Después de encontrar personas para servir en su junta asesora, enviar cartas de invitación, y reservar un lugar, es hora de comenzar a planificar la agenda para su primera reunión del consejo asesor. La clave para que su junta asesora tenga un buen comienzo es estructurar la reunión inicial para lograr la máxima productividad.
Ya ha pensado mucho en lo que espera obtener de tener una junta asesora y espera recibir el consejo y la experiencia que los miembros de su junta pueden brindar en varios aspectos de su negocio, incluida la administración, el marketing, la contabilidad, dotación de personal, Servicio al Cliente, tecnología, etc.
Por lo tanto, desea asegurarse de que su primera reunión se mantenga en curso y brinde muchas oportunidades para que los miembros de la junta contribuyan.
Planifique la agenda en torno a un problema o tema de discusión
Su primera reunión, como todas las reuniones futuras de la junta asesora, debe planificarse en torno a una pregunta o un problema. Puede que le resulte más fácil plantear el problema como una meta. Por ejemplo, "Queremos aumentar nuestras ventas en un 25 por ciento este próximo trimestre. ¿Cómo podemos hacer esto?" O podría enmarcar el tema de discusión de manera más general: "¿Cómo podemos reducir nuestros costos comerciales?" o "¿Cómo podemos
Reúna los materiales de referencia pertinentes
Una vez que haya decidido el tema de discusión, es hora de reunir los materiales que necesitarán los miembros de su consejo asesor.
Debido a que esta es la primera reunión, incluya un plan de negocios y cualquier otro documento pertinente, como tablas, gráficos y hojas informativas que iluminen el trasfondo del tema de discusión. Si es posible, envíe una copia de estos documentos a todos los miembros del consejo asesor con al menos dos semanas de anticipación, junto con una copia de la agenda de la reunión.
Crear la agenda de la reunión
La agenda de una reunión no es más que un resumen que enumera, en orden, los elementos que se discutirán en la reunión y la cantidad de tiempo que se espera que se asigne a cada uno. Incluir un cronograma en su agenda y cumplirlo asegura que su reunión no se atasque y estimule la discusión sobre el tema.
Plan para registrar las actas de la reunión
También querrá hacer arreglos para registrar las actas de la reunión. No intente hacer esto usted mismo, ya que necesita poder participar plenamente escuchando y contribuyendo. Si no tiene a alguien que pueda asistir y actuar como secretario, solicite permiso a los miembros de su junta asesora para grabar la reunión.
Haga que los refrigerios estén disponibles
Proporcionar refrigerios es una buena idea. El café, el té, el agua, los jugos y los refrigerios saludables, como frutas y muffins, son un toque agradable que siempre es bienvenido en las reuniones. Después de su primera reunión, tendrá una idea de las preferencias de los asistentes en cuanto a bebidas y refrigerios y podrá planificar en consecuencia la próxima reunión.
Intenta relajarte
Sobre todo, no se preocupe por su presentación. estás ahí para comparte tu visión y esperanzas para su empresa y para buscar asesoramiento, no para impresionar a nadie con efectos de presentación multimedia y similares.
Su objetivo a largo plazo es establecer una relación de trabajo de confianza con los miembros de su junta asesora, así que concéntrese en asegurarse de que se alejen de la reunirse con la sensación de que han sido escuchados y han contribuido significativamente a la gestión de su empresa, y que esperan con ansias la próxima junta reunión.
Agenda de muestra
Revise la agenda de muestra, que incluye actividades sugeridas con notas para ayudarlo a llevar a cabo la reunión de manera eficiente. Luego imprímelo y adáptalo a tus necesidades. Puede copiarlo directamente en un documento de Word, Excel o similar seleccionando, copiando y pegando el texto.
[El nombre de tu compañía]
Agenda
[Fecha]
[Ubicación]
| Hora de inicio/finalización | Actividad |
| 10:00–10:05 |
Llamada al orden y presentaciones (Llame al orden la reunión y, suponiendo que los miembros de su junta asesora no se hayan reunido, preséntese usted mismo y a todos los miembros de la junta, dando una breve descripción de su experiencia). |
| 10:05–10:10 |
¿Por qué un consejo asesor? (Haga una breve declaración sobre cómo ve el funcionamiento de la junta asesora y las contribuciones que espera que pueda hacer a su empresa. Incluya detalles como la frecuencia con la que se reunirá la junta.) |
| 10:10–10:20 |
Preguntas (Incluir preguntas si las hay. Si no los hay, pregunte a los miembros de su junta cómo ven que funciona la junta asesora y cómo esperan contribuir). |
| Tema de discucion: [Inserte su pregunta/enunciado del problema.] | |
| 10:20–10:25 |
Presentación del tema de discusión. (Proporcione un resumen de la historia del tema y cómo está afectando actualmente a la empresa; abstenerse de dar sus puntos de vista/soluciones en este momento). |
| 10:25–11:35 |
Discusión (Desea que las ideas sigan fluyendo, así que no rechace ni descarte ideas en este momento. Pero también contribuya con sus ideas y puntos de vista). |
| 11:35–11:50 |
Propuestas/resoluciones (Evalúa las ideas que el grupo ha compartido y elige las mejores soluciones). |
| 11:50–11:55 |
Resumen (Resuma el tema, la discusión y los resultados para el grupo y dígales lo que planea hacer). |
| 11:55 | Aplazamiento |
[Fecha de la próxima reunión]
Si planea una reunión matutina, inmediatamente después de la clausura es el momento perfecto para invitar a almorzar a los miembros de la junta asesora (especialmente si no se sirvieron refrigerios durante la reunión). Recuerde, sin embargo, que la reunión ha terminado y el almuerzo debe ser principalmente una ocasión social.
Mantenga las reuniones cortas
Nunca debe programar una reunión de la junta para que dure más de dos horas, que es suficiente para que la mayoría de las personas presten toda su atención a la tarea en cuestión.
Revise el tema de discusión anterior
En futuras reuniones, comience con una revisión de lo que ha hecho sobre el tema que se discutió en la última reunión e invite a los miembros de su consejo asesor a comentar sobre las acciones de su empresa.
Debido a que el conocer y saludar está fuera del camino, es posible que desee tener dos temas de discusión en futuras reuniones. Incluso puede tener tres si cree que encajarán cómodamente en el formato de dos horas, pero nunca debe tratar de exprimir más de tres.
