La documentación es el registro escrito y retenido de los eventos de empleo de un empleado. Estos registros están compuestos por elementos gubernamentales y por mandato legal, documentos requeridos por la política de la empresa y práctica, documentos sugeridos por las mejores prácticas de recursos humanos y mantenimiento de registros formales e informales sobre el empleo eventos.
Documentación sobre un registro de empleo
El registro de documentación de un empleado es un informe escrito de sus acciones, discusiones, entrenamiento de rendimiento incidentes, violaciones de políticas presenciadas, acciones disciplinarias, contribuciones positivas, recompensas y reconocimientos, investigaciones, incumplimiento de los requisitos y objetivos, Evaluación del desempeño, y más.
Piense en la documentación de empleo como su historial de la relación de un empleado con su organización, para bien y para mal.
El mantenimiento de estos registros permite que el empleador y el empleado conserven un historial escrito de los acontecimientos y discusiones que ocurrieron en torno a cualquier evento específico. La documentación de la relación laboral proporciona un registro escrito que puede ser necesario para respaldar tales acciones como empleado.
La documentación sobre los empleados, cuando es necesaria, es generalmente tanto positiva como negativa. Es un hecho, no un juicio. Describe los eventos a medida que ocurren, no se basa en las opiniones y pensamientos del espectador sobre el evento. La documentación también describe las acciones que se tomaron en casos notables, como brindar reconocimiento formal a los empleados o tomar medidas disciplinarias.
Recuerde, debe crear la documentación lo más cerca posible del momento en que ocurre el incidente para que los registros sean oportunos, detallados y precisos.
En un procedimiento legal, la documentación sobre el desempeño anterior de un empleado suele ser fundamental para el resultado que el empleador obtiene del evento. El objetivo es presentar una imagen justa del desempeño del empleado sin centrarse únicamente en los acontecimientos negativos.
Tipos de Documentación
Políticas, procedimientos, el manual del Empleado, y planes de desarrollo del desempeño también son formas de documentación que registran comportamiento esperado de los empleados y los requisitos del lugar de trabajo para mantener un lugar de trabajo ordenado y justo en el que los empleados sepan lo que se espera de ellos.
Los registros también son las declaraciones escritas del acusado, el acusador y los testigos de eventos hostiles en el lugar de trabajo que involucran mala conducta del empleado, como Acoso sexual u otra transgresión grave.
Esta documentación también incluye registros permanentes como la solicitud de empleo firmada, Referencias de empleo, materiales de solicitud, como currículos y cartas de presentación, y verificaciones de antecedentes. Mantenido al margen de la archivo de personal del empleado, otros trámites como el Formulario I-9 (que verifica la elegibilidad del empleado para trabajar en los EE. UU.), al igual que los registros médicos, los registros FMLA, etc.
La documentación también puede ser informal, como en el registro de un gerente de sus conversaciones con un empleado en el transcurso de un año. Es importante que gerentes mantener esta documentación en todos los miembros de su personal informante. No se debe señalar a ningún empleado por su desempeño para documentarlo. Este trato a un empleado diferente a los demás podría interpretarse como discriminación en una fecha posterior.
La documentación puede ser formal y conservarse en la cuenta del empleado. Archivo personal. Se espera que los empleados firmen esta documentación para reconocer que han recibido una copia y han revisado el contenido en su totalidad. La firma del empleado no significa acuerdo con las declaraciones en la documentación.
Uso de la Documentación
También se recomienda documentar los incidentes críticos, ya sean positivos o negativos, para que los gerentes tengan un registro del desempeño de los empleados durante un período de tiempo.
Las organizaciones pueden utilizar la documentación que conservan de otras formas. Estos pueden incluir procedimientos, instrucciones de trabajo e instrucciones de software de computadora, por nombrar algunos, pero para los propósitos de la función de recursos humanos, estos son los usos comunes de la documentación. La siguiente sección describe instrucciones sobre cómo documentar adecuadamente.
Muestras de documentación de rendimiento
La documentación sobre el desempeño de un empleado le permitirá disciplina, rescindir o promover de manera justa, recompensar y reconocer empleados. Sin documentación, presentar un caso para cualquiera de estas acciones es difícil y potencialmente riesgoso para el empleador.
El empleador debe evitar cualquier posible acusación sobre el trato discriminatorio a los empleados. Dejando a un lado todas las legalidades, los buenos empleadores quieren crear un ambiente de trabajo que sea justo, consistente y que apoye las metas y los planes de carrera de los empleados.
Este entorno está respaldado por la documentación profesional del gerente sobre el desempeño de los empleados, tanto el comportamiento elogioso como las acciones que necesitan corrección o mejora. Cómo documentarlos se discutió anteriormente en detalle. Las siguientes situaciones le brindan más ejemplos de documentación adecuada.
Documentación de tardanzas y ausentismo
Equivocado:
Mark suele llegar tarde al trabajo. Mark falta demasiado al trabajo.
Bien:
1 de abril: Mark se reportó enfermo y perdió ocho horas de trabajo.
4 de abril: Mark llegó al trabajo a las 10 a. m., dos horas tarde de su hora de inicio programada.
6 de abril: Mark programó una cita con el médico y luego se quedó en casa para que le instalaran un nuevo horno.
12 de abril: Mark se reportó enfermo y perdió ocho horas de trabajo.
Documentación del rendimiento
Equivocado:
María no es confiable. Casi nunca hace lo que se comprometió a hacer.
Bien:
2 de mayo: Mary prometió que el primer borrador de la propuesta de producto estaría disponible para su revisión en la reunión semanal de hoy. Mary no produjo un borrador de documento como se esperaba. Dijo que había estado demasiado ocupada y que las personas cuya ayuda necesitaba no se habían puesto en contacto con ella.
El gerente respondió: ¿Qué ayuda había necesitado? ¿Información? ¿Quién no te ha respondido y qué necesitabas de ellos?
Carl y Michael necesitaban actualizar a Mary sobre su progreso.
¿Qué es lo que te mantiene tan ocupado que no tuviste tiempo para cumplir con tu compromiso? Hace demasiados compromisos con horas limitadas para cumplirlos.
¿Qué puedo hacer para ayudarte?
¿Cuándo pondrá a disposición el borrador del documento para su revisión?
En conclusión
Estos ejemplos brindan una descripción general de cómo se ve la documentación efectiva en comparación con la documentación que está escrita incorrectamente. Siga este consejo para documentar de manera efectiva y legal las políticas, el desempeño y los eventos en su lugar de trabajo.
Tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque autorizada, no está garantizada por su precisión y legalidad. El sitio es leído por una audiencia mundial yleyes laborales y las regulaciones varían de un estado a otro y de un país a otro. Por favor buscar asistencia legal, o asistencia de recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales, para asegurarse de que su interpretación y decisiones legales sean correctas para su ubicación. Esta información es para orientación, ideas y asistencia.
