Aunque las partes principales de su Gran propuesta ocupará la mayor parte de su tiempo y energía, no subestime su carta de presentación. La atención a los puntos más sutiles de armar el paquete de propuestas puede hacer o deshacer una solicitud de financiamiento. No apague a su patrocinador con una carta de presentación descuidada.
Mim Carlson y Tori O'Neal-McElrath, autoras de Ganar subvenciones, paso a paso, señalar que la carta de presentación debe:
- Presente su organización a la persona correcta.
- Asegúrele al financiador que este proyecto cuenta con el apoyo de su Junta Directiva.
- Indique lo que está pidiendo: cuánto y para qué.
¿Cuándo se incluye una carta de presentación?
Use una carta de presentación para propuestas a corporaciones y fundaciones, pero no para solicitudes de subvenciones federales o estatales. Esos financiadores solo quieren lo que piden y rara vez piden una carta de presentación.
Atributos de una buena carta de presentación
Su carta de presentación debe:
- Ser breve
- Llegar al punto rápidamente
- No repite la información que está en la propuesta
- Dígale al lector qué tan bien entiende al financiador y cómo su subvención cumple con los requisitos del financiador.
beverly a. Browning, el autor de Redacción de subvenciones para tontos, sugiere que escriba la carta de presentación después de haber completado toda la propuesta y cuando esté en un estado de ánimo reflexivo. browning dice:
"Al considerar su gran logro (la solicitud de financiación finalizada), deje que el lado creativo y correcto de su el cerebro se activa y conecta tus sentimientos de logro con la persona que te ayudará a hacer realidad tus planes verdadero."
Dar formato a su carta de presentación
- Utilice el membrete de su organización. Ponga la misma fecha en la carta de presentación que se encuentra en la solicitud de subvención completa. Esa es la fecha en que enviará la propuesta de subvención al otorgante. Usar la misma fecha hace que todos los documentos en su paquete de propuesta sean consistentes.
- Para la dirección interior (va en la parte superior de la carta), use el nombre y cargo de la persona de contacto de la fundación o de la empresa, seguido del nombre, la dirección, la ciudad, el estado y el código postal de la fuente de financiación. Vuelva a verificar esta información con una llamada telefónica o un correo electrónico. Esta información cambia con frecuencia, así que asegúrese de tener el nombre y la dirección actuales.
- En su saludo, use "Estimado" más el título personal (Sr., Sra., Sra., Dr., Sres., etc.), seguido del apellido. Es fundamental que dirija la carta a una persona en particular. Llame a la fundación oa la oficina corporativa para asegurarse de tener a la persona adecuada y el título personal correcto. Estos detalles pueden parecer poco importantes, pero sí importan.
- Tu primer párrafo debe ser corto y enfocado. Introduce tu organización (su razón social, que será tu razón social) e infórmele al financiador cuánto dinero está solicitando y por qué. Incluya una oración o dos sobre lo que hace su organización y luego incluya un punto basado en la investigación que muestre que existe una necesidad de lo que hace su organización.
- Escribe uno o dos párrafos más breves. Indique el propósito de su proyecto y cómo encaja con la misión del financiador o las prioridades de financiación. Incluya el hecho de que su junta directiva apoya completamente el proyecto.
- Termina tu carta con un párrafo de resumen. Agregue lo que esta asociación de financiación puede significar para el público objetivo de su proyecto. Es posible que también desee incluir una invitación para una visita al sitio.
- Use un cierre como "Sinceramente".
- La carta debe estar firmada por el director ejecutivo o el presidente de la junta, o ambos. Debajo de la firma, escriba el nombre, la inicial del segundo nombre, el apellido y el cargo del firmante. Aunque el ED o el presidente de la junta deben firmar la carta, incluya la información de contacto de la mejor persona para responder preguntas al final del último párrafo.
- En la parte inferior de la carta, incluya la palabra "RECINTO" (en mayúsculas).
¿Cuánto tiempo debe ser la carta de presentación?
Limite su carta de presentación a una página con tres o cuatro párrafos. Debe ser una lectura rápida.
El tono y los detalles de su carta de presentación pueden variar dependiendo de si lo invitaron a enviar una propuesta completa después de enviar una Carta de consulta (LOI), o si este proyecto es el primer acercamiento de su organización a esta fundación en particular.
Ejemplo de carta de presentación
María Smith, PhD.
Oficial de Programas.
Fundación Comunitaria.
4321 carril común.
Alguna ciudad, YZ 55555.
Estimado Dr. Smith:
El Centro para Personas Mayores de Some City respetuosamente solicita una subvención de $50,000 para nuestro Proyecto Piloto de Alcance a la Comunidad Latina para Personas Mayores.
Como el centro para personas mayores más grande de cualquier condado, que atiende a más de 450 personas mayores todos los días, somos conscientes de los cambios demográficos en nuestra área de servicio. Y estamos comprometidos con el crecimiento y la adaptación de nuestro centro para satisfacer las necesidades emergentes. El Proyecto Piloto de Alcance a la Comunidad Latina Mayor nos permitirá probar un esfuerzo de un año para determinar si nuestro centro puede efectivamente:
Brindar acceso integral a servicios sociales y de salud a personas mayores en las comunidades latinas atendidas por nuestro centro, y.
Elevar e integrar completamente la competencia cultural de la junta, el personal y los voluntarios del Some City Senior Center.
Nuestra junta directiva está entusiasmada con este programa y ansiosa por lanzarlo para que podamos convertirnos en el centro más inclusivo y culturalmente competente para personas mayores en todas nuestras comunidades que necesitan estos servicios. Si al final de nuestro año piloto descubrimos que este programa es, de hecho, exitoso, nuestra junta se ha comprometido a incluir un parte de los gastos anuales del proyecto en nuestro presupuesto operativo anual para que el programa se convierta en una parte integral de nuestro núcleo servicios.
A través de este proyecto, el Centro se convertirá en la referencia principal brindada por Health Access Latinos, Families of Any County y tres clínicas comunitarias dentro de un radio de quince millas de nuestro centro. También aceptaremos referencias de personas mayores de habla hispana de cualquier otra agencia comunitaria en nuestra área de servicio inmediata.
Gracias por su consideración de nuestra solicitud. Me pondré en contacto con usted la próxima semana para responder cualquier pregunta que pueda tener, así como para saber si podemos reunirnos con usted para discutir los méritos de nuestra propuesta. Mientras tanto, si tiene alguna pregunta, no dude en comunicarse con Connie Jones, nuestra directora de desarrollo, al (555) 555-5555, x555 o [email protected].
Atentamente,
Jane preciosa.
Director ejecutivo.
RECINTO.
*Carta reimpresa (con modificaciones) con permiso de Winning Grants, Step by Step, Second Edition, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008.
Errores a evitar en su carta de presentación
- Escribir demasiado. Una carta de presentación no es una disertación, ni es una propuesta completa. Manténgalo breve y al grano. Sugerencia: Pídale a otra persona que lo lea. ¿Lo entienden?
- Usando palabras grandes. Si has ido a la escuela de posgrado, aprendiste a escribir de una manera complicada. No hagas eso aquí. No estás tratando de impresionar a alguien con tu erudición. Solo desea exponer su caso con la mayor naturalidad posible. Si no sabe cuándo está complicando demasiado su escritura, use una aplicación como Hemingway. Le dirá cuándo sus oraciones son difíciles de leer y cuándo tiene demasiadas palabras.
- Cometer errores gramaticales. Si no está seguro de su gramática, no se arriesgue. Use el control de gramática en WORD y también ejecute su borrador a través de una aplicación como gramaticalmente. Hay una versión gratuita, pero la versión de pago va mucho más allá de la revisión gramatical necesaria.
Haga que su carta de presentación se destaque
Es triste decirlo, pero su propuesta de subvención puede estar entre los cientos o miles que una fundación típica verá durante un año promedio. Su carta de presentación puede marcar la diferencia para dar el siguiente paso hacia la financiación. Pero, ¿cómo puedes hacer que se destaque?
No intentes nada "bonito", ya que los funcionarios de la fundación no quedarán impresionados.
La carta de presentación no sería apropiada para un historia de un cliente, aunque debe tener una historia para otras partes de su propuesta, como la descripción del problema. Incluya un párrafo sobre por qué su organización es la que mejor puede cumplir esta misión. Encueste a sus organizaciones competitivas y evalúe cómo y dónde sobresale. Eso puede deberse a la fortaleza de su personal y voluntarios, su experiencia con este problema en particular o el apoyo de la comunidad que disfruta.
No necesita mencionar los nombres de los competidores ni criticarlos. Solo resalta tus fortalezas. Este sería un buen momento para consultar con otras personas en la oficina. Reúna a algunas personas y haga una lluvia de ideas sobre cómo sobresale su organización sin fines de lucro.
Fundamentalmente, la carta de presentación debe ser progresiva, fácil de leer y atraer al lector a la propuesta más amplia. No ponga ningún obstáculo en el camino del lector que pueda disuadirlo de seguir leyendo.
