Los planificadores de eventos profesionales desempeñan muchas funciones y asumen una variedad de responsabilidades, dependiendo de las circunstancias individuales de un evento. Esta profesión requiere un conjunto de habilidades únicas: es posible que en un momento tengas que ser un mago multitarea y al siguiente ser un experto solucionador de problemas que pueda resolver una situación con facilidad y eficiencia.
Cómo debe ser una propuesta de negocio
Una propuesta comercial de planificación de eventos es un documento completo que describe los servicios que brindará para un evento. Es el folleto de su empresa, su campaña de marketing y su argumento de venta, todo en uno. Esta propuesta de negocio para eventos debe presentarlo como un profesional capacitado y con experiencia que está excepcionalmente calificado para ejecutar este evento. Debería distinguirte de otros organizadores de eventos y establecerte como alguien en quien el cliente puede confiar.
Una propuesta comercial de planificación de eventos debe estar bien escrita, contener detalles sobre qué servicios se incluyen en la propuesta (y cuáles). no lo eres), e ilustra cómo llevarás a cabo el evento, brindando los detalles necesarios para que el cliente pueda imaginar fácilmente lo que estás proponiendo.
7 cosas para incluir en una propuesta comercial de planificación de eventos
Un paso integral en la planificación de eventos es elaborar una propuesta comercial de planificación de eventos sólida, sabiendo qué incluir para comercializar sus servicios y asegurar el negocio de un cliente.
- Introducción empresarial: Presente brevemente su negocio de planificación de eventos. Discuta sus antecedentes, cualquier certificación profesional y su experiencia en el negocio, su experiencia relevante y su nicho particular, si tiene uno.
- Descripción del Evento: Proporcione un alcance general del evento, incluidos los detalles que se discutieron durante su reunión inicial. reunión con el cliente, como el objetivo del evento, posibles fechas, lugares a considerar, número de invitados, etc.
- Servicios de planificación de eventos que se proporcionarán: Sea muy específico en esta sección, enumerando todos los servicios que brindará para este evento. Enumerar elementos con viñetas o subtítulos es muy eficaz, ya que es una manera fácil para que el cliente vea la gama de servicios incluidos. Enumere los proveedores que utilizará y los servicios que sean opcionales por una tarifa adicional. Es importante ser muy detallado en esta sección para que el cliente tenga una comprensión clara de lo que está incluido y lo que es adicional.
- Ejemplos de su trabajo: Si tienes planificado un evento similar al que le estás proponiendo a este cliente, entonces esta es tu oportunidad de demostrar esas habilidades. Incluya fotografías, bocetos, recortes de noticias o cualquier otro elemento visual que ayude a pintar una imagen en la mente del cliente de lo que usted puede hacer. Esta es una excelente manera de comercializar su negocio de planificación de eventos.
- Costos propuestos: Articule cuidadosamente todos los costos asociados con la planificación y ejecución de este evento. Formatear esta sección como una serie de pasos guiará a su cliente a través de todas las fases del evento, ayudándolo a visualizar cada aspecto a medida que se desarrolla. Sea específico dentro de una categoría general de costos. Por ejemplo, si tiene una partida para catering, desglose los costos individuales de los alimentos indicando el importe por persona, el número de servidores necesarios y la tarifa por hora, gastos de alquiler de mesas, mantelería y pronto. En lugar de preparar una propuesta con una etiqueta de precio grande en la parte inferior, escriba una propuesta detallada para que su cliente pueda comprender los costos individuales. Esto es útil por dos razones: frustra el inevitable "impacto de las etiquetas" cuando se cuentan todos los artículos y hay una etiqueta de precio alta. en la parte inferior, y le da a su cliente la oportunidad de decidir si el costo de la hora adicional del cóctel vale la pena. gastos.
- Próximos pasos: En la parte inferior de la propuesta comercial de su evento, incluya cualquier detalle sobre el calendario o los próximos pasos. Si el evento tiene una fecha firme, asegúrese de indicar que se debe recibir un contrato firmado antes de una fecha determinada para poder planificar y ejecutar el evento. Especifique el depósito que se requiere y la fecha en la que se debe recibir.
- Información del contacto: Asegúrese de incluir la información de contacto de su empresa en la parte inferior de la propuesta comercial del evento. Indique su sitio web, dirección de correo electrónico, números de teléfono, números de fax y dirección postal. Adjunte también una tarjeta de presentación a su propuesta para facilitar su consulta.
Cómo realizar el seguimiento
Después de enviarle al cliente su propuesta comercial de planificación de eventos, comuníquese con él para informarle que la propuesta está en camino. Dígales que hará un seguimiento en unos días para ver si tienen alguna pregunta. Mantenga abiertas las líneas de comunicación. Sea receptivo y brinde atención personalizada. Es un indicador de cómo hace negocios y le ayudará a cerrar el trato de manera profesional.
