de basura, bidones de reciclaje, liners, barrido, recogida de basura, servicios eléctricos y/o equipos de sonido. En Chicago, el Departamento de Calles y Saneamiento está disponible para brindar dichos servicios en un programa de tarifas por hora basado en la experiencia.
Además, se requiere un programa de reciclaje como parte del paquete de permisos para eventos especiales en Chicago. Con el aumento de la popularidad de los eventos ecológicos, ¡no es una mala idea!
Requerir permisos de animales
Si los animales están involucrados en el evento de alguna manera, la ciudad de Chicago requiere que se presente con la solicitud del evento el nombre de un veterinario local que estará presente en el evento. Esta persona será responsable de cuidar a los animales enfermos o heridos. Asimismo, la Comisión de Cuidado y Control de Animales podrá inspeccionar animales antes de su uso en actividades públicas.
Gestionar señalización y promoción de eventos
Los organizadores de eventos públicos en Chicago tienen la oportunidad de obtener exposición adicional al evento con pancartas en postes de luz. Por supuesto, la ciudad gestiona estas solicitudes requiriendo que los organizadores completen una solicitud de permiso de banner. incluyendo una copia de los gráficos de banner propuestos, la fecha del evento y cualquier otro aspecto significativo del pedido. El departamento de calles y saneamiento gestiona este tipo de solicitudes.
