Uno de los elementos de entretenimiento más importantes de un evento es seleccionar un excelente orador principal y otros presentadores de la agenda. Al contratar a un orador externo para desempeñar el puesto, planificadores de eventos Puede contratar directamente a un orador profesional o confiar en la experiencia de una oficina de oradores. Ya sea un ejecutivo interno, un líder de la industria o un orador profesional, un programa exitoso identificará a los oradores en las primeras etapas del proceso de planificación.
Consejos de un experto
Diane Goodman, presidenta de La oficina de oradores de Goodman, Inc. en Windsor, CT, es un líder reconocido de la industria que ofrece oradores y animadores profesionales y reconocidos a nivel nacional para eventos corporativos y organizacionales. Ella es la autora experta de Sobrevive a la búsqueda: cómo apuntar y elegir al mejor orador profesional. un manual de 12 páginas para planificadores de reuniones y eventos.
Goodman estructuró la guía como una lista de verificación de consejos y preguntas útiles que los planificadores de reuniones principiantes y experimentados deben abordar internamente antes de contratar o seleccionar a un orador.
Qué hacer antes de seleccionar un orador principal
En primer lugar, como ocurre con cualquier evento, la planificación anticipada siempre es útil y, en ocasiones, fundamental, para conseguir el mejor orador para su evento. Es mucho más fácil conseguir los mejores oradores si se planifica al menos entre seis y 12 meses antes del evento. La norma para contratar a un orador profesional o conocido solía ser de un año. Por supuesto, esto no siempre es razonable o realista y, hoy en día, se sabe que las reservas se realizan sólo con unos meses de antelación. Si puede evitarlo, no entre en pánico durante el momento decisivo. Te lo agradecerás más tarde.
Entonces, para estar lo suficientemente preparado para comenzar la búsqueda del orador principal, Goodman recomienda seguir los siguientes pasos en la lista de verificación interna inicial de cada organizador de eventos y reuniones:
- Determinar la logística/programación de la reunión
- entender a la audiencia
- Captar el objetivo de la reunión
- Definir las expectativas del orador.
- Éxito de referencia
Sólo una vez que haya pensado detenidamente estas tareas (y quizás otras específicas de su evento o reunión), debe comenzar la búsqueda del orador principal. Un orador principal puede desempeñar varios roles diferentes en una conferencia o reunión. ¿Su reunión requiere un orador corporativo o sería mejor para su audiencia un orador inspirador o motivador? Revisar esta lista de verificación no solo proporcionará un mejor marco desde el cual dirigir a su orador. búsqueda, pero le ahorrará tiempo en el back-end para obtener la aprobación interna de su primera opción de vocero.
Qué hacer durante la búsqueda del orador principal
Una vez que conozca la dirección conceptual de la reunión, tendrá una mejor experiencia para encontrar un orador principal adecuado. Donde la mayoría de los organizadores de eventos se atascan no es en el proceso de búsqueda y selección en sí, sino en la negociación de los honorarios de los oradores principales.
Los oradores principales profesionales con un libro publicado pueden dirigir empresas por más de $ 10 000 a $ 20 000, sin incluir los costos de viaje para un evento. Un autor de best sellers del New York Times, por otro lado, puede recaudar hasta 40.000 dólares por cada conferencia. Si bien estos números pueden parecer extraordinariamente altos para los planificadores de eventos nuevos en el espacio de los oradores principales, debes abordar las tarifas de manera relativa. ¿Cómo se comparan los honorarios del orador con el costo del desayuno matutino o la cantidad de personas esperadas en la reunión?
La línea de fondo
Dado que los planificadores de eventos sirven como la cara interna y externa del reunión de negocios, este tipo de enfoque estructurado para la selección de oradores ayudará a obtener las aprobaciones internas necesarias para un presupuesto, así como a hacer avanzar un programa.
Cuando planeando una reunión, tienden a ocurrir uno de dos escenarios: la fecha de la reunión de negocios se aprueba sin contenido, o la fecha de la reunión de negocios no se aprueba sin contenido confirmado.
El enfoque de Goodman recomienda que los organizadores de eventos tengan un conocimiento profundo de la reunión, quién asistirán, qué mensajes se están comunicando, qué tipo de orador se necesita y qué ha funcionado en el pasado.
Estos pasos, combinados con cierta flexibilidad de programación y planificación anticipada, darán como resultado un programa exitoso.
