Más allá de la pura experiencia, la mejor manera para que un planificador de eventos se convierta en un planificador de eventos aún mejor es asistiendo a otra función como invitado. La mayoría de los organizadores de eventos pasan la duración de un evento coordinando lo que ocurre detrás de escena, pero experimentar un evento a través de los ojos de un invitado puede ser, bueno, revelador.
Ser un invitado, en lugar de un planificador de eventos, le brinda la oportunidad de observar las operaciones del evento. personal en acción, una perspectiva desde la cual a menudo es más fácil notar qué funciona bien y qué no. Aquí hay tres errores que probablemente verá en eventos mal administrados, junto con consejos para evitarlos en sus eventos.
Tabla de registro mal administrada
Cuando los invitados se acercan a una mesa de registro, el personal del evento debe ser acogedor y estar listo para ayudar a los invitados, sin importar cuál sea la situación.
No es una actitud de servicio ni siquiera de buena educación asumir que alguien que se acerca a la mesa de registro no pertenece al evento. Sin embargo, esto es exactamente lo que puede suceder si el personal no está adecuadamente preparado o informado. Recuerde al personal del evento que una mesa de registro representa la imagen del anfitrión y de la organización detrás del evento. El personal debe saludar a todos los invitados en la mesa de registro y preguntarles si están allí para registrarse para el evento por el nombre del evento o del anfitrión. Si se ha cometido un error, la mayoría de los invitados se autocorregirán y se disculparán. De lo contrario, se deben dar instrucciones al personal sobre cómo abordar mejor la situación. La amabilidad ayuda mucho en las operaciones de eventos.
Configuración de eventos desordenados
En la mayoría de los lugares, el servicio de limpieza limpia el espacio para eventos y el personal de operaciones de banquetes completa la configuración. Si en el banquete se cae un vaso y no se limpian los fragmentos, los fragmentos permanecen en el suelo, a menos que el personal del evento los limpie.
Los fragmentos de vidrio roto y otros escombros no sólo dejan una imagen terrible, sino que también pueden crear un peligro para la seguridad. Por lo tanto, los mejores organizadores de eventos siempre llegarán 1 o 2 horas antes de la hora de inicio para observar el montaje y realice una serie de recorridos por el área y busque vidrios y otros elementos 30 minutos y nuevamente 15 minutos antes de la evento. Si algo estuviera fuera de lugar, el organizador del evento puede comunicárselo al personal del banquete.
Limpieza inoportuna
En cualquier evento habrá dos horarios: la agenda de los organizadores y el horario de trabajo del personal de operaciones del recinto. Es responsabilidad del organizador del evento asegurarse de que ambos estén sincronizados adecuadamente.
La presentación o discurso de apertura del programa generalmente ocurrirá inmediatamente después de algún tipo de recepción de llegada que puede incluir mesas de registro, alimentos y bebidas. Por lo tanto, se debe planificar cuidadosamente el momento de las actividades de limpieza y demolición para no interferir o interrumpir la agenda del programa. Cuando la limpieza y el desmontaje no se discuten con el personal de operaciones del evento con anticipación, un planificador de eventos puede encontrar que Las mesas y otros elementos pueden retirarse directamente frente a los anfitriones o oradores invitados, distrayendo a todos los presentes. habitación.
La línea de fondo
Si bien los lugares bien administrados con gerentes y personal de operaciones de eventos diligentes deberían facilitar el trabajo del planificador de eventos, una ejecución tan perfecta del evento no siempre es así. Los grandes planificadores de eventos hacen de cada detalle de la ejecución de un evento su negocio. Se toman el tiempo para discutir todos los aspectos de la instalación, el servicio del evento y el desmontaje con los gerentes de banquetes antes de la evento en sí y supervisar las operaciones del evento antes, durante y después para garantizar el mejor evento posible para el cliente.
