Hacer un seguimiento de los informes y pagos de impuestos sobre la nómina requiere una cuidadosa atención a los detalles. Establecer un calendario anual de impuestos sobre la nómina puede ayudarlo a evitar multas y sanciones y mantenerse al día.
Incluso si tiene un CPA o un servicio de contabilidad para hacer sus impuestos sobre la nómina, necesita saber cuándo vencen estos impuestos e informes.
¿Qué se incluye en los impuestos sobre la nómina?
Los impuestos sobre la nómina incluyen estos informes y pagos, en función de los montos de pago de los empleados:
- impuestos federales sobre la renta
- Impuestos FICA (impuestos de Seguro Social y Medicare)
- Impuestos federales de desempleo
Los impuestos federales sobre la renta y los impuestos FICA a veces se denominan "impuestos 941", porque están incluidos en el Formulario 941 del IRS, el informe trimestral de salarios e impuestos.
Los impuestos estatales sobre la renta también se retienen del pago de los empleados y se informan a su estado, si su estado tiene impuestos sobre la renta.
Impuestos sobre la nómina para contratistas independientes
Si paga a personas que no son empleados, no está obligado a retener impuestos sobre la renta o impuestos FICA de los pagos que les hace.
Debe completar un informe anual para contratistas y presentarlo ante el IRS.
Cuándo hacer depósitos de impuestos federales sobre la nómina
Antes de comenzar a usar este calendario, deberá determinar qué cronograma de depósito de impuestos sobre la nómina se aplica a su negocio para los impuestos 941. El calendario de depósitos que debe utilizar depende del tamaño de su nómina.
Bisemanal
Si tiene una nómina grande, debe hacer depósitos de impuestos sobre la nómina quincenalmente (dos veces por semana).
Si esa fecha es un fin de semana o feriado, la fecha de vencimiento es el siguiente día hábil. Entonces, si el final del mes cae en sábado, la fecha de vencimiento es el lunes siguiente.
Obtenga más información sobre la regla de depósito quincenal para ver si debe realizar estos pagos.
Mensual
Los depósitos de impuestos sobre la nómina deben realizarse antes del día 15 de cada mes para el mes anterior, a menos que se aplique la regla bisemanal. (Véase más arriba.)
Trimestral
Los informes trimestrales de impuestos sobre la nómina en el Formulario 941 vencen al final del mes siguiente al final de cada trimestre. Si ha realizado todos los depósitos de impuestos sobre la nómina a tiempo y en su totalidad, tiene hasta el día 10 del mes siguiente para presentar el Modelo 941.
Los depósitos de impuestos federales por desempleo vencen al final del mes siguiente a cada trimestre si la obligación tributaria de su empresa supera los $500.
Anual
Las declaraciones anuales de salarios e impuestos para los empleados (en el formulario W-2) y los trabajadores contratados (en el formulario 1099-MISC y el formulario 1099-NEC) vencen a fines de enero del año anterior.
El informe federal de impuestos de desempleo en el Formulario 940 y el depósito de impuestos vencen a fines de enero del año anterior. Si todos los depósitos de impuestos se han realizado en su totalidad ya tiempo, la fecha límite es el 10 del mes siguiente.
Las transmisiones al Seguro Social en el Formulario W-3 (junto con todos los W-2) y en el Formulario 1096 (junto con todos los 1099) vencen a principios de febrero del año anterior.
Uso de EFTPS para depósitos de nómina
Los depósitos de impuestos sobre la nómina deben hacerse utilizando el Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS). El IRS ya no acepta los cupones de depósito (Formulario 8109).
Fechas de vencimiento del impuesto general sobre la nómina (varía según el año)
El pago de impuestos y el cronograma de informes a continuación son para los impuestos federales sobre la nómina. Consulte a la autoridad fiscal de su estado (departamento de ingresos u otro) para conocer los requisitos de impuestos sobre la nómina estatales y locales. Las fechas de vencimiento de los pagos quincenales de los impuestos 941 no están incluidas en este cronograma.
Estas fechas de vencimiento las establece el IRS, pero pueden cambiar en un año específico. Si una fecha de vencimiento cae en fin de semana o feriado, el informe o depósito vence el siguiente día hábil. Entonces, si un informe vence el 15 de enero y es un sábado, el informe vence el 17 de enero. Consulte este calendario de impuestos comerciales para conocer las fechas de vencimiento específicas de los impuestos sobre la renta y los impuestos sobre la nómina para el año fiscal actual.
Enero
15 de enero: Realiza el Depósito de Impuesto sobre Nómina mensual de diciembre (si pagas mensualmente).
31 de enero: Deposite el Impuesto Federal de Desempleo (FUTA) adeudado hasta diciembre si $500 o más.
31 de enero: Proporcione a los empleados informes de salarios e impuestos del año anterior (formulario W-2 para empleados.
31 de enero: Presente el Informe trimestral de salarios e impuestos en el Formulario 941 para el trimestre que finaliza el 31 de diciembre.
31 de enero: Presentar Declaración Anual del Impuesto sobre el Desempleo en el Modelo 940 del año anterior.
Febrero
1 de febrero: envíe los formularios de transmisión de empleados de fin de año (Formulario W-3) a la Administración del Seguro Social, junto con todos los W-2.
15 de febrero: Realice el depósito mensual de impuestos sobre la nómina de enero (si paga mensualmente).
Marzo
15 de marzo: Realice el depósito mensual de impuestos sobre la nómina de febrero (si paga mensualmente).
Abril
15 de abril: Realice el depósito mensual de impuestos sobre la nómina de marzo (si paga mensualmente).
30 de abril: Deposite el Impuesto Federal de Desempleo (FUTA) adeudado hasta marzo, si es $500 o más.
30 de abril: Presente el Informe trimestral de salarios e impuestos en el Formulario 941 para el trimestre que finaliza el 31 de marzo.
Si su negocio está en Texas o en otra área donde FEMA emitió una declaración de desastre debido a las tormentas de invierno en 2021, el IRS ha extendido los plazos de presentación y pago de los impuestos sobre la nómina trimestrales que vencen el 30 de abril de 2021. Ahora tiene hasta el 15 de junio de 2021 para presentar y pagar estos impuestos. El IRS ha extendido la fecha límite de presentación de impuestos para las personas, incluidas las personas que pagan impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, no ubicado en estos estados, pero esta extensión no se aplica a las empresas impuestos sobre la nómina.
Puede
15 de mayo: Realice el Depósito de Impuesto sobre Nómina mensual de abril (si paga mensualmente).
Junio
15 de junio: Realiza el Depósito de Impuesto sobre Nómina mensual de mayo (si pagas mensualmente).
Julio
15 de julio: Realice el depósito mensual de impuestos sobre la nómina de junio (si paga mensualmente).
31 de julio: Deposite el Impuesto Federal de Desempleo (FUTA) adeudado hasta junio si $500 o más.
31 de julio: Presente el Informe trimestral de salarios e impuestos en el Formulario 941 para el trimestre que finaliza el 30 de junio.
Agosto
15 de agosto: Realice el depósito mensual de impuestos sobre la nómina de julio (si paga mensualmente).
Septiembre
15 de septiembre: Realice el depósito mensual de impuestos sobre la nómina de agosto (si paga mensualmente).
Octubre
15 de octubre: Realice el depósito mensual de impuestos sobre la nómina de septiembre (si paga mensualmente).
31 de octubre: Deposite el Impuesto Federal de Desempleo (FUTA) adeudado hasta septiembre si $500 o más.
31 de octubre: Presente el Informe trimestral de salarios e impuestos en el Formulario 941 para el trimestre que finaliza el 30 de septiembre.
Noviembre
15 de noviembre: Realiza el Depósito de Impuesto sobre Nómina mensual de octubre (si pagas mensualmente).
Diciembre
15 de diciembre: Realiza el Depósito de Impuesto sobre Nómina mensual de noviembre (si pagas mensualmente).
Es posible que también desee revisar este calendario de impuestos comerciales mes a mes. que incluye las fechas de vencimiento del pago del impuesto sobre la renta empresarial.
