Un acta de constitución del proyecto describe formalmente un proyecto en una organización. Cubre el alcance de lo que logrará el proyecto, así como las personas involucradas, los hitos, el presupuesto y los posibles riesgos. Muchas organizaciones consideran este documento como una parte esencial de la planificación del proyecto, aunque no es el Lo mismo que un plan de proyecto porque no entra en los detalles de las tareas individuales dentro del proyecto.
Un acta de constitución del proyecto eficaz puede hacer lo siguiente:
- Describir el alcance y los objetivos del proyecto.
- Asegúrese de que los patrocinadores del proyecto y todas las partes interesadas estén alineados en un proyecto
- Ser una referencia clara y única para todos los involucrados en un proyecto
- Ayude a los patrocinadores del proyecto a obtener la aprobación de las partes interesadas cuando aún se necesita la aceptación
Los estatutos del proyecto pueden variar según el tipo de proyecto y la organización, pero los elementos básicos generalmente incluyen los antecedentes del proyecto, las partes interesadas, el presupuesto, los riesgos, los hitos,
antecedentes del proyecto
La primera sección de un acta de constitución del proyecto ofrecerá detalles básicos como el nombre del proyecto, los patrocinadores y el administrador del proyecto, y la fecha en que se preparó el documento.
Esta sección también explicará el propósito del proyecto. Puede hacer referencia a un caso comercial o al contrato que impulsa el proyecto o simplemente explicar por qué es importante para la organización. Debe abordar por qué se inició este proyecto: ¿Resuelve un problema para el negocio? ¿Aborda una nueva tendencia? ¿Apoya la dirección estratégica general de la empresa?
Partes interesadas
Esto delineará las personas y los departamentos que están involucrados en el proyecto. No entrará en el meollo de cada tarea en el proyecto, sino que reconocerá los roles generales y la participación. Por ejemplo, puede enumerar los principales patrocinadores del proyecto, los directores principales del proyecto, los miembros del equipo, los trabajadores o socios subcontratados y los clientes, si corresponde. Es posible que los proyectos más grandes no incluyan a todas las personas involucradas, sino que indiquen el líder del departamento para un aspecto determinado de un proyecto.
Objetivos
Aquí, está respondiendo a la pregunta: "¿Cómo sabremos cuándo hemos terminado?" Incluye lo que espera que entregue el proyecto y cómo sabrá si ha llegado allí. Por ejemplo, en un proyecto para lanzar un sistema de registro de horas para todos los departamentos, el objetivo podría ser: "Todos los equipos utilizarán el sistema de registro de horas a finales de año".
Además, tome nota de quién será el responsable de aceptar que ha alcanzado este objetivo. Evita cualquier problema al final del proyecto donde de repente nadie está preparado para firmar el trabajo como completo.
Presupuesto
En este punto, es posible que no tenga todos los detalles sobre las tareas del proyecto, por lo que no puede poner una descripción completa y detallada. presupuesto del proyecto juntos. Sin embargo, puede anotar cualquier restricción presupuestaria o la estimación de alto nivel de los costos esperados.
Riesgos
Todos los proyectos tienen riesgos. Esta sección del acta de constitución del proyecto constituye la primera versión de su registro de riesgos del proyecto. Documente cualquier riesgo que conozca en este momento para que el equipo de administración pueda ver qué podría afectar el proyecto en el futuro.
Hitos
Si conoce los hitos de alto nivel, inclúyalos en el acta de constitución del proyecto en esta sección. Como mínimo, debe incluir las fechas estimadas de inicio y finalización del proyecto. También debe enumerar las fechas límite o cualquier cosa especificada en los contratos con los que está trabajando. Puede transferir estos hitos a su Gráfico de gantt más tarde, cuando llegue a armar un plan de proyecto más detallado.
Niveles de autoridad del administrador de proyectos
A menos que esté claro y documentado en otro lugar, vale la pena incluir una sección en el estatuto sobre lo que el gerente del proyecto puede hacer sin obtener más aprobación de alguien más senior. Generalmente se relaciona con los niveles de tolerancia que se han establecido en el presupuesto y los plazos y expresarse así: “El gerente del proyecto tiene una tolerancia del 10% en el presupuesto y una tolerancia del 5% en cronograma. Cualquier desviación por encima de estos límites aprobados debe ser firmada por el patrocinador del proyecto”.
Puede ampliar esta sección para especificar qué autoridad, si la tiene, tiene el director del proyecto para contratar y despedir personal del equipo del proyecto.
Aprobación del Acta de Constitución del Proyecto
La sección final del acta de constitución del proyecto es la sección de aprobaciones. El gerente de proyecto y el patrocinador del proyecto (o la persona que inició el trabajo, si aún no se ha designado un patrocinador a más largo plazo) debe firmar y fechar el documento. Hoy en día, es probable que sea por correo electrónico, así que guarde una copia de la autorización por correo electrónico en los archivos de su proyecto en caso de que necesite volver a consultarla.
