Cómo crear un manual del empleado

Incluso si su empresa tiene un solo empleado, necesita un manual del empleado que incluya todas sus políticas, procedimientos y beneficios. Las políticas aseguran que está tratando a todos los empleados de manera equitativa y justa, mientras que los procedimientos son los "cómo hacer" que lo ayudan a ejecutar las operaciones sin problemas.

Recopilar todo en un manual y exigir que sus empleados lo lean puede hacer que su vida como jefe sea más fácil y sus empleados más claros, contentos y seguros.

Creación de un manual del empleado

Su manual debe tener varias secciones, que incluyen:

• Introducción
• Políticas
• Beneficios
• Procedimientos

Introducción

La introducción a su manual del empleado debe contener más que unas pocas palabras sobre su empresa. Permite que sus empleados entiendan la importancia del manual e incluye un área para que firmen y reconozcan que han leído el manual. Es posible que desee incluir:

• La historia de tu negocio
• Su declaración de propósito o declaración de misión
• Una carta de bienvenida
• Declaraciones de la empresa, incluida una declaración de empleo a voluntad, igualdad de oportunidades de empleo, no solicitación y política contra el acoso en el lugar de trabajo

Incluya un documento con la firma del empleado separado del manual. Asegúrese de que todos los empleados firmen el documento que indica que han leído y entendido el manual. Incluya el reconocimiento en el expediente personal de cada empleado.

Políticas de empleados

La primera sección principal de su manual del empleado contiene políticas para empleados. Estas políticas brindan información a los empleados sobre sus expectativas de ellos.

Asistencia y puntualidad

Incluya una sección que indique que se espera que los empleados estén en el trabajo todos los días y a tiempo. Definir ausentismo "excesivo" y tardanza "habitual".

Descansos, horarios de almuerzo, sala de estar para el personal

¿Pueden los empleados tomar descansos en cualquier momento o hay tiempos de descanso específicos? ¿Qué pasa con el almuerzo? Describa los protocolos para los descansos y el uso del salón del personal.

Software y documentos informáticos

Concienciar a los empleados de leyes de derechos de autor relativo a los documentos. ¿Qué documentos no se pueden copiar? ¿Qué software se puede copiar? ¿Dónde están las licencias de software y qué dicen?

Confidencialidad

Indique las políticas relativas a los asuntos comerciales y de su empresa. secretos comerciales.

Regalos

Los empleados no deben aceptar obsequios de los clientes, excepto si son fichas muy pequeñas.

Disciplina y Terminación

Describir los procedimientos de disciplina, incluidas las advertencias, tanto escritas como verbales. Incluya un proceso de apelación, incluso para una oficina pequeña, para que los empleados sientan que tienen un lugar al que recurrir. Describa las circunstancias bajo las cuales se puede terminar el empleo. ¿Con cuánto aviso se da? ¿Cómo se pagan las vacaciones acumuladas?

Uso de Drogas y Alcohol; Política de fumadores

Señalar que el uso de drogas o alcohol en las instalaciones de la empresa es causa de despido inmediato. ¿Permite fumar en las instalaciones de la empresa? ¿si es así, donde?

Evaluaciones

Informe a los empleados cómo y cuándo realiza las revisiones de desempeño.

Estado del empleado: a tiempo completo, a tiempo parcial

Describa las horas semanales requeridas para el empleo a tiempo completo (32? 35? 40?). ¿Los empleados de tiempo completo tienen beneficios (como seguro médico) que los de medio tiempo no tienen? ¿Los trabajadores a tiempo parcial reciben vacaciones pagadas?

Código de vestimenta de la oficina/instalación

Es posible que desee incluir una declaración general sobre el cumplimiento de las políticas de vestimenta, ya sea informal o más formal. Y si se requiere que los empleados usen uniformes específicos, ¿quién los paga? ¿Quién paga la limpieza?

Orientación y Capacitación de Nuevos Empleados

Describa el programa de capacitación y orientación en el trabajo de su empresa. ¿Se paga el tiempo de orientación?

Períodos de pago/Hojas de tiempo/Cheques de pago/Horas extra

¿Con qué frecuencia se les paga a los empleados? (Los períodos de pago pueden ser diferentes para los empleados asalariados y por horas). Enfatice que todos los empleados deben mantener las hojas de tiempo/tarjetas de tiempo; ¿cuándo deben ser entregados? Indique cuándo los empleados son elegibles para horas extras.

Estacionamiento para Empleados

Describa su estacionamiento y cualquier restricción sobre su uso. ¿Los empleados necesitan una tarjeta de estacionamiento para ingresar a los lotes? ¿Cómo se controlan los lotes?

Llamadas telefónicas personales, uso de redes sociales y visitantes

Describa sus políticas sobre visitantes y sobre el uso de las redes sociales y la realización de llamadas telefónicas personales en horario de trabajo.

Período de prueba

Es una buena idea incluir un período de tiempo, por lo general no más de 90 días, durante el cual se evalúa a un nuevo empleado y se el empleo es "temporal" o "a voluntad". Puede ajustar el pago después de este período de prueba para brindar un incentivo a un nuevo empleado.

renuncias

Puede rPídale a un empleado que desee renunciar que le avise con al menos dos semanas de anticipación.

Días del tiempo

Describa cómo y cuándo notificará a los empleados si el negocio está cerrado por mal tiempo. Incluya una declaración sobre cómo tratará el tiempo libre de los empleados por el clima cuando el negocio permanezca abierto.

Beneficios para empleados

Tiempo libre pagado (vacaciones, tiempo personal, días de enfermedad)

No existe una ley federal que requiera que pague a un empleado por el tiempo libre, incluidas las vacaciones, el tiempo personal o el tiempo por enfermedad, pero algunos estados tienen requisitos para otorgar tiempo libre a los empleados. Hay varias maneras de decidir cómo manejar estos problemas de tiempo libre. Hable con un especialista en recursos humanos o con su abogado.

Vacaciones

Ninguna ley federal exige el pago de vacaciones; si su negocio está cerrado por un feriado, no necesita pagar por este tiempo. ¿Qué vacaciones pagas ofrece? Enumere las vacaciones específicas para cada año. Puede decidir cambiar los días festivos de un año a otro, pero por lo general, deberá mantener el mismo número. ¿Debe exigir a los empleados que trabajen el día anterior y el día posterior a un feriado para recibir el pago del feriado? No es necesario que pague vacaciones a los empleados de medio tiempo, incluso si las reciben los empleados de tiempo completo.

Servicio de jurado

El Ley de normas laborales justas no requiere pago por tiempo libre, incluido el servicio de jurado. Algunos estados requieren que los empleadores paguen a los empleados a quienes se les pide que formen parte de los jurados.

Permisos de ausencia

Aunque usted no tiene que proporcionar licencia paga bajo las disposiciones de la Ley de licencia médica familiar. pero algunas hojas están protegidas por FMLA si son para propósitos específicos.

licencia militar

¿Cómo tratará a los empleados que son llamados al servicio activo? Ver este artículo sobre el Ley de Derechos de Empleo y Reempleo de Servicios Uniformes (USERRA) y hable con su abogado sobre los requisitos del empleador.

Períodos de espera

¿Los empleados deben esperar cierto tiempo para recibir los beneficios? ¿Pueden los empleados en período de prueba comenzar a acumular beneficios?

Procedimientos de empleados

En esta sección, enumere todos los procedimientos comunes en los que participan los empleados, incluidos:

• Financiero y contable
• Procesamiento de nómina
• Administrativo
• Ventas
• Mercadotecnia y publicidad
• Inventario, envío y compras.

Dos pasos finales

Vuelva a consultar con su equipo legal para asegurarse de que todo esté correcto y que cumpla con todas las leyes estatales y federales.

Luego, imprima copias de su manual y distribúyalas a todos los empleados. Asegúrese de obtener una firma de todos que indique que han leído y entendido todo. Mantenga esas firmas en el archivo.